Gruer du for å måtte oppdatere kundene dine manuelt om statusen på forsendelsene deres?
Med automatisering kan du sette opp et system som sender ut forsendelsesvarslinger automatisk! Denne guiden vil gå gjennom prosessen med å automatisere forsendelsesvarslinger, slik at du kan frigjøre tid og ressurser.
Med automatisering kan du sette opp et system som sender ut forsendelsesvarslinger automatisk! Denne guiden vil gå gjennom prosessen med å automatisere forsendelsesvarslinger, slik at du kan frigjøre tid og ressurser.
1. Bestem hvilke typer varsler du vil sende ut.
Hvilke typer forsendelsesvarslinger ønsker du å sende? Du kan for eksempel inkludere sporingsnummer, oppdateringer om leveringsstatus, estimert leveringsdato, eller bare en bekreftelse på at ordren er sendt med detaljer om hvordan og hvor den ble sendt, hvem som sendte den og når.
Avhengig av behovene dine, kan kundene eller partnerne dine også kreve å få vite registreringsnummeret på hente- eller leveringsbilen. I tillegg kan de ønske å bli oppdatert hver gang noe i forsendelsesdataene endres (som mengden varer), eventuelle dokumenter legges til eller endres, det er en oppdatert ETA eller ETD, og når forsendelsen er forsinket eller kansellert. Tenk nøye gjennom hvilke typer informasjon kundene dine vil finne mest nyttig, slik at de kan spore ordrene sine.
2. Bestem kildene for varslingene.
Før du kan sette opp automatiserte forsendelsesvarslinger, må du bestemme kildene for varslingene.
For eksempel, hvis du bruker en tredjeparts frakt- og oppfyllelsesleverandør, kan de tilby automatiske oppdateringer om statusen på forsendelsene.
Alternativt, hvis du håndterer dine egne frakt- og oppfyllelsesprosesser som involverer flere transportører, kan du måtte opprette ditt eget varslingssystem.
Et annet alternativ er å bruke en programvare for forsendelse med flere transportører med funksjoner for varsling og automatisering, som vil la deg sette opp identiske varsler uavhengig av hvilken transportør som brukes for en gitt forsendelse. Vi skal se nærmere på dette alternativet i neste kapittel. Vurder de ulike alternativene som er tilgjengelige for deg, og bestem hvilke som vil fungere best for din virksomhet.
3. Valgfritt: Velg en programvare for forsendelse med flere transportører.
Når du setter opp automatiserte forsendelsesvarslinger, kan det være nyttig å velge en programvare for forsendelse med flere transportører / programvare for transportadministrasjon. Mange virksomheter som håndterer sine egne frakt- og oppfyllelsesprosesser, og bruker en kombinasjon av flere tredjeparts transportleverandører, sammen med eventuelt sin egen flåte, begynner å implementere programvareverktøy for forsendelse for å administrere disse prosessene.
En programvare for transportadministrasjon er for forsendelse som et regnskapsprogram er for bokføring, en ERP er for forretningsdrift eller en CRM er for salg og kundeforhold. Denne programvaren lar disse selskapene opprette forsendelser, beregne fraktpriser, be om frakttilbud, dele informasjon mellom kolleger, spore ordre og tildele sporingsnumre enkelt, uten bryet med å bruke flere (eller til og med titalls!) forskjellige programvarer fra ulike transportører, eller bruke e-postprogramvaren sin til dette formålet. Den vil også gi regler og utløsere for automatisering av forsendelser som de kan definere i henhold til sine behov.
Undersøk ulike alternativer og vurder hvordan de ville passe for din virksomhet - sørg for å lese anmeldelser før du tar en beslutning. Last ned vår sjekkliste for programvare for forsendelse med flere transportører for å hjelpe deg med det.
4. Sett opp automatiseringsregler.
Automatiseringsregler lar deg sette opp automatiserte forsendelsesvarslinger basert på visse utløsere som du kan definere. Dette inkluderer å sette opp e-poster som skal sendes når en forsendelse er bestilt, endret, sendt, levert eller satt i transitt, blant andre utløsere du kan tilpasse. Du må også definere mottakeren av hver varsling, enten det er deg selv, kunden, kontaktpersonen for henting eller levering, eller et dedikert teammedlem som håndterer oppdateringer om forsendelser.
La oss gå gjennom prosessen i Cargoson.
Under Innstillinger er det en undermeny kalt Varslings innstillinger. Når du åpner den, vil du se et enkelt skjema med fire alternativer for å sette opp automatiserte forsendelsesvarslinger:
4.1 Mottaker
Først velger du personen som skal motta varslingen du er i ferd med å sette opp.
