Automatisez vos notifications d'expédition - Étape par étape

Voici la traduction en français :

Redoutez-vous de devoir mettre à jour manuellement vos clients sur le statut de leurs expéditions ?

Avec l'automatisation, vous pouvez mettre en place un système qui envoie des notifications d'expédition automatiquement ! Ce guide vous guidera à travers le processus d'automatisation des notifications d'expédition afin que vous puissiez libérer du temps et des ressources.

1. Décidez du type de notifications que vous souhaitez envoyer.

Quel type de notifications d'expédition voulez-vous envoyer ? Vous voudrez peut-être inclure le numéro de suivi, les mises à jour du statut de livraison, la date de livraison estimée, ou même juste une confirmation de la commande expédiée avec des détails sur comment et où elle a été envoyée, qui l'a envoyée et quand.
Selon vos besoins, vos clients ou partenaires peuvent également avoir besoin de connaître le numéro de plaque d'immatriculation du camion de collecte ou de livraison. De plus, ils peuvent vouloir être informés chaque fois que quelque chose change dans les données d'expédition (comme la quantité de marchandises), que des documents sont ajoutés ou modifiés, qu'il y a une heure d'arrivée prévue (ETA) ou une heure de départ prévue (ETD) mise à jour, et lorsque l'expédition est retardée ou annulée. Réfléchissez attentivement aux types d'informations que vos clients trouveront les plus utiles pour suivre leurs commandes.

2. Déterminez vos sources de notification.

Avant de pouvoir configurer des notifications d'expédition automatisées, vous devrez déterminer les sources des notifications.

Par exemple, si vous utilisez un fournisseur tiers d'expédition et d'exécution, il peut offrir des mises à jour automatiques sur le statut des expéditions.

Alternativement, si vous gérez vos propres processus d'expédition et d'exécution qui impliquent plusieurs transporteurs, vous devrez peut-être créer votre propre système de notification.

Une autre option est d'utiliser un logiciel d'expédition multi-transporteurs avec des fonctionnalités d'automatisation des notifications, ce qui vous permettra de configurer des notifications identiques quel que soit le transporteur utilisé pour une expédition donnée. Nous examinerons cette option dans le prochain chapitre. Considérez les différentes options qui s'offrent à vous et décidez laquelle fonctionnera le mieux pour votre entreprise.

3. Facultatif : Choisissez un logiciel d'expédition multi-transporteurs.

Lors de la configuration des notifications d'expédition automatisées, il peut être utile de choisir un logiciel d'expédition multi-transporteurs / logiciel de gestion des transports. De nombreuses entreprises qui gèrent leur propre processus d'expédition et d'exécution, et qui utilisent toute combinaison de plusieurs fournisseurs de services de transport tiers, ainsi que potentiellement leur propre flotte, commencent à mettre en œuvre des outils logiciels d'expédition pour gérer ces processus.

Un logiciel de gestion des transports est à l'expédition ce qu'un logiciel de comptabilité est à la comptabilité, un ERP est aux opérations commerciales ou un CRM est aux ventes et aux relations clients. Ce logiciel permet à ces entreprises de créer des expéditions, calculer les prix d'expédition, demander des devis de fret, partager des informations entre collègues, suivre les commandes et attribuer des numéros de suivi facilement, sans le tracas d'utiliser de multiples (voire des dizaines !) outils logiciels différents par différents transporteurs, ou d'utiliser leur logiciel de messagerie à cette fin. Il fournira également les règles et déclencheurs d'automatisation des expéditions qu'ils peuvent définir en fonction de leurs besoins.

Recherchez différentes options et considérez comment elles s'intégreraient à votre entreprise - assurez-vous de lire les avis avant de prendre une décision. Téléchargez notre liste de contrôle des logiciels d'expédition multi-transporteurs pour vous aider dans cette démarche.

4. Configurez les règles d'automatisation.

Les règles d'automatisation vous permettent de configurer des notifications d'expédition automatisées basées sur certains déclencheurs que vous pouvez définir. Cela inclut la configuration d'e-mails à envoyer chaque fois qu'une expédition a été commandée, modifiée, expédiée, livrée ou mise en transit, entre autres déclencheurs que vous pouvez personnaliser. Vous devrez également définir le destinataire de chaque notification, qu'il s'agisse de vous-même, du client, de la personne de contact pour la collecte ou la livraison, ou d'un membre de l'équipe désigné pour gérer les mises à jour d'expédition.

Parcourons le processus dans Cargoson.

Sous Paramètres, il y a un sous-menu appelé Paramètres de notification. Ouvrez-le et vous verrez un formulaire simple avec quatre options pour configurer des notifications d'expédition automatisées :

4.1 Destinataire

Tout d'abord, sélectionnez la personne qui doit recevoir la notification que vous êtes sur le point de configurer.

Destinataire - la personne qui doit recevoir la notification

Voyons ce que signifient les différentes options.

Auteur : la personne qui a créé l'expédition ou qui a reçu la responsabilité d'une expédition. Si vous êtes le seul à utiliser le logiciel, ce sera très probablement toujours vous-même.
Contact de collecte : la personne qui a été désignée comme contact concernant le chargement des marchandises pour une expédition donnée. Par exemple, il peut s'agir du contact de l'entrepôt sur le lieu de chargement, de votre fournisseur, de votre client ou même de vous-même.
Contact de livraison : la personne qui a été désignée comme contact concernant le déchargement des marchandises pour une expédition donnée. Par exemple, il peut s'agir du contact de l'entrepôt sur le lieu de déchargement, de votre fournisseur, de votre client ou même de vous-même.
E-mail externe : un e-mail spécifique où la notification que vous êtes en train de configurer sera toujours envoyée, quelle que soit l'expédition.

