Software für die Logistikabteilung

Logistikteams bewältigen täglich eine lange Liste von Aufgaben: Buchung von Spediteuren, Sendungsverfolgung, Verwaltung von Zolldokumenten und Reaktion auf kurzfristige Änderungen. Wenn diese Details über E-Mails, Tabellenkalkulationen und Spediteurportale verstreut sind, ist es leicht, den Überblick zu verlieren. Eine Transportmanagement-Software (oder TMS) bringt alles in einem einzigen System zusammen und erleichtert so allen Teammitgliedern das Leben.

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Tägliche Herausforderungen in einer beschäftigten Logistikabteilung

Mehrere Systeme und überlappende Aufgaben

Logistikmanager wechseln häufig zwischen verschiedenen Spediteurportalen, E-Mails und Tabellenkalkulationen. Jeder Spediteur könnte sein eigenes Login und seinen eigenen Prozess haben, was zu Verwirrung und Zeitverschwendung bei sich wiederholenden Aufgaben führt.

Verwirrung und Tarifaktualisierungen

Spediteure verwenden oft vertragsbasierte Preise oder Ad-hoc-Angebote, jeweils mit eigenen Treibstoffzuschlägen (manchmal BAF genannt). Wie Aivo Kurik in "Die europäische Straßentransport-Preisliste ist wie eine Speisekarte mit über 10.000 Gerichten" erwähnt, kann es überwältigend sein, all diese Variablen im Auge zu behalten. Viele Teams verlassen sich immer noch auf Tabellenkalkulationen oder melden sich bei mehreren Spediteursystemen an, um die Kosten für jede Sendung manuell zu berechnen. Selbst ein kleiner Fehler, wie das Übersehen eines aktualisierten Zuschlags, kann zu überhöhten Ausgaben oder Abrechnungsproblemen führen.

Manuelle Dateneingabe und Fehler

Das Kopieren und Einfügen von Details in verschiedene Portale ist nicht nur mühsam, sondern auch fehleranfällig. Ein einziger Tippfehler bei einer Adresse oder einem Gewicht kann zu Abrechnungsstreitigkeiten oder Versandverzögerungen führen.

Begrenzte Sichtbarkeit für andere Abteilungen

Lagermitarbeiter, Finanzteams und Einkaufsabteilungen benötigen oft ebenfalls Versandaktualisierungen. Wenn Daten verstreut sind, führt dies zu wiederholten Telefonanrufen, E-Mails oder Vermutungen.

Hauptfunktionen der Logistikabteilungssoftware, die häufige Probleme lösen

Zentralisierte Sendungsverwaltung

Geben Sie die Sendungsdetails einmal ein, wählen Sie aus Ihren bevorzugten Spediteuren aus und buchen Sie dann. Alle Dokumente, Tracking-Informationen und Preislisten befinden sich an einem Ort, sodass Sie sich nicht mehr mehrere Passwörter merken oder zwischen Browser-Tabs jonglieren müssen.

Echtzeit-Kostenübersicht

Eine Software, die Ihre Vertragspreise speichert und Echtzeitangebote anfordern kann, macht es einfach, Spediteurkosten zu vergleichen. Sehen Sie Ihre Gesamtversandkosten vor der Buchung, schützen Sie das Budget und vermeiden Sie Überraschungen.

Zusammenarbeit und Transparenz

Logistikabteilungssoftware gibt allen, die es benötigen, Zugang: Einkauf, Vertrieb, Lagerteams und Manager. Echtzeit-Updates bedeuten weniger E-Mail-Hin-und-Her und minimieren Verzögerungen.

Analyse und Berichterstattung

Genaue Daten helfen Ihnen, Ineffizienzen zu erkennen, Spediteurleistungen zu messen und Kosten pro Sendung zu berechnen. Sie bieten auch Einblicke in CO2-Emissionen oder andere Parameter, die für die Ziele Ihres Unternehmens wichtig sind.