La oss se hva de ulike alternativene betyr.
- Forfatter: personen som opprettet forsendelsen eller har fått ansvaret for en forsendelse. Hvis du er den eneste som bruker programvaren, vil det mest sannsynlig alltid være deg selv.
- Hentekontakt: personen som er tildelt som kontakt for lasting av varer for en gitt forsendelse. For eksempel kan det være lagerkontakten på lastingsstedet, din leverandør, kunde eller til og med deg selv.
- Leveringskontakt: personen som er tildelt som kontakt for lossing av varer for en gitt forsendelse. For eksempel kan det være lagerkontakten på lossingsstedet, din leverandør, kunde eller til og med deg selv.
- Ekstern e-post: en spesifikk e-postadresse der varslingen du for øyeblikket setter opp, alltid vil bli sendt, uavhengig av forsendelsen.
Hvis du vil aktivere varslingen for en ekstern e-post, velger du bare Ekstern e-post og skriver inn e-postadressen i feltet som dukket opp.
4.2 Varslingstype
Her velger du utløseren og innholdet i varslingen. For øyeblikket er det 5 tilgjengelige typer:
| Type | Utløst ved | Varslingsinnhold |
|---|---|---|
| Booking | Umiddelbart etter at en forsendelse er booket med en transportør |
|
| Fraktetiketter | Umiddelbart etter at en forsendelse er booket med en transportør og fraktetikettene er klare |
|
| ETA-oppdatering |
Når transportøren eller noen fra ditt firma oppdaterer noe av følgende for en booket forsendelse:
|
|
| Oppdatering av lastebilens registreringsnummer | Når transportøren eller noen fra ditt firma legger til eller endrer feltet for leveringskjøretøyets registreringsnummer for en tidligere booket forsendelse. |
|
| Oppdatering av sporingsstatus | Når den faktiske hentedatoen eller den faktiske leveringsdatoen ble lagt til en booking, enten automatisk gjennom integrasjonen med transportøren, eller manuelt av transportøren eller deg selv. |
|
| Dokumentoppdatering (ikke oppført, automatisk aktiv for hver bruker) | Når transportøren la til eller oppdaterte dokumenter for en booket forsendelse |
|
4.3 Retning
Denne innstillingen kan være litt vanskelig å få riktig til i begynnelsen. I virkeligheten er det egentlig ganske enkelt:
Retning - import
Denne varslingen vil bli utløst for importforsendelser der varene sendes fra en annen part til ditt firma (selv innenlands), og kryssforsendelser (når ditt firma verken er avsender eller mottaker av varene).
For eksempel, hvis du vil sende fraktbrev til hentekontakten for hver forsendelse, kan det gi mening å aktivere denne varslingen kun for importforsendelser. Hvis du aktiverer den for eksportforsendelser også, vil hentekontakten ofte være deg selv eller noen andre fra ditt firma, som kanskje ikke trenger å motta fraktbrevene via en varsling.
Retning - eksport
Denne varslingen vil bli utløst for eksportforsendelser der varene sendes ut fra ditt firma til din partner/kunde/etc.
For eksempel kan det gi mening å aktivere ETA-oppdateringsvarslingene for leveringskontakten kun på eksportforsendelser. Hvis du aktiverer det for importforsendelser også, vil leveringskontakten ofte være deg selv eller noen andre fra ditt firma, som kanskje ikke trenger å motta den oppdaterte ETA-en via en varslings-e-post.
5. Anbefalt: Koble forsendelsesprogramvaren din med ERP-systemet ditt.
Hvis du har bestemt deg for å begynne å bruke en forsendelse/TMS-programvare, anbefaler vi på det sterkeste at du kobler den til Enterprise Resource Planning (ERP)-systemet ditt. Dette vil gjøre det mulig for deg å automatisere trinnet med å hente kunde-, partner- og forsendelsesdata fra ERP-systemet ditt til forsendelsesprogramvaren din. På denne måten vil ingen tid gå bort på manuell datainntasting eller -utveksling! Du vil kunne automatisk sende ut forsendelsesvarslinger når ordre opprettes i ERP-systemet ditt, samt annen relevant informasjon som sporingsnumre og leveringsdatoer. Å gjøre dette trinnet riktig vil spare deg for mye manuelt arbeid!
Når det er automatisert, trenger ikke teamet ditt å sende ut e-poster manuelt lenger - automatiseringsreglene vil automatisk gjøre det basert på utløserne du har satt opp. Hele prosessen fra start til slutt kan fullføres i løpet av minutter etter at den er riktig satt opp og konfigurert.
Vil du lære mer om å automatisere forsendelsesvarslinger?
LinkedIn
Nettside
