Výběrová řízení na přepravu nebo pořízení přepravy se mohou zdát složitá a obtížná, ale jejich organizace může být jednodušší, než jste si mysleli.


V nejširším slova smyslu, co myslíme termínem "výběrové řízení na přepravu"? Definice: Výběrové řízení, kde společnost rozhodne o využití více poskytovatelů přepravních služeb pro své přepravní potřeby. Pro mnoho společností v Evropě je běžným obdobím výběrového řízení jeden rok.

Definice


Než projdeme průvodcem realizací výběrového řízení na přepravu v další kapitole, definujme některé další klíčové termíny související s tímto procesem.

  1. Výběrové řízení na přepravu, také známé jako pořízení přepravy: Tyto termíny se vztahují k procesu, kdy společnost vyzývá více poskytovatelů přepravních služeb k podání nabídek na poskytování přepravních služeb. Jedná se o systematickou a spravedlivou metodu výběru poskytovatele služeb na základě nákladů, služeb, dodacích lhůt, spolehlivosti, dostupnosti a dalších faktorů, které jsou pro společnost důležité. Výběrová řízení obvykle pokrývají konkrétní období, často jeden rok u mnoha evropských společností. Pořízení přepravy je standardním procesem v podnikové přepravě, ale stává se stále běžnějším i mezi malými podniky využívajícími systém pro správu přepravy (TMS).

  2. Výběrové řízení na zásilku / přepravu: Zde odesílatel provádí výběrové řízení na jednu přepravu nebo jednorázovou přepravní potřebu. Pro další informace si přečtěte náš předchozí článek "Co je spot přeprava?". V tomto blogovém příspěvku se dozvíte, jak může spot přeprava poskytnout řešení pro nečekané přepravní potřeby, potenciální příležitosti k úspoře nákladů a nejistoty a rizika, která s sebou přináší. Zaměřením tohoto článku je však proces pořizování dlouhodobých přepravních smluv, což je výběrové řízení na přepravu nebo pořízení přepravy.

  3. Software pro výběrová řízení na přepravu: Jedná se o digitální nástroje navržené pro automatizaci procesu výběrových řízení na přepravu. Tyto nástroje pomáhají při vytváření dokumentů pro výběrová řízení, správě nabídek od různých dopravců, jejich porovnávání na základě více parametrů a nakonec při výběru nejvhodnějšího/ch. Software obvykle zahrnuje funkce pro správu dokumentů, komunikaci s účastníky výběrového řízení, analýzu nabídek a reporting.

V tomto blogovém příspěvku vám poskytneme praktické tipy, nástroje a šablony pro organizaci jednoduchého výběrového řízení na přepravu. Naším hlavním zaměřením je zde pořízení přepravy nebo výběrové řízení na přepravu jako proces uzavírání dlouhodobých smluv, nikoli řešení výběrových řízení na jednotlivé přepravy nebo zásilky.


Klíčové zásady, které je třeba dodržovat při organizaci výběrového řízení na přepravu:

  • Buďte otevření;
  • Připravte jednoduchou a jasnou dokumentaci;
  • Držte slovo a činěte pevná rozhodnutí.

5 kroků k úspěšnému výběrovému řízení na přepravu


1. Porozumějte svému podnikání, zboží, které přepravujete, a svým provozním trasám (statistiky přeprav).


Zodpovězte otázky, které vám položí přepravní společnosti. Tyto informace jsou zásadní, protože ovlivní podmínky vaší přepravy (dodací lhůta, typ služby, přepravní náklady, platební lhůta, úvěrový limit atd.).

Předvídejte tedy tyto otázky a buďte připraveni odpovědět:

  • Jaké je obchodní odvětví vaší společnosti? Jak důležitá je přeprava pro vaše podnikání? Jaké jsou vaše roční přepravní náklady?


  • Jak je toto zboží zabaleno? Např. volně ložené, zabalené na paletách, role, velké vaky, cisterny atd.

  • Jak lze toto zboží naložit? Např. stohovatelné nebo nestohovatelné, nakládka/vykládka pomocí zvedací plošiny (bez přístupu pro velký návěs), křehké zboží, vyžadující upevnění atd.


Dopravce budou obzvláště zajímat statistiky vašich přeprav z předchozího období. To jim umožní vyhodnotit a posoudit, zda se hodí do jejich přepravního řetězce - zboží, místa dodávek, objemy, přepravní trasy atd.

Kam se vaše zboží přepravuje? Jaké jsou přepravované objemy? Jaká je pravidelnost vašich přeprav? Mají vaše přepravy sezónní výkyvy?

Cargoson vám může pomoci!


Se softwarem pro správu přeprav Cargoson jsou statistiky přeprav vaší společnosti zobrazeny na vašem účtu v interaktivních grafech a tabulkách, stejně jako ve formátu ke stažení v Excelu. To vám umožňuje zpracovat a sdílet statistiky vašich přeprav s vašimi přepravními partnery spolu s dalšími dokumenty pro výběrové řízení.

Stáhněte si ukázkové statistiky přeprav


2. Vyberte správné dopravce, kterým výběrové řízení zašlete.


Nejlepších výsledků dosáhnete pouze tehdy, když své výběrové řízení zašlete správným přepravním společnostem. Je proto zásadní analyzovat váš současný seznam dopravců a zamyslet se nad tím, kdo další by mohl být pro nové výběrové řízení vhodný.

Dopravci, jejich zaměstnanci a jejich přepravní sítě se neustále mění. Není výjimkou, když dopravce, který dříve nenabízel nejlepší podmínky, je v dalším výběrovém řízení jasně nejlepší a váš současný přepravní partner potřebuje "výzvu". Pro zajištění aktivní účasti a zájmu poskytovatelů je důležité znát trh a vědět, koho pozvat do výběrového řízení.

Pokud potřebujete postup pro výběr dopravce, kterého se držet při jednání s potenciálními dopravci, hlavní zásady uvádíme v tomto článku: Výběr přepravní společnosti: 10 tipů [+ bezplatný hodnotící formulář]. K dispozici je také hodnotící formulář ke stažení a vytištění, který můžete použít jako svůj průvodce.

Cargoson vám může pomoci!


Náš software zahrnuje více než 1000 dopravců a máme zkušenosti s tím, kdo aktivně působí v různých přepravních režimech, směrech a skupinách zboží. Cargoson, jako poskytovatel softwaru pro správu přeprav, stojí na straně zákazníka v neutrální poradenské roli a poskytuje tak nezávislé odborné znalosti a doporučení v oboru.


3. Před provedením výběrového řízení na přepravu stanovte strategii pro přidělování dopravců a přepravních linek.


Zde byste měli promyslet a stanovit strategii pro přidělování dopravců a přepravních linek.

Důležitým aspektem při navrhování strategie přidělování dopravců je jistě schopnost obsluhovat hlavní přepravní trasy a/nebo zákazníky se zvláštními požadavky.

Nezapomeňte také projednat se strategickými nebo velkými zákazníky vaší společnosti jejich připravenost na případnou změnu přepravního partnera.

Nejčastěji však bude vaše strategie výběru dopravce a přidělování tras určena počtem dopravců, které vaše společnost může reálně denně řídit. Software pro přepravu více dopravci vám může pomoci spravovat mnohem více dopravců (a zároveň zvýšit transparentnost) bez navýšení personálu, protože všechny budete mít na jedné nástěnce a v standardizovaném pracovním postupu.

Možné strategie přidělování:
  • Jeden dopravce na zemi
  • Jeden dopravce na region/poštovní směrovací číslo
  • Jeden dopravce na místo odeslání nebo dodání (dodavatele nebo zákazníka)
  • Jeden dopravce podle objemu zboží
  • Jeden dopravce podle skupiny zboží
  • Kombinace

Cargoson vám může pomoci!