Si vous souhaitez activer la notification pour un e-mail externe, sélectionnez simplement E-mail externe et saisissez l'e-mail dans le champ qui est apparu.

Configuration d'une notification automatisée pour un e-mail externe

4.2 Type de notification

Ici, vous sélectionnerez le déclencheur et le contenu de la notification. Actuellement, il y a 5 types disponibles :

Type	Déclenché à	Contenu de la notification
Réservation	Immédiatement après qu'une expédition est réservée avec un transporteur	Adresses et contacts de l'expédition Votre référence Lien de suivi (lorsque disponible) Informations sur les marchandises Informations et contacts du transporteur Dates/heures estimées de collecte et de livraison Documents joints Autres informations liées à l'expédition
Étiquettes d'expédition	Immédiatement après qu'une expédition est réservée avec un transporteur et que les étiquettes d'expédition sont prêtes	Lien pour imprimer les étiquettes des colis Adresses et contacts de l'expédition Votre référence Informations sur les marchandises Informations et contacts du transporteur Dates/heures estimées de collecte et de livraison Documents joints Autres informations liées à l'expédition
Mise à jour de l'ETA	Chaque fois que le transporteur ou quelqu'un de votre entreprise met à jour l'un des éléments suivants pour une expédition réservée : Date de collecte Fenêtre de temps de collecte Date de livraison Fenêtre de temps de livraison	Dates/heures de collecte et de livraison mises à jour Adresses et contacts de l'expédition Votre référence Lien de suivi (lorsque disponible) Informations sur les marchandises Informations et contacts du transporteur Documents joints Autres informations liées à l'expédition
Mise à jour de la plaque d'immatriculation du camion	Chaque fois que le transporteur ou quelqu'un de votre entreprise ajoute ou modifie le champ de la plaque d'immatriculation du véhicule de livraison pour une expédition précédemment réservée.	Numéro d'immatriculation mis à jour du véhicule de chargement/déchargement Adresses et contacts de l'expédition Votre référence Lien de suivi (lorsque disponible) Informations sur les marchandises Informations et contacts du transporteur Dates/heures estimées de collecte et de livraison Documents joints Autres informations liées à l'expédition
Mise à jour du statut de suivi	Chaque fois que la date de collecte réelle ou la date de livraison réelle a été ajoutée à une réservation, soit automatiquement via l'intégration avec le transporteur, soit manuellement par le transporteur ou vous-même.	Lien vers la lettre de voiture électronique de l'expédition Adresses et contacts de l'expédition Votre référence Informations sur les marchandises Informations et contacts du transporteur Dates/heures estimées de collecte et de livraison Documents joints Autres informations liées à l'expédition
Mise à jour des documents (non listée, automatiquement active pour chaque utilisateur)	Chaque fois que le transporteur a ajouté ou mis à jour des documents pour une expédition réservée	Les documents ajoutés ou modifiés Adresses et contacts de l'expédition Votre référence Informations sur les marchandises Informations et contacts du transporteur Dates/heures estimées de collecte et de livraison Documents joints Autres informations liées à l'expédition

4.3 Direction

Sélection de la direction de l'expédition pour l'automatisation des notifications

Ce paramètre peut être un peu délicat à configurer correctement au début. En réalité, c'est en fait assez simple :

Direction — import

Cette notification sera déclenchée sur les expéditions d'importation où les marchandises sont envoyées d'une autre partie à votre entreprise (même au niveau national), et les expéditions de commerce croisé (lorsque votre entreprise n'est ni l'expéditeur ni le destinataire des marchandises).

Par exemple, si vous souhaitez envoyer des étiquettes d'expédition au contact de collecte de chaque expédition, il peut être judicieux d'activer cette notification uniquement pour les expéditions d'importation. Si vous l'activez également pour les expéditions d'exportation, souvent le contact de collecte sera vous-même ou quelqu'un d'autre de votre entreprise, qui n'aura peut-être pas besoin de recevoir les étiquettes via une notification.

Direction — export

Cette notification sera déclenchée sur les expéditions d'exportation où les marchandises sont envoyées de votre entreprise à votre partenaire/client/etc.

Par exemple, il peut être judicieux d'activer les notifications de mise à jour de l'ETA pour le contact de livraison uniquement sur les expéditions d'exportation. Si vous l'activez également pour les expéditions d'importation, souvent le contact de livraison sera vous-même ou quelqu'un d'autre de votre entreprise, qui n'aura peut-être pas besoin de recevoir l'ETA mise à jour via un e-mail de notification.

Exemple complet d'ajout d'une nouvelle automatisation de notification ETA

5. Recommandé : Connectez votre logiciel d'expédition à votre ERP.

Si vous avez décidé de commencer à utiliser un logiciel d'expédition/TMS, nous vous recommandons fortement de le connecter à votre système de planification des ressources d'entreprise (ERP). Cela vous permettra d'automatiser également l'étape consistant à obtenir les données de vos clients, partenaires et expéditions de votre ERP vers votre logiciel d'expédition. De cette façon, aucun temps ne sera perdu en saisie ou échange manuel de données ! Vous pourrez envoyer automatiquement des notifications d'expédition lorsque des commandes sont créées dans votre ERP, ainsi que d'autres informations pertinentes telles que les numéros de suivi et les dates de livraison. Effectuer cette étape correctement vous fera gagner beaucoup de travail manuel !

Une fois automatisée, votre équipe n'aura plus à envoyer manuellement des e-mails - les règles d'automatisation le feront automatiquement en fonction des déclencheurs que vous avez définis. L'ensemble du processus du début à la fin peut être terminé en quelques minutes une fois qu'il a été correctement configuré.

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