Τι είναι το ηλεκτρονικό φορτωτικό έγγραφο το 2024;

Το ηλεκτρονικό φορτωτικό έγγραφο (e-waybill) είναι ένα ψηφιακό έγγραφο που περιέχει λεπτομέρειες σχετικά με τη μεταφορά εμπορευμάτων από έναν τόπο σε άλλον. Δημιουργείται και διατηρείται ηλεκτρονικά και αποτελεί απόδειξη της μετακίνησης των εμπορευμάτων σε εσωτερικές παραδόσεις (εντός των συνόρων της χώρας).
Το ηλεκτρονικό φορτωτικό έγγραφο περιέχει σημαντικές πληροφορίες όπως τα ονόματα και τις διευθύνσεις του αποστολέα και του παραλήπτη των εμπορευμάτων, την περιγραφή των εμπορευμάτων, την ποσότητα των μεταφερόμενων εμπορευμάτων, τον αριθμό του οχήματος ή το αναγνωριστικό της αποστολής, την ημερομηνία και ώρα αποστολής και την αναμενόμενη ημερομηνία παράδοσης. Τα ηλεκτρονικά φορτωτικά έγγραφα αποτελούν μέρος των προσπαθειών ψηφιοποίησης στις βιομηχανίες logistics και μεταφορών, με στόχο την απλοποίηση και εξορθολογισμό της δημιουργίας και διαχείρισης εγγράφων.

Ηλεκτρονικό φορτωτικό έγγραφο στο Cargoson TMS

1. Δημιουργία ηλεκτρονικού φορτωτικού εγγράφου: Το πρώτο βήμα είναι η δημιουργία ενός ηλεκτρονικού φορτωτικού εγγράφου για τα μεταφερόμενα εμπορεύματα. Το σύστημα Cargoson TMS παρέχει μια εύχρηστη διεπαφή για τη δημιουργία ηλεκτρονικών φορτωτικών εγγράφων, όπου μπορείτε να εισάγετε τις απαραίτητες πληροφορίες όπως τα στοιχεία αποστολέα και παραλήπτη, τον τρόπο μεταφοράς, την περιγραφή των εμπορευμάτων και άλλες σχετικές λεπτομέρειες.
2. Ψηφιακή υπογραφή ηλεκτρονικού φορτωτικού εγγράφου: Μόλις δημιουργηθεί το ηλεκτρονικό φορτωτικό έγγραφο, θα υπογραφεί ψηφιακά και θα καταγραφεί (όνομα προσώπου, τοποθεσία και χρονική σήμανση) βάσει των ορόσημων παρακολούθησης αποστολής για να διασφαλιστεί η γνησιότητα του εγγράφου. Όταν ενημερώνεται ένα ορόσημο αποστολής («Συλλέχθηκε» και «Παραδόθηκε»), προστίθεται μια ψηφιακή υπογραφή στο έγγραφο, η οποία λειτουργεί ως μοναδικό αναγνωριστικό για τον υπογράφοντα. Αυτό γίνεται για να διασφαλιστεί ότι το ηλεκτρονικό φορτωτικό έγγραφο δεν έχει παραποιηθεί και ότι οι πληροφορίες που περιέχονται στο έγγραφο είναι αξιόπιστες και ακριβείς.
3. Κοινοποίηση ηλεκτρονικού φορτωτικού εγγράφου: Μετά την ψηφιακή υπογραφή, το ηλεκτρονικό φορτωτικό έγγραφο μπορεί να κοινοποιηθεί αυτόματα σε όλα τα εμπλεκόμενα μέρη - προμηθευτή (τόπος φόρτωσης), παραλήπτη εμπορευμάτων (τόπος εκφόρτωσης) και μεταφορέα. Έτσι, όλοι όσοι εμπλέκονται στην αποστολή έχουν πρόσβαση στις απαραίτητες πληροφορίες και μπορούν να παρακολουθούν την πρόοδο της αποστολής.
4. Διαχείριση ηλεκτρονικού φορτωτικού εγγράφου: Το σύστημα Cargoson TMS παρέχει επίσης δυνατότητες για τη διαχείριση των ηλεκτρονικών φορτωτικών εγγράφων καθ' όλη τη διάρκεια της διαδικασίας μεταφοράς. Αυτό περιλαμβάνει την ενημέρωση και τροποποίηση των πληροφοριών του ηλεκτρονικού φορτωτικού εγγράφου όποτε απαιτείται, την καταγραφή της κατάστασης του ηλεκτρονικού φορτωτικού εγγράφου και τη διασφάλιση ότι οι φορολογικές αρχές θα μπορούν να λάβουν το απαραίτητο έγγραφο όταν ζητηθεί.

Ποιες εταιρείες πρέπει να χρησιμοποιούν ηλεκτρονικό φορτωτικό έγγραφο;

• Κατασκευαστές και έμποροι που μεταφέρουν εμπορεύματα από έναν τόπο σε άλλον (διαβάστε περισσότερα: TMS για Κατασκευαστές)
• Εταιρείες ηλεκτρονικού εμπορίου που μεταφέρουν εμπορεύματα από τις αποθήκες τους στους πελάτες τους
• Λιανοπωλητές που μεταφέρουν εμπορεύματα από την αποθήκη τουςστα καταστήματά τους
• Εισαγωγείς και εξαγωγείς που μεταφέρουν εμπορεύματα πέρα από τα σύνορα
• Κατασκευαστικές εταιρείες που μεταφέρουν εμπορεύματα και υλικά από/προς τα εργοτάξιά τους.
• Εταιρείες logistics και μεταφορών που μετακινούν εμπορεύματα για λογαριασμό των πελατών τους