Automatiziranje obavijesti o pošiljkama - korak po korak

Imate li problema s ručnim ažuriranjem statusa pošiljki za svoje kupce?

Uz automatizaciju, možete postaviti sustav koji automatski šalje obavijesti o pošiljkama! Ovaj vodič će vas provesti kroz proces automatizacije obavijesti o pošiljkama kako biste uštedjeli vrijeme i resurse.

1. Odlučite koje vrste obavijesti želite slati.

Koju vrstu obavijesti o pošiljkama želite slati? Možda ćete htjeti uključiti broj za praćenje, ažuriranja statusa isporuke, procijenjeni datum isporuke ili samo potvrdu da je narudžba poslana s detaljima o tome kako i kamo je poslana, tko ju je poslao i kada.
Ovisno o vašim potrebama, vaši kupci ili partneri možda će također trebati znati registarsku oznaku kamiona za prikupljanje ili isporuku. Osim toga, možda će htjeti biti obaviješteni svaki put kada se promijeni podatak o pošiljci (poput količine robe), kada se dodaju ili promijene dokumenti, kada postoji ažurirani ETA ili ETD, te kada je pošiljka odgođena ili otkazana. Pažljivo razmislite o vrstama informacija koje će vaši kupci smatrati najkorisnijima kako bi mogli pratiti svoje narudžbe.

2. Odredite izvore obavijesti.

Prije nego što možete postaviti automatizirane obavijesti o pošiljkama, morat ćete odrediti izvore obavijesti.

Na primjer, ako koristite vanjskog pružatelja usluga otpreme i isporuke, oni mogu nuditi automatska ažuriranja statusa pošiljki.

Alternativno, ako sami upravljate svojim procesima otpreme i isporuke koji uključuju više prijevoznika, možda ćete morati stvoriti vlastiti sustav obavijesti.

Druga mogućnost je korištenje softvera za otpremu s više prijevoznika s mogućnostima automatizacije obavijesti, što će vam omogućiti postavljanje identičnih obavijesti bez obzira na to koji se prijevoznik koristi za određenu pošiljku. Pogledajmo tu opciju u sljedećem poglavlju. Razmotrite različite opcije koje su vam dostupne i odlučite koja će najbolje odgovarati vašem poslovanju.

3. Opcionalno: Odaberite softver za otpremu s više prijevoznika.

Prilikom postavljanja automatiziranih obavijesti o otpremi, može biti korisno odabrati softver za otpremu s više prijevoznika / softver za upravljanje prijevozom. Mnoga poduzeća koja sama upravljaju svojim procesima otpreme i isporuke, koristeći bilo koju kombinaciju vanjskih pružatelja usluga prijevoza, uz mogućnost vlastitog voznog parka, počinju implementirati softverska rješenja za otpremu kako bi upravljala tim procesima.

Softver za upravljanje prijevozom odnosi se na otpremu kao što se računovodstveni softver odnosi na knjigovodstvo, ERP na poslovne operacije ili CRM na prodaju i odnose s kupcima. Ovaj softver omogućuje tim tvrtkama da stvaraju pošiljke, izračunavaju cijene otpreme, zatraže ponude za prijevoz, dijele informacije među kolegama, prate narudžbe i dodijele brojeve za praćenje jednostavno, bez muke korištenja više (ili čak desetaka!) različitih softverskih alata različitih prijevoznika ili korištenja njihovog e-mail softvera u tu svrhu. On će također pružiti pravila i okidače za automatizaciju pošiljki koje mogu definirati prema svojim potrebama.

Istražite različite opcije i razmotrite kako bi se uklapale u vaše poslovanje - obavezno pročitajte recenzije prije donošenja odluke. Preuzmite naš popis za provjeru softvera za otpremu s više prijevoznika kako bi vam pomogao u tome.