Software Cargoson je navržen tak, aby pomohl odesílateli najít nejlepší přepravní podmínky, bez ohledu na to, kolik přepravních partnerů bude potřeba. Ať už vaše strategie přidělování dopravců vede ke 2 nebo 12 přepravním partnerům, objednávání, sledování a správa přeprav ze systému pro správu přeprav Cargoson je stejně snadná!


4. Vytvořte jednoduchou a jasně srozumitelnou dokumentaci pro výběrové řízení (šablonu přepravních podmínek a ceníku).


Typická dokumentace pro výběrové řízení (RFP - Request for Proposal) vysvětluje, co se od dopravců očekává, a popisuje vaše přepravní potřeby, jako jsou profil zásilky, povaha zboží, pravidelnost zásilek a podrobnosti o tom, co by mělo být zahrnuto v ceně (např. příplatek za pohonné hmoty, pojištění, mýtné). Ačkoli úroveň podrobností záleží na vašem uvážení, doporučujeme, aby vaše dokumentace pro výběrové řízení poskytovala dostatek podrobností, aby dopravci věděli, na jakém základě stanovují své cenové a dodací nabídky. Více o tom, jak se určují přepravní ceny, se dočtete v našem blogu: Vysvětlení přepravní ceny.

Dokumentace pro výběrové řízení by měla být strukturovaná, jednoznačná, ... být strukturovaná, jednoznačná, snadno vyplnitelná a snadno porovnatelná. Výsledkem budou přesné, aktuální tarify a dodací lhůty a hladký proces ve vašem budoucím partnerství s vašimi dopravci.
Cargoson vám může pomoci!

Bezplatná šablona dokumentace pro pořízení přepravy ke stažení


Pod tímto článkem si můžete stáhnout příklad osvědčené praxe jednoduché a jasné dokumentace pro výběrové řízení, která se skládá ze standardních přepravních podmínek a šablony ceníku.

Stáhněte si dokumenty pro výběrové řízení od Cargosonu, upravte své přepravní podmínky, do šablony ceníku přidejte svá místa odeslání a dodání a zašlete výběrové řízení na přepravu svým přepravním partnerům. Pokud nebudou jednoduché přepravní podmínky stačit, kromě šablony ceníku můžete získat také podrobnější návrh přepravních podmínek.

Pokud nevíte, kterým dopravcům výběrové řízení na přepravu zaslat, Cargoson vám jako neutrální poradce může pomoci. Požádejte o bezplatnou konzultaci


5. Zaznamenejte a realizujte výsledky výběrového řízení (software pro správu přeprav Cargoson).


Jakmile bylo výběrové řízení na přepravu provedeno, případně proběhla další jednání o přepravní smlouvě a byly rozděleny nominace dopravcům, je nutné implementovat výsledky výběrového řízení do vašeho probíhajícího partnerství s vybranými dopravci.

Prostá pravda - buďte jasní ve svých rozhodnutích a držte se přislíbených nominací. Při úspěšné implementaci výsledků výběrového řízení s vašimi různými vybranými přepravními partnery vám může pomoci software pro správu přeprav Cargoson.

Cargoson vám může pomoci!


Software pro správu přepravních sazeb Cargoson vám umožňuje nahrát všechny ceníky obdržené od různých dopravců na váš firemní účet. Pokročilý modul pro výpočet cen tohoto softwaru poskytuje vám i dalším lidem ve vaší společnosti, kteří se zabývají přepravou, jasný přehled o přepravních podmínkách nabízených různými přepravními partnery. To vytváří bezprecedentně jednoduchý způsob, jak porovnávat a činit informovaná rozhodnutí při objednávání přeprav a rozhodování. A navíc nemusíte začít používat nový web dopravce nebo sami budovat integraci API dopravce, protože to již řeší software pro integraci dopravců Cargoson.

Vyzkoušejte Cargoson a přesvědčte se sami: Zaregistrujte se