Czy masz dość ręcznego aktualizowania statusu przesyłek dla swoich klientów?
Dzięki automatyzacji możesz skonfigurować system, który będzie automatycznie wysyłał powiadomienia o przesyłkach! Ten poradnik przeprowadzi Cię przez proces automatyzacji powiadomień o przesyłkach, abyś mógł zaoszczędzić czas i zasoby.
Dzięki automatyzacji możesz skonfigurować system, który będzie automatycznie wysyłał powiadomienia o przesyłkach! Ten poradnik przeprowadzi Cię przez proces automatyzacji powiadomień o przesyłkach, abyś mógł zaoszczędzić czas i zasoby.
1. Zdecyduj, jakie powiadomienia chcesz wysyłać.
Jakie powiadomienia o przesyłkach chcesz wysyłać? Możesz chcieć uwzględnić numer śledzenia, aktualizacje statusu dostawy, szacowaną datę dostawy, a nawet samo potwierdzenie wysłania zamówienia wraz ze szczegółami jak i gdzie zostało wysłane, kto je wysłał i kiedy.
W zależności od Twoich potrzeb, Twoi klienci lub partnerzy mogą również wymagać informacji o numerze rejestracyjnym pojazdu odbierającego lub dostarczającego przesyłkę. Dodatkowo, mogą chcieć być informowani za każdym razem, gdy dane przesyłki ulegną zmianie (np. ilość towarów), jakiekolwiek dokumenty zostaną dodane lub zmienione, nastąpi aktualizacja ETA lub ETD oraz gdy przesyłka zostanie opóźniona lub anulowana. Zastanów się dokładnie, jakie informacje będą najbardziej przydatne dla Twoich klientów, aby mogli śledzić swoje zamówienia.
2. Określ źródła powiadomień.
Zanim będziesz mógł skonfigurować automatyczne powiadomienia o przesyłkach, musisz określić źródła tych powiadomień.
Na przykład, jeśli korzystasz z usług zewnętrznego dostawcy wysyłki i realizacji zamówień, może on oferować automatyczne aktualizacje statusu przesyłek.
Alternatywnie, jeśli sam zarządzasz procesami wysyłki i realizacji zamówień, które obejmują wielu przewoźników, możesz potrzebować stworzyć własny system powiadomień.
Inną opcją jest skorzystanie z oprogramowania do wysyłek wieloprzewoźnikowych z funkcjami automatyzacji powiadomień, co pozwoli Ci skonfigurować identyczne powiadomienia niezależnie od tego, który przewoźnik jest używany dla danej przesyłki. Przyjrzymy się tej opcji w następnym rozdziale. Rozważ różne dostępne możliwości i zdecyduj, która będzie najlepsza dla Twojej firmy.
3. Opcjonalnie: Wybierz oprogramowanie do wysyłek wieloprzewoźnikowych.
Przy konfigurowaniu automatycznych powiadomień o przesyłkach, przydatne może być wybranie oprogramowania do wysyłek wieloprzewoźnikowych / oprogramowania do zarządzania transportem. Wiele firm, które samodzielnie zarządzają procesem wysyłki i realizacji zamówień oraz korzystają z dowolnej kombinacji wielu zewnętrznych dostawców usług transportowych, a także ewentualnie własnej floty, zaczyna wdrażać narzędzia do zarządzania wysyłkami, aby zarządzać tymi procesami.
Oprogramowanie do zarządzania transportem jest dla wysyłek tym, czym oprogramowanie księgowe dla księgowości, ERP dla operacji biznesowych czy CRM dla sprzedaży i relacji z klientami. To oprogramowanie pozwala tym firmom tworzyć przesyłki, obliczać ceny wysyłki, wnioskować o wyceny frachtu, udostępniać informacje między współpracownikami, śledzić zamówienia i łatwo przypisywać numery śledzenia, bez konieczności korzystania z wielu (a nawet dziesiątek!) różnych narzędzi programowych różnych przewoźników lub używania do tego celu oprogramowania pocztowego. Zapewni ono również reguły i wyzwalacze automatyzacji przesyłek, które mogą zdefiniować zgodnie ze swoimi potrzebami.
Zbadaj różne opcje i zastanów się, jak pasowałyby do Twojej firmy - pamiętaj, aby przeczytać recenzje przed podjęciem decyzji. Pobierz naszą checklistę oprogramowania do wysyłek wieloprzewoźnikowych, aby pomóc Ci w tym.
4. Skonfiguruj reguły automatyzacji.
Reguły automatyzacji pozwalają skonfigurować automatyczne powiadomienia o przesyłkach w oparciu o określone wyzwalacze, które możesz zdefiniować. Obejmuje to konfigurowanie wiadomości e-mail, które mają być wysyłane za każdym razem, gdy przesyłka została zamówiona, zmieniona, wysłana, dostarczona lub jest w tranzycie, między innymi wyzwalaczami, które możesz dostosować. Musisz również zdefiniować odbiorcę każdego powiadomienia, czy to Ty, klient, osoba kontaktowa do odbioru lub dostawy, czy wyznaczony członek zespołu zajmujący się aktualizacjami wysyłek.
Przejdźmy przez ten proces w Cargoson.
W sekcji Ustawienia znajduje się podmenu o nazwie Ustawienia powiadomień. Po jego otwarciu zobaczysz prosty formularz z czterema opcjami konfiguracji automatycznych powiadomień o przesyłkach:
4.1 Odbiorca
Po pierwsze, wybierz osobę, która powinna otrzymywać powiadomienie, które właśnie konfigurujesz.
