Sevkiyatların durumu hakkında müşterilerinizi manuel olarak güncellemekten korkuyor musunuz?
Otomasyon ile, sevkiyat bildirimlerini otomatik olarak gönderen bir sistem kurabilirsiniz! Bu kılavuz, sevkiyat bildirimlerini otomatikleştirme sürecinden sizi geçirecek ve böylece zamandan ve kaynaklardan tasarruf edebileceksiniz.
Otomasyon ile, sevkiyat bildirimlerini otomatik olarak gönderen bir sistem kurabilirsiniz! Bu kılavuz, sevkiyat bildirimlerini otomatikleştirme sürecinden sizi geçirecek ve böylece zamandan ve kaynaklardan tasarruf edebileceksiniz.
1. Hangi tür bildirimleri göndermek istediğinize karar verin.
Hangi tür sevkiyat bildirimlerini göndermek istiyorsunuz? Takip numarası, teslimat durumu güncellemeleri, tahmini teslim tarihi veya sadece sevkiyatın ne zaman, nereye ve kim tarafından gönderildiği detaylarıyla birlikte siparişin onayı hakkında bilgi vermek isteyebilirsiniz.
İhtiyaçlarınıza bağlı olarak, müşterileriniz veya iş ortaklarınız ayrıca toplama veya teslimat aracının plaka numarasını bilmek isteyebilir. Ek olarak, sevkiyat verilerinde herhangi bir değişiklik olduğunda (örneğin mal miktarı), herhangi bir belge eklendiğinde veya değiştirildiğinde, güncellenmiş bir ETA veya ETD olduğunda ve sevkiyat geciktiğinde veya iptal edildiğinde bilgilendirilmek isteyebilirler. Müşterilerinizin siparişlerini takip edebilmeleri için en yararlı bulacakları bilgi türleri üzerinde dikkatlice düşünün.
2. Bildirim Kaynaklarınızı Belirleyin.
Otomatik sevkiyat bildirimlerini kurmadan önce, bildirimlerin kaynaklarını belirlemeniz gerekecektir.
Örneğin, üçüncü taraf bir sevkiyat ve teslim sağlayıcısı kullanıyorsanız, sevkiyatların durumu hakkında otomatik güncellemeler sunabilirler.
Alternatif olarak, birden fazla taşıyıcıyı içeren kendi sevkiyat ve teslim süreçlerinizi yönetiyorsanız, kendi bildirim sisteminizi oluşturmanız gerekebilir.
Başka bir seçenek de, verilen bir sevkiyat için hangi taşıyıcı kullanılırsa kullanılsın, aynı bildirimleri kurmanıza izin verecek bildirim otomasyonu özelliklerine sahip bir çoklu taşıyıcı gönderim yazılımı / taşımacılık yönetim yazılımı kullanmaktır. Bu seçeneğe bir sonraki bölümde bakacağız. İşiniz için en uygun olanı düşünün ve karar verin.
3. İsteğe Bağlı: Bir Çoklu Taşıyıcı Gönderim Yazılımı Seçin.
Otomatik sevkiyat bildirimlerini kurarken, bir çoklu taşıyıcı gönderim yazılımı / taşımacılık yönetim yazılımı seçmek yararlı olabilir. Kendi sevkiyat ve teslim süreçlerini yöneten ve olası kendi filolarıyla birlikte birden fazla üçüncü taraf taşıma hizmeti sağlayıcısını kullanan birçok işletme, bu süreçleri yönetmek için gönderim yazılımı araçlarını uygulamaya başlıyor.
Bir taşımacılık yönetim yazılımı, sevkiyat için bir muhasebe yazılımı, işletme operasyonları için bir ERP veya satış ve müşteri ilişkileri için bir CRM gibidir. Bu yazılım, bu şirketlere sevkiyatlar oluşturmak, sevkiyat fiyatlarını hesaplamak, navlun teklifleri istemek, bilgileri meslektaşlarıyla paylaşmak, siparişleri takip etmek ve takip numaralarını kolayca atamak için farklı (hatta onlarca!) taşıyıcı yazılımlarını veya bu amaçla e-posta yazılımlarını kullanmanın zahmetinden kurtulur. Ayrıca ihtiyaçlarına göre tanımlayabilecekleri sevkiyat otomasyonu kuralları ve tetikleyicileri de sağlayacaktır.
Farklı seçenekleri araştırın ve işinize nasıl uyacaklarını düşünün - karar vermeden önce incelemeleri okumayı unutmayın. Çoklu taşıyıcı gönderim yazılımı kontrol listesini indirin, bu size yardımcı olacaktır.
4. Otomasyon Kurallarını Kurun.
Otomasyon kuralları, belirleyebileceğiniz belirli tetikleyicilere dayalı olarak otomatik sevkiyat bildirimlerini kurmanıza olanak tanır. Bu, bir sevkiyat sipariş edildiğinde, değiştirildiğinde, gönderildiğinde, teslim edildiğinde veya transit durumuna geçtiğinde e-postaların gönderilmesini ayarlamayı içerir. Ayrıca her bildirimin alıcısını, kendiniz, müşteri, toplama veya teslimat kişisi veya sevkiyat güncellemelerini takip eden belirli bir ekip üyesi olarak tanımlamanız gerekecektir.
Cargoson'daki süreci adım adım inceleyelim.
Ayarlar altında Bildirim Ayarları adlı bir alt menü vardır. Açtığınızda, otomatik sevkiyat bildirimlerini kurmanız için dört seçenek içeren basit bir form göreceksiniz:
4.1 Alıcı
İlk olarak, kurduğunuz bildirimi kimin alması gerektiğini seçin.
Farklı seçeneklerin ne anlama geldiğine bakalım.
- Yazar: Sevkiyatı oluşturan veya bir sevkiyattan sorumlu tutulan kişi. Yazılımı yalnızca siz kullanıyorsanız, muhtemelen her zaman kendiniz olacaktır.
- Toplama kişisi: Belirli bir sevkiyat için malların yüklenmesiyle ilgili olarak temas kişisi olarak atanan kişi. Örneğin, yükleme yerindeki depo sorumlusu, tedarikçiniz, müşteriniz veya hatta kendiniz olabilir.
- Teslimat kişisi: Belirli bir sevkiyat için malların boşaltılmasıyla ilgili olarak temas kişisi olarak atanan kişi. Örneğin, boşaltma yerindeki depo sorumlusu, tedarikçiniz, müşteriniz veya hatta kendiniz olabilir.
- Harici e-posta: Şu anda ayarladığınız bildirimin her zaman, sevkiyattan bağımsız olarak gönderileceği belirli bir e-posta adresi.
Bir harici e-posta için bildirimi etkinleştirmek istiyorsanız, sadece Harici e-posta seçeneğini seçin ve ortaya çıkan alana e-posta adresini yazın.
4.2 Bildirim türü
Burada, bildirimin tetikleyicisini ve içeriğini seçeceksiniz. Şu anda 5 mevcut tür var:
| Tür | Tetiklenme zamanı | Bildirim içeriği |
|---|---|---|
| Rezervasyon | Bir sevkiyat taşıyıcıya rezerve edildikten hemen sonra |
|
| Sevkiyat etiketleri | Bir sevkiyat taşıyıcıya rezerve edildikten ve sevkiyat etiketleri hazır olduktan hemen sonra |
|
| ETA güncellemesi |
Taşıyıcı veya şirketinizden biri, rezerve edilmiş bir sevkiyat için aşağıdakilerden herhangi birini güncellediğinde:
|
|
| Kamyon plaka güncellemesi | Taşıyıcı veya şirketinizden biri, daha önce rezerve edilmiş bir sevkiyat için teslimat aracı plaka alanını eklediğinde veya değiştirdiğinde. |
|
| Takip durumu güncellemesi | Gerçek teslim alma tarihi veya gerçek teslim etme tarihi, taşıyıcı ile entegrasyon yoluyla otomatik olarak veya taşıyıcı ya da sizin tarafınızdan manuel olarak bir rezervasyona eklendiğinde. |
|
| Belgeler güncellemesi (listelenmeyen, her kullanıcı için otomatik olarak aktif) | Taşıyıcı, rezerve edilmiş bir sevkiyat için herhangi bir belge eklediğinde veya güncellediğinde |
|
4.3 Yön
Bu ayarı doğru yapmak başlangıçta biraz zor olabilir. Aslında oldukça basittir:
Yön - İthalat
Malların başka bir taraftan şirketinize gönderildiği (yurt içi de olsa) ithalat sevkiyatları ve şirketinizin ne gönderen ne de alıcı olmadığı çapraz ticaret sevkiyatları için bu bildirim tetiklenecektir.
Örneğin, her sevkiyatın toplama kişisine sevkiyat etiketleri göndermek istiyorsanız, bunu sadece ithalat sevkiyatları için etkinleştirmek mantıklı olabilir. İhracat sevkiyatları için de etkinleştirirseniz, çoğu zaman toplama kişisi kendiniz veya şirketinizden başka biri olacaktır ve bir bildirim e-postası almaya ihtiyaç duymayabilir.
Yön - İhracat
Malların şirketinizden iş ortağınıza/müşterinize/vb. gönderildiği ihracat sevkiyatları için bu bildirim tetiklenecektir.
Örneğin, ETA güncelleme bildirimlerini sadece ihracat sevkiyatları için teslimat kişisi için etkinleştirmek mantıklı olabilir. İthalat sevkiyatları için de etkinleştirirseniz, çoğu zaman teslimat kişisi kendiniz veya şirketinizden başka biri olacaktır ve güncellenmiş ETA'yı bir bildirim e-postası ile almaya ihtiyaç duymayabilir.
5. Önerilen: Gönderim Yazılımınızı ERP'nize Bağlayın.
Bir gönderim/TMS yazılımı kullanmaya karar verdiyseniz, bunu Kurumsal Kaynak Planlama (ERP) sisteminize bağlamanızı kuvvetle tavsiye ederiz. Bu, müşteri, iş ortağı ve sevkiyat verilerinizi ERP'nizden gönderim yazılımınıza otomatik olarak aktarmanızı sağlayacaktır. Bu sayede, manuel veri girişi veya değişimi için hiç zaman harcanmayacak! Siparişler ERP'nizde oluşturulduğunda, takip numaraları ve teslim tarihleri gibi ilgili diğer bilgileri otomatik olarak gönderebileceksiniz. Bu adımı doğru şekilde yaparsanız, çok fazla manuel işten kurtulacaksınız!
Otomatikleştirildikten sonra, ekibinizin artık manuel olarak e-posta göndermesine gerek kalmayacak - otomasyon kuralları, belirlediğiniz tetikleyicilere göre otomatik olarak bunu yapacaktır. Baştan sona tüm süreç, doğru şekilde kurulup yapılandırıldıktan sonra dakikalar içinde tamamlanabilir.
Sevkiyat bildirimlerinizi otomatikleştirme hakkında daha fazla bilgi edinmek ister misiniz?
LinkedIn
Web sitesi