Reale Gewinne: Was die Teams sagen

1. Schnellere und einfachere Kommunikation

Viru Elektrikaubandus stellte fest, dass der E-Mail-Austausch mit verschiedenen Spediteuren hin und her unüberschaubar wurde. Nach der Nutzung von Cargoson sagte das Team:

"Wir müssen nirgendwo mehr nachfragen, wie weit die Sendung ist, wir können die Informationen in Echtzeit überwachen, wir müssen nicht anrufen oder dumme manuelle Arbeit erledigen. Alles, was Cargoson uns anfangs versprochen hatte, hat sich bewahrheitet."

2. Bessere Sichtbarkeit für das Management

Data Print, ein Etikettenhersteller, hatte Schwierigkeiten, den richtigen Spediteur für jedes ihrer vielen Versandziele zu finden. In ihren eigenen Worten:

"Mit Hilfe von Cargoson genügen wenige Klicks und man kann innerhalb von Sekunden die Angebote sehen, in denen verschiedene Spediteure versprochen haben, unsere Waren zu liefern. Cargoson macht die Logistikarbeit viel schneller und klarer, aber auch transparenter für das Management, die Einkaufs- und Verkaufsabteilung."

3. Direkte Zeit- und Kosteneinsparungen

Nefab berichtete von einer messbaren Auswirkung auf den täglichen Betrieb:

"Wir schätzen, dass wir pro Tag 20-30% weniger Zeit für die Bestellung von Transporten aufwenden, was auch eine direkte Kosteneinsparung bedeutet. Auch die Transportpartner haben gesagt, dass sie weniger manuelle Arbeit haben und das Leben einfacher geworden ist."

4. Koordination mehrerer Standorte

Onninen benötigte eine Lösung für ein großes Team mit vielen Standorten und Hunderten von Verkäufern, die alle Transporte bestellen mussten. Mit der Logistikabteilungssoftware von Cargoson geben sie einfach ihre Versandanforderungen in ein einziges System ein, und der Logistikmanager überprüft und finalisiert regelmäßig jede Anfrage. Der gesamte Prozess ist für jede Abteilung sichtbar: Selbst die Buchhaltung kann die Kosten ohne zusätzliche E-Mails oder Anrufe bestätigen. Laut Toomas Veskus, ihrem Logistikmanager für das Baltikum:

"Alles lief über E-Mail, aber es wurde kompliziert, weil es viele Parteien gibt und wir in zwei Schichten arbeiten [...] Im Fall von Cargoson geben die Spediteure die Daten selbst ein, und das ist eine wichtige Zeitersparnis für uns."

Onninen erhielt auch bessere Einblicke in die Gesamtversand- und Kostenübersicht:

"Natürlich bedeutet Zeitersparnis auch Geldersparnis, und obwohl wir es nicht genau berechnet haben, ist es sicher zu sagen, dass es ohne Cargoson wahrscheinlich mehr Leute bei der Arbeit gäbe, die den gesamten Prozess im Auge behalten und den Inhalt der Gespräche in gemeinsame Excel-Tabellen übertragen würden. Cargoson macht diese Arbeit automatisch für uns."

Zusätzliche Ressourcen

Wenn Sie ein Hersteller sind und nach einer spezialisierten Anleitung suchen, werfen Sie einen Blick auf unseren Artikel über Transportmanagement-Software für Hersteller. Er behandelt, wie man schwere Palettenladungen verwaltet, Spediteure vergleicht und einzigartige Prozesse für die Produktion verbessert.

Bereit, Ordnung in die Arbeit Ihrer Logistikabteilung zu bringen?

Logistikabteilungssoftware zentralisiert die Spediteurauswahl, den Kostenvergleich und die Kommunikation zwischen Kollegen, Kunden und Partnern. Das bedeutet weniger Fehler, schnellere Buchungen und bessere Transparenz für alle Beteiligten.

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