4. Postavite pravila za automatizaciju.

Pravila automatizacije omogućuju vam postavljanje automatiziranih obavijesti o pošiljkama na temelju određenih okidača koje možete definirati. To uključuje postavljanje slanja e-mailova svaki put kada je pošiljka rezervirana s prijevoznikom, promijenjena, otpremljena, isporučena ili stavljena u tranzit, među ostalim okidačima koje možete prilagoditi. Također ćete morati definirati primatelja svake obavijesti, bilo da ste to vi, kupac, kontakt osoba za prikupljanje ili isporuku ili određeni član tima koji se bavi ažuriranjima otpreme.

Prođimo kroz proces u Cargosonu.

U Postavkama postoji podmeni pod nazivom Postavke obavijesti. Kada ga otvorite, vidjet ćete jednostavan obrazac s četiri opcije za postavljanje automatiziranih obavijesti o otpremi:

4.1 Primatelj

Prvo odaberite osobu koja bi trebala primiti obavijest koju upravo postavljate.

Primatelj - osoba koja bi trebala primiti obavijest

Pogledajmo što različite opcije znače.

Autor: osoba koja je stvorila pošiljku ili joj je dodijeljena odgovornost za pošiljku. Ako ste jedini koji koristite softver, to ćete najvjerojatnije uvijek biti vi.
Kontakt za prikupljanje: osoba koja je dodijeljena kao kontakt za utovar robe za određenu pošiljku. Na primjer, to može biti kontakt u skladištu na mjestu utovara, vaš dobavljač, kupac ili čak vi sami.
Kontakt za isporuku: osoba koja je dodijeljena kao kontakt za istovar robe za određenu pošiljku. Na primjer, to može biti kontakt u skladištu na mjestu istovara, vaš dobavljač, kupac ili čak vi sami.
Vanjska e-mail adresa: određena e-mail adresa na koju će se uvijek slati obavijest koju trenutno postavljate, bez obzira na pošiljku.

Ako želite aktivirati obavijest za vanjsku e-mail adresu, samo odaberite Vanjska e-mail adresa i upišite e-mail adresu u polje koje se pojavilo.

Postavljanje automatizirane obavijesti za vanjsku e-mail adresu

4.2 Vrsta obavijesti

Ovdje ćete odabrati okidač i sadržaj obavijesti. Trenutno postoji 5 dostupnih vrsta:

Tip	Pokrenuto u	Sadržaj obavijesti
Rezervacija	Odmah nakon što je pošiljka rezervirana kod prijevoznika	Adrese i kontakti pošiljke Vaša referenca Link za praćenje (kada je dostupno) Informacije o robi Informacije i kontakti prijevoznika Procijenjeni datumi/vremena preuzimanja i dostave Priloženi dokumenti Ostale informacije vezane uz pošiljku
Naljepnice za dostavu	Odmah nakon što je pošiljka rezervirana kod prijevoznika i naljepnice za dostavu su spremne	Link za ispis naljepnica paketa Adrese i kontakti pošiljke Vaša referenca Informacije o robi Informacije i kontakti prijevoznika Procijenjeni datumi/vremena preuzimanja i dostave Priloženi dokumenti Ostale informacije vezane uz pošiljku
Ažuriranje ETA	Kad god prijevoznik ili netko iz vaše tvrtke ažurira bilo što od sljedećeg za rezerviranu pošiljku: Datum preuzimanja Vremenski okvir preuzimanja Datum dostave Vremenski okvir dostave	Ažurirani datumi/vremena preuzimanja i dostave Adrese i kontakti pošiljke Vaša referenca Link za praćenje (kada je dostupno) Informacije o robi Informacije i kontakti prijevoznika Priloženi dokumenti Ostale informacije vezane uz pošiljku
Ažuriranje registarske oznake kamiona	Kad god prijevoznik ili netko iz vaše tvrtke doda ili promijeni polje registarske oznake dostavnog vozila za prethodno rezerviranu pošiljku.	Ažurirani registarski broj vozila za utovar/istovar Adrese i kontakti pošiljke Vaša referenca Link za praćenje (kada je dostupno) Informacije o robi Informacije i kontakti prijevoznika Procijenjeni datumi/vremena preuzimanja i dostave Priloženi dokumenti Ostale informacije vezane uz pošiljku
Ažuriranje statusa praćenja	Kad god je stvarni datum preuzimanja ili stvarni datum dostave dodan rezervaciji, bilo automatski kroz integraciju s prijevoznikom ili ručno od strane prijevoznika ili vas samih.	Link na e-teretni list pošiljke (tovarni list) Adrese i kontakti pošiljke Vaša referenca Informacije o robi Informacije i kontakti prijevoznika Procijenjeni datumi/vremena preuzimanja i dostave Priloženi dokumenti Ostale informacije vezane uz pošiljku
Ažuriranje dokumenata (nije na popisu, automatski aktivno za svakog korisnika)	Kad god je prijevoznik dodao ili ažurirao bilo koje dokumente za rezerviranu pošiljku	Dodani ili izmijenjeni dokumenti Adrese i kontakti pošiljke Vaša referenca Informacije o robi Informacije i kontakti prijevoznika Procijenjeni datumi/vremena preuzimanja i dostave Priloženi dokumenti Ostale informacije vezane uz pošiljku

