Transportupphandlingar eller fraktupphandlingar kan verka komplexa och skrämmande att genomföra, men att organisera dem kan faktiskt vara enklare än du tror.


I sin bredaste bemärkelse, vad menar vi med "transportupphandling"? Definition: En upphandling där ett företag beslutar att använda flera transporttjänstleverantörer för sina fraktbehov. För många företag i Europa är den vanliga upphandlingsperioden ett år.

Definitioner


Innan vi går igenom guiden för att genomföra en transportupphandling i nästa kapitel, låt oss definiera några fler nyckeltermer relaterade till processen.

  1. Transportupphandling, även känt som Fraktupphandling: Dessa termer hänvisar till processen där ett företag bjuder in flera transporttjänstleverantