Vă temeți că va trebui să actualizați manual clienții cu privire la starea expedițiilor lor?
Cu automatizarea, puteți configura un sistem care să trimită notificări privind expedițiile în mod automat! Acest ghid vă va ghida prin procesul de automatizare a notificărilor privind expedițiile, astfel încât să puteți elibera timp și resurse.
Cu automatizarea, puteți configura un sistem care să trimită notificări privind expedițiile în mod automat! Acest ghid vă va ghida prin procesul de automatizare a notificărilor privind expedițiile, astfel încât să puteți elibera timp și resurse.
1. Decideți ce fel de notificări doriți să trimiteți.
Ce fel de notificări privind expedițiile doriți să trimiteți? Este posibil să doriți să includeți numărul de urmărire, actualizările stării livrării, data estimată de livrare sau chiar doar o confirmare a comenzii expediate, cu detalii despre cum și unde a fost trimisă, cine a trimis-o și când.
În funcție de nevoile dvs., clienții sau partenerii dvs. ar putea avea nevoie, de asemenea, să cunoască numărul de înmatriculare a camionului de colectare sau livrare. În plus, este posibil să dorească să fie informați ori de câte ori se modifică datele expedițiilor (cum ar fi cantitatea de bunuri), se adaugă sau se modifică documente, există o ETA sau ETD actualizată sau când expedițiile sunt întârziate sau anulate. Gândiți-vă cu atenție la tipurile de informații care vor fi cele mai utile pentru clienții dvs., astfel încât să poată urmări comenzile.
2. Determinați sursele notificărilor dvs.
Înainte de a putea configura notificări automate privind expedițiile, va trebui să determinați sursele notificărilor.
De exemplu, dacă utilizați un furnizor terț de expediere și îndeplinire, este posibil ca acesta să ofere actualizări automate privind starea expedițiilor.
În mod alternativ, dacă gestionați propriile procese de expediere și îndeplinire care implică mai mulți transportatori, este posibil să fie necesar să creați propriul sistem de notificare.
O altă opțiune este să utilizați un software de expediere multi-transportator cu funcții de automatizare a notificărilor, care vă va permite să configurați notificări identice, indiferent de transportatorul utilizat pentru o anumită expediere. Vom analiza această opțiune în următorul capitol. Luați în considerare diferitele opțiuni disponibile și decideți care se potrivește cel mai bine afacerii dvs.
3. Opțional: Alegeți un software de expediere multi-transportator.
Atunci când configurați notificări automate privind expedițiile, ar putea fi util să alegeți un software de expediere multi-transportator / software de management al transporturilor. Multe companii care își gestionează propriile procese de expediere și îndeplinire și utilizează orice combinație de furnizori de servicii de transport terți, împreună cu, posibil, propria flotă, încep să implementeze instrumente software de expediere pentru a gestiona aceste procese.
Un software de management al transporturilor este pentru expediere ceea ce este un software de contabilitate pentru contabilitate, un ERP pentru operațiunile comerciale sau un CRM pentru vânzări și relații cu clienții. Acest software permite acestor companii să creeze expedieri, să calculeze prețurile de expediere, să solicite oferte de transport, să împărtășească informații între colegi, să urmărească comenzile și să atribuie numere de urmărire cu ușurință, fără bătaia de cap de a utiliza mai multe instrumente software diferite (sau chiar zeci!) de la diferiți transportatori sau de a utiliza software-ul lor de e-mail în acest scop. De asemenea, va furniza regulile și declanșatorii de automatizare a expedițiilor pe care le pot defini în funcție de nevoile lor.
Cercetați diferite opțiuni și luați în considerare modul în care s-ar potrivi cu afacerea dvs. - asigurați-vă că citiți recenziile înainte de a lua o decizie. Descărcați lista noastră de verificare pentru software-ul de expediere multi-transportator pentru a vă ajuta în acest sens.
4. Configurați regulile de automatizare.
Regulile de automatizare vă permit să configurați notificări automate privind expedițiile pe baza anumitor declanșatori pe care le puteți defini. Acest lucru include configurarea trimiterii de e-mailuri ori de câte ori o expediere a fost rezervată la un transportator, modificată, expediată, livrată sau pusă în tranzit, printre alte declanșatoare pe care le puteți personaliza. De asemenea, va trebui să definiți destinatarul fiecărei notificări, fie că este vorba de dvs., de client, de persoana de contact pentru colectare sau livrare sau de un membru al echipei desemnat pentru gestionarea actualizărilor privind expedițiile.
Să parcurgem procesul în Cargoson.
În cadrul Setărilor, există un submeniu numit Setări de notificare. Deschideți-l și veți vedea un formular simplu cu patru opțiuni pentru configurarea notificărilor automate privind expedițiile:
4.1 Destinatar
În primul rând, selectați persoana care ar trebui să primească notificarea pe care urmează să o configurați.
