e-Waybill | Cargoson

Wat is een e-Waybill in 2025?

Een e-waybill, oftewel een elektronische vrachtbrief, is een digitaal document dat details bevat over het vervoer van goederen van de ene naar de andere plaats. Het wordt digitaal gegenereerd en bijgehouden, en dient als bewijs van de verplaatsing van goederen bij binnenlandse leveringen (binnen de landsgrenzen).
De e-waybill bevat belangrijke informatie zoals de namen en adressen van de afzender en ontvanger van de goederen, de omschrijving van de goederen, de hoeveelheid van de te vervoeren goederen, het voertuignummer of zendingsnummer, de datum en tijd van verzending, en de verwachte leveringsdatum. E-waybills maken deel uit van de digitaliseringsinitiatieven in de logistieke en transportsectoren, gericht op het vereenvoudigen en stroomlijnen van de generatie en het beheer van documentatie.

e-Waybill in Cargoson TMS

Hier volgt een algemeen overzicht van hoe de e-waybill in Cargoson TMS werkt:

Genereren van e-waybill: De eerste stap is het genereren van een e-waybill voor de te vervoeren goederen. Het Cargoson TMS-systeem biedt een gebruiksvriendelijke interface voor het genereren van e-waybills, waar u de vereiste informatie kunt invoeren, zoals de details van de afzender en ontvanger, de vervoerswijze, de omschrijving van de goederen en andere relevante details.
Digitaal ondertekenen van e-waybill: Zodra de e-waybill is gegenereerd, wordt deze digitaal ondertekend en geregistreerd (naam, locatie en tijdstempel) op basis van de zendingstrackingmijlpalen om de authenticiteit van het document te waarborgen. Wanneer een zendingmijlpaal ("Opgehaald" en "Geleverd") wordt bijgewerkt, wordt een digitale handtekening aan het document toegevoegd, die fungeert als een unieke identificatie voor de ondertekenaar. Dit wordt gedaan om ervoor te zorgen dat de e-waybill niet wordt gemanipuleerd en dat de informatie in het document betrouwbaar en nauwkeurig is.
Delen van e-waybill: Na het digitaal ondertekenen kan de e-waybill automatisch worden gedeeld met alle relevante partijen - leverancier (laadplaats), goederenontvangers (losplaats) en vervoerder. Dit zorgt ervoor dat iedereen die betrokken is bij de zending toegang heeft tot de benodigde informatie en de voortgang van de zending kan volgen.
Beheer van e-waybill: Het Cargoson TMS-systeem biedt ook functies voor het beheren van e-waybills gedurende het gehele transportproces. Dit omvat het bijwerken en wijzigen van e-waybillinformatie indien nodig, het registreren van de status van de e-waybill en ervoor zorgen dat de belastingdienst het benodigde document kan opvragen indien nodig.

Welke bedrijven moeten een e-Waybill gebruiken?

In het algemeen moet elk bedrijf dat betrokken is bij het vervoer van goederen een e-waybill gebruiken als dit vereist is door de overheid of het eigen beleid van het bedrijf. De specifieke regelgeving rond wie e-waybills moet gebruiken en wanneer kan per land verschillen, maar in de meeste gevallen is het van toepassing op bedrijven die goederen vervoeren over de weg, per spoor, door de lucht of over zee.
De regels en voorschriften met betrekking tot e-waybills kunnen per land verschillen, maar hier zijn enkele voorbeelden van het soort bedrijven dat verplicht kan zijn om e-waybills te gebruiken:

Fabrikanten en handelaren die goederen vervoeren van de ene naar de andere locatie (lees meer: TMS voor fabrikanten)
E-commercebedrijven die goederen vervoeren van hun magazijnen naar hun klanten
Detailhandelaren die goederen vervoeren van hun magazijn naar hun winkels
Importeurs en exporteurs die goederen over de grens vervoeren
Bouwbedrijven die goederen en materialen van en naar hun bouwplaatsen vervoeren
Logistieke en transportbedrijven die goederen vervoeren namens hun klanten

Door gebruik te maken van de e-waybillfunctionaliteit van Cargoson TMS, kunnen bedrijven het beheer van e-waybills stroomlijnen en vereenvoudigen, het risico op fouten en vertragingen verminderen, de naleving verbeteren en meer inzicht krijgen in hun transportactiviteiten.

BEGIN MET CARGOSON