Les appels d'offres de transport ou l'approvisionnement de fret peuvent sembler complexes et intimidants à entreprendre, mais leur organisation pourrait en réalité être plus simple que vous ne le pensiez.


Téléchargez gratuitement un modèle d'appel d'offres de fret et une fiche de conditions de transport

Au sens large, qu'entendons-nous par "appel d'offres de transport" ? Définition : Un appel d'offres où une entreprise décide d'utiliser plusieurs prestataires de services de transport pour ses besoins de fret. Pour de nombreuses entreprises en Europe, la période d'appel d'offres courante est d'un an.


Définitions


Avant de passer en revue le guide pour mener un appel d'offres de transport dans le prochain chapitre, définissons quelques autres termes clés liés au processus.


  1. Appel d'offres de transport, également connu sous le nom d'approvisionnement de fret : Ces termes font référence au processus par lequel une entreprise invite plusieurs prestataires de services de transport à soumissionner pour fournir des services de fret. C'est une méthode systématique et équitable de sélection d'un prestataire de services basée sur le coût, le service, les délais de livraison, la fiabilité, la disponibilité et d'autres facteurs importants pour l'entreprise. Les appels d'offres couvrent généralement une période spécifique, souvent un an dans de nombreuses entreprises européennes. L'approvisionnement de fret est un processus standard dans l'expédition d'entreprise, mais devient également plus courant parmi les petites entreprises utilisant un TMS.


  2. Appel d'offres d'expédition / Appel d'offres de chargement : C'est là qu'un expéditeur mène un appel d'offres pour un seul chargement, ou un besoin de transport ponctuel. Pour plus d'informations, consultez notre article précédent "Qu'est-ce que le fret spot ?". Dans cet article de blog, vous apprendrez comment le fret spot peut fournir des solutions pour des besoins d'expédition imprévus, des opportunités potentielles d'économies et les incertitudes et risques qui l'accompagnent. Cependant, l'accent de l'article actuel est mis sur le processus d'approvisionnement de contrats à long terme, qui est l'appel d'offres de transport ou l'approvisionnement de fret.


  3. Logiciel d'appel d'offres de fret : Ce sont des outils numériques conçus pour automatiser le processus d'appel d'offres de fret. Les outils d'appel d'offres de fret aident à créer des documents d'appel d'offres, à gérer les offres de divers transporteurs, à les comparer sur la base de plusieurs paramètres et finalement à sélectionner le(s) plus approprié(s). Le logiciel comprend généralement des fonctionnalités de gestion des documents, de communication avec les soumissionnaires, d'analyse des offres et de reporting.


Dans cet article de blog, nous vous fournirons des conseils pratiques, des outils et des modèles pour organiser un appel d'offres de transport simple. Notre objectif principal ici est l'approvisionnement de fret ou l'appel d'offres de transport en tant que processus de contrat à long terme, plutôt que de traiter les appels d'offres de chargement ou d'expédition uniques.



Les principes clés à suivre lors de l'organisation d'un appel d'offres de fret :


  • Soyez ouvert ;
  • Préparez une documentation simple et claire ;
  • Tenez parole et prenez des décisions fermes.

5 étapes pour mener un appel d'offres de transport réussi


1. Comprenez votre entreprise, les marchandises que vous expédiez et vos itinéraires opérationnels (statistiques de fret).


Répondez aux questions que les entreprises de transport vous poseront. Elles sont cruciales car elles influenceront les conditions de votre fret (délai de livraison, type de service, coût du fret, délai de paiement, limite de crédit, etc). 

Donc, anticipez ces questions et soyez prêt à répondre :

  • Quel est le domaine d'activité de votre entreprise ? Quelle est l'importance du transport dans votre entreprise ? Quel est votre coût de transport annuel ?

  • Quelles sont vos marchandises ? S'agit-il de marchandises colis, LTL ou FTL ? Des marchandises standard ou dangereuses ? Sont-elles sensibles à la température ?