Să vedem ce înseamnă diferitele opțiuni.
- Autor: persoana care a creat expedițiile sau căreia i s-a atribuit responsabilitatea pentru o expediere. Dacă sunteți singurul care utilizează software-ul, cel mai probabil va fi întotdeauna dvs.
- Contact de colectare: persoana desemnată ca persoană de contact privind încărcarea mărfurilor pentru o anumită expediere. De exemplu, ar putea fi contactul din depozitul de încărcare, furnizorul, clientul sau chiar dvs.
- Contact de livrare: persoana desemnată ca persoană de contact privind descărcarea mărfurilor pentru o anumită expediere. De exemplu, ar putea fi contactul din depozitul de descărcare, furnizorul, clientul sau chiar dvs.
- E-mail extern: un e-mail specific unde va fi trimisă întotdeauna notificarea pe care o configurați în prezent, indiferent de expediere.
Dacă doriți să activați notificarea pentru un e-mail extern, selectați pur și simplu E-mail extern și introduceți adresa de e-mail în câmpul care a apărut.
4.2 Tipul notificării
Aici veți selecta declanșatorul și conținutul notificării. În prezent, există 5 tipuri disponibile:
| Tip | Declanșat la | Conținut notificare |
|---|---|---|
| Rezervare | Imediat după ce o expediere este rezervată la un transportator |
|
| Etichete de expediere | Imediat după ce o expediere este rezervată la un transportator și etichetele de expediere sunt gata |
|
| Actualizare ETA |
Ori de câte ori transportatorul sau cineva din compania dumneavoastră actualizează oricare dintre următoarele pentru o expediere rezervată:
|
|
| Actualizare număr de înmatriculare camion | Ori de câte ori transportatorul sau cineva din compania dumneavoastră adaugă sau modifică câmpul număr de înmatriculare vehicul de livrare pentru o expediere rezervată anterior. |
|
| Actualizare stare urmărire | Ori de câte ori data efectivă de ridicare sau data efectivă de livrare a fost adăugată la o rezervare, fie automat prin integrarea cu transportatorul, fie manual de către transportator sau dumneavoastră. |
|
| Actualizare documente (nelistate, automat active pentru fiecare utilizator) | Ori de câte ori transportatorul a adăugat sau actualizat orice documente pentru o expediere rezervată |
|
4.3 Direcție
Această setare poate fi puțin dificil de înțeles la început. În realitate, este destul de simplu:
Direcție - import
Această notificare va fi declanșată pentru expedițiile de import, unde mărfurile sunt trimise de o altă parte către compania dvs. (chiar și intern), și expedițiile de comerț internațional (când compania dvs. nu este nici expeditorul, nici destinatarul mărfurilor).
De exemplu, dacă doriți să trimiteți etichete de expediere către contactul de colectare pentru fiecare expediere, ar putea fi util să activați această notificare doar pentru expedițiile de import. Dacă o activați și pentru expedițiile de export, de multe ori contactul de colectare va fi dvs. sau altcineva din compania dvs., care s-ar putea să nu aibă nevoie să primească etichetele printr-o notificare prin e-mail.
Direcție - export
Această notificare va fi declanșată pentru expedițiile de export, unde mărfurile sunt trimise de la compania dvs. către partenerul/clientul/etc. dvs.
De exemplu, ar putea fi util să activați notificările de actualizare ETA pentru contactul de livrare doar pentru expedițiile de export. Dacă le activați și pentru expedițiile de import, de multe ori contactul de livrare va fi dvs. sau altcineva din compania dvs., care s-ar putea să nu aibă nevoie să primească ETA actualizată printr-un e-mail de notificare.
5. Recomandat: Conectați software-ul dvs. de expediere cu ERP-ul.
Dacă ați decis să începeți să utilizați un software de expediere/TMS, vă recomandăm insistent să îl conectați cu sistemul dvs. de planificare a resurselor întreprinderii (ERP). Acest lucru vă va permite să automatizați și pasul de a obține datele clienților, partenerilor și expedițiilor din ERP-ul dvs. în software-ul dvs. de expediere. În acest fel, nu se va pierde deloc timp cu introducerea sau schimbul manual de date! Veți putea trimite automat notificări privind expedițiile atunci când comenzile sunt create în ERP-ul dvs., precum și alte informații relevante, cum ar fi numerele de urmărire și datele de livrare. Efectuarea corectă a acestui pas vă va economisi o mare cantitate de muncă manuală!
Odată automatizat, echipa dvs. nu va mai trebui să trimită manual e-mailuri - regulile de automatizare vor face acest lucru în mod automat, pe baza declanșatoarelor pe care le-ați setat. Întregul proces, de la început până la sfârșit, poate fi finalizat în câteva minute după ce a fost configurat și setat corespunzător.
Doriți să aflați mai multe despre automatizarea notificărilor privind expedițiile?
LinkedIn
Website