Zobaczmy, co oznaczają poszczególne opcje.
- Autor: osoba, która utworzyła przesyłkę lub została przypisana do odpowiedzialności za przesyłkę. Jeśli jesteś jedynym użytkownikiem oprogramowania, najprawdopodobniej zawsze będziesz to Ty.
- Kontakt odbiorczy: osoba, która została przypisana jako kontakt w sprawie załadunku towarów dla danej przesyłki. Na przykład może to być kontakt magazynowy w miejscu załadunku, Twój dostawca, klient lub nawet Ty sam.
- Kontakt dostawczy: osoba, która została przypisana jako kontakt w sprawie rozładunku towarów dla danej przesyłki. Na przykład może to być kontakt magazynowy w miejscu rozładunku, Twój dostawca, klient lub nawet Ty sam.
- Zewnętrzny e-mail: konkretny adres e-mail, na który zawsze będzie wysyłane powiadomienie, które właśnie konfigurujesz, niezależnie od przesyłki.
Jeśli chcesz aktywować powiadomienie na zewnętrzny adres e-mail, po prostu wybierz Zewnętrzny e-mail i wpisz adres e-mail w polu, które się pojawiło.
4.2 Typ powiadomienia
Tutaj wybierzesz wyzwalacz i treść powiadomienia. Obecnie dostępnych jest 5 typów:
| Typ | Wyzwalane przez | Treść powiadomienia |
|---|---|---|
| Rezerwacja | Natychmiast po złożeniu rezerwacji u przewoźnika |
|
| Etykiety wysyłkowe | Natychmiast po złożeniu rezerwacji u przewoźnika i przygotowaniu etykiet wysyłkowych |
|
| Aktualizacja ETA |
Za każdym razem, gdy przewoźnik lub ktoś z Twojej firmy zaktualizuje którekolwiek z poniższych dla zarezerwowanej przesyłki:
|
|
| Aktualizacja numeru rejestracyjnego ciężarówki | Za każdym razem, gdy przewoźnik lub ktoś z Twojej firmy doda lub zmieni pole numeru rejestracyjnego pojazdu dostawczego dla wcześniej zarezerwowanej przesyłki. |
|
| Aktualizacja statusu śledzenia | Za każdym razem, gdy rzeczywista data odbioru lub rzeczywista data dostawy została dodana do rezerwacji, automatycznie poprzez integrację z przewoźnikiem lub ręcznie przez przewoźnika lub Ciebie. |
|
| Aktualizacja dokumentów (niewidoczna na liście, automatycznie aktywna dla każdego użytkownika) | Za każdym razem, gdy przewoźnik dodał lub zaktualizował jakiekolwiek dokumenty dla zarezerwowanej przesyłki |
|
4.3 Kierunek
To ustawienie może być początkowo nieco trudne do poprawnego skonfigurowania. W rzeczywistości jest jednak dość proste:
Kierunek — import
To powiadomienie będzie wyzwalane dla przesyłek importowych, gdzie towary są wysyłane od innej strony do Twojej firmy (nawet krajowo) oraz przesyłek cross-trade (gdy Twoja firma nie jest ani nadawcą, ani odbiorcą towarów).
Na przykład, jeśli chcesz wysyłać etykiety wysyłkowe do kontaktu odbiorczego każdej przesyłki, może mieć sens aktywowanie tego powiadomienia tylko dla przesyłek importowych. Jeśli aktywujesz je również dla przesyłek eksportowych, często kontaktem odbiorczym będziesz Ty sam lub ktoś inny z Twojej firmy, kto może nie potrzebować otrzymywać etykiet poprzez powiadomienie.
Kierunek — eksport
To powiadomienie będzie wyzwalane dla przesyłek eksportowych, gdzie towary są wysyłane z Twojej firmy do Twojego partnera/klienta/itp.
Na przykład, może mieć sens aktywowanie powiadomień o aktualizacji ETA dla kontaktu dostawczego tylko dla przesyłek eksportowych. Jeśli aktywujesz je również dla przesyłek importowych, często kontaktem dostawczym będziesz Ty sam lub ktoś inny z Twojej firmy, kto może nie potrzebować otrzymywać zaktualizowanego ETA poprzez powiadomienie e-mail.
5. Zalecane: Połącz swoje oprogramowanie do wysyłek z systemem ERP.
Jeśli zdecydujesz się zacząć korzystać z oprogramowania do wysyłek/TMS, zdecydowanie zalecamy połączenie go z Twoim systemem planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP). Umożliwi Ci to zautomatyzowanie etapu pobierania danych klientów, partnerów i przesyłek z systemu ERP do oprogramowania do wysyłek. W ten sposób nie będzie marnowany czas na ręczne wprowadzanie lub wymianę danych! Będziesz mógł automatycznie wysyłać powiadomienia o przesyłkach, gdy zamówienia są tworzone w Twoim systemie ERP, a także inne istotne informacje, takie jak numery śledzenia i daty dostawy. Poprawne wykonanie tego kroku zaoszczędzi Ci mnóstwo ręcznej pracy!
Po zautomatyzowaniu, Twój zespół nie będzie musiał już ręcznie wysyłać e-maili - reguły automatyzacji będą automatycznie robić to na podstawie ustawionych przez Ciebie wyzwalaczy. Cały proces od początku do końca może być ukończony w ciągu kilku minut po odpowiednim skonfigurowaniu i ustawieniu.
Chcesz dowiedzieć się więcej o automatyzacji powiadomień o przesyłkach?
LinkedIn
Strona internetowa