  • Comment ces marchandises sont-elles emballées ? Par exemple, en vrac, sous film rétractable sur palettes, rouleaux, big bag, citerne, etc.

  • Comment ces marchandises peuvent-elles être chargées ? Par exemple, empilables ou non, chargement/déchargement avec hayon élévateur (pas d'accès avec un grand semi-remorque), marchandises fragiles, arrimage requis, etc.


Les transporteurs seront particulièrement intéressés par les statistiques de fret de votre période précédente. Cela leur permet d'évaluer et d'évaluer leur adéquation dans leur chaîne de transport - marchandises, lieux de livraison, volumes, itinéraires de transport, etc.

Où vos marchandises circulent-elles ? Quelles sont les quantités impliquées ? Quelle est la régularité de vos transports ? Vos transports ont-ils des fluctuations saisonnières ?


Cargoson peut vous aider !


Avec le logiciel de gestion du fret de Cargoson, les statistiques de fret de votre entreprise sont affichées sur votre compte dans des graphiques et tableaux interactifs, ainsi qu'au format Excel téléchargeable. Cela vous permet de traiter et de partager vos statistiques de fret avec vos partenaires de fret ainsi que d'autres documents d'appel d'offres.

Téléchargez l'exemple de statistiques de fret



2. Sélectionnez les bons transporteurs à qui envoyer l'appel d'offres.


Vous n'obtiendrez les meilleurs résultats que si vous envoyez votre appel d'offres aux bonnes entreprises de transport. Par conséquent, il est essentiel d'analyser votre liste actuelle de transporteurs et de réfléchir à qui d'autre pourrait convenir pour le nouvel appel d'offres.

Les transporteurs, leurs employés et leurs réseaux de livraison changent constamment. Ce n'est pas du tout une exception si un transporteur qui n'a pas offert les meilleures conditions auparavant est clairement le meilleur dans l'appel d'offres suivant, et votre partenaire de fret actuel a besoin d'un "réveil". Pour assurer une participation active et l'intérêt des prestataires, il est important de connaître le marché et de savoir qui inviter à l'appel d'offres.

Si vous avez besoin d'un script de sélection de transporteur à suivre lors de discussions avec des transporteurs potentiels, nous abordons les principes de base dans cet article : Sélectionner un transporteur de fret : 10 conseils [+ fiche d'évaluation gratuite]. Il y a également une fiche d'évaluation téléchargeable que vous pouvez imprimer et utiliser comme guide. 


Cargoson peut vous aider !


Notre logiciel comprend plus de 1000 transporteurs et nous avons l'expérience pour savoir qui opère activement dans différents modes de fret, directions et groupes de marchandises. Cargoson, en tant que fournisseur de logiciels de gestion du fret, se tient aux côtés du client dans un rôle de consultant neutre, fournissant ainsi une expertise et des recommandations indépendantes du secteur.



3. Établissez votre stratégie d'allocation des transporteurs avant de mener l'appel d'offres de transport.


Ici, vous devez réfléchir et déterminer la stratégie d'allocation des transporteurs et des lignes de fret.

Un aspect important de la conception d'une stratégie d'allocation des transporteurs est certainement la capacité à desservir les principaux itinéraires de transport et/ou les clients ayant des exigences particulières.

De plus, n'oubliez pas de discuter avec les clients stratégiques ou importants de votre entreprise pour comprendre leur disposition à un éventuel changement de partenaire de transport.

Le plus souvent, cependant, votre sélection de transporteurs et votre stratégie d'allocation d'itinéraires seront déterminées par le nombre de transporteurs que votre entreprise peut gérer de manière réaliste au quotidien. Un logiciel d'expédition multi-transporteurs peut vous aider à gérer beaucoup plus de transporteurs (tout en améliorant la transparence) sans augmenter le personnel, en les ayant tous sur un seul tableau de bord et un flux de travail standardisé.