4.3 Smjer

Odabir smjera pošiljke za automatizaciju obavijesti

Ova postavka može biti pomalo zbunjujuća na početku. U stvarnosti, zapravo je prilično jednostavna:

Smjer - uvoz

Ova obavijest će biti aktivirana za uvozne pošiljke gdje se roba šalje od druge strane vašoj tvrtki (čak i unutar zemlje), i prekogranične pošiljke (kada vaša tvrtka nije pošiljatelj ni primatelj robe).

Na primjer, ako želite poslati otpremne oznake kontaktu za prikupljanje za svaku pošiljku, možda bi imalo smisla aktivirati ovu obavijest samo za uvozne pošiljke. Ako je aktivirate i za izvozne pošiljke, često će kontakt za prikupljanje biti vi sami ili netko drugi iz vaše tvrtke, tko možda neće trebati primati oznake putem obavijesti.

Smjer - izvoz

Ova obavijest će biti aktivirana za izvozne pošiljke gdje se roba šalje iz vaše tvrtke vašem partneru/kupcu/itd.

Na primjer, možda bi imalo smisla aktivirati obavijesti o ažuriranju ETA za kontakt za isporuku samo za izvozne pošiljke. Ako ih aktivirate i za uvozne pošiljke, često će kontakt za isporuku biti vi sami ili netko drugi iz vaše tvrtke, tko možda neće trebati primati ažurirani ETA putem e-mail obavijesti.

Potpuni primjer dodavanja nove automatizacije obavijesti o ETA

5. Preporučeno: Povežite svoj softver za otpremu s vašim ERP-om.

Ako ste se odlučili početi koristiti softver za otpremu/TMS, snažno preporučujemo da ga povežete sa svojim sustavom za planiranje resursa poduzeća (ERP). To će vam omogućiti automatizaciju koraka dobivanja podataka o vašim kupcima, partnerima i pošiljkama iz vašeg ERP-a u vaš softver za otpremu. Na taj način nećete gubiti vrijeme na ručni unos ili razmjenu podataka! Moći ćete automatski slati obavijesti o pošiljkama kada se narudžbe kreiraju u vašem ERP-u, kao i druge relevantne informacije poput brojeva za praćenje i datuma isporuke. Ispravno obavljanje ovog koraka uštedit će vam puno ručnog rada!

Jednom kada je automatizirano, vaš tim više neće morati ručno slati e-mailove - pravila automatizacije će to automatski raditi na temelju okidača koje ste postavili. Cijeli proces od početka do kraja može se završiti u roku od nekoliko minuta nakon što je pravilno postavljen i konfiguriran.

Želite li saznati više o automatizaciji obavijesti o pošiljkama?

Zakažite besplatni video poziv