Stratégies d'allocation possibles :
  • Un transporteur par pays
  • Un transporteur par région/code postal
  • Un transporteur par origine ou destination (fournisseur ou client)
  • Un transporteur en fonction du volume de marchandises
  • Un transporteur en fonction du groupe de marchandises
  • Combinaisons

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Le logiciel de Cargoson est conçu pour aider l'expéditeur à trouver les meilleures conditions de transport pour lui, quel que soit le nombre de partenaires de fret nécessaires. Que votre stratégie d'allocation des transporteurs aboutisse à 2 ou 12 partenaires de fret n'a plus d'importance - commander, suivre et gérer le transport depuis le logiciel de gestion des transports de Cargoson est tout aussi facile !



4. Créez un document d'appel d'offres simple et clairement compréhensible (conditions d'expédition et modèle de liste de prix).


Un document d'appel d'offres typique (RFP - Request for Proposal) explique ce qui est attendu des transporteurs et décrit vos besoins de transport, tels que le profil d'expédition, la nature des marchandises, la régularité des expéditions et les détails sur ce qui doit être inclus dans le prix (par exemple, surcharge carburant, assurance, péages). Bien que le niveau de détail soit à votre discrétion, nous recommandons que votre document d'appel d'offres fournisse suffisamment de détails pour que les transporteurs connaissent la base de leurs offres de prix et de délai de livraison. Pour en savoir plus sur la façon dont les prix du fret sont déterminés, consultez notre blog : Prix du fret expliqué.

Le document d'appel d'offres doit être structuré, sans ambiguïté, facile à remplir et facile à comparer. Le résultat sera des tarifs et des délais de livraison précis et à jour, et un processus fluide dans votre futur partenariat avec vos transporteurs.


Cargoson peut vous aider !

Modèle de document d'approvisionnement de fret gratuit et téléchargeable


Ci-dessous cet article, vous pouvez télécharger un exemple demeilleure pratique d'un document d'appel d'offres simple et clair, qui se compose de conditions de fret standard et d'un modèle de liste de prix.


Téléchargez les documents d'appel d'offres de Cargoson, modifiez vos conditions de fret, ajoutez vos origines et destinations au modèle de liste de prix, et envoyez l'appel d'offres de transport à votre partenaire de fret. Si les conditions de fret simples ne suffisent pas, en plus du modèle de liste de prix, vous pouvez également obtenir un projet plus détaillé des conditions de fret.

Si vous ne savez pas à quels transporteurs envoyer l'appel d'offres de transport, Cargoson, en tant que consultant neutre, peut vous aider. Demandez des conseils gratuits



5. Enregistrez et réalisez les résultats de votre appel d'offres (logiciel de gestion du fret de Cargoson).


Une fois l'appel d'offres de transport effectué, la négociation du contrat de fret est effectuée (si nécessaire) et les nominations ont été distribuées aux transporteurs, il est nécessaire de mettre en œuvre les résultats de l'appel d'offres dans votre partenariat en cours avec vos transporteurs choisis.

Une simple vérité - soyez clair dans vos choix et respectez les nominations promises. Pour mettre en œuvre avec succès les résultats de l'appel d'offres avec vos différents partenaires de fret choisis, le logiciel de gestion du fret de Cargoson peut vous aider.


Cargoson peut vous aider !


Le logiciel de gestion des tarifs de fret de Cargoson vous permet de télécharger toutes les listes de prix reçues de différents transporteurs sur le compte de votre entreprise. Le moteur de calcul de prix avancé du logiciel vous donne, à vous et aux autres personnes de votre entreprise qui s'occupent du transport, un aperçu clair des conditions de fret proposées par différents partenaires de fret. Cela crée un moyen d'une simplicité sans précédent pour comparer et prendre des décisions éclairées pour commander le transport et prendre des décisions. Et, pour couronner le tout, vous n'avez pas besoin de commencer à utiliser un nouveau site web de transporteur ou de construire vous-même une intégration d'API de transporteur, car cela est déjà géré par le logiciel d'intégration des transporteurs intégré de Cargoson.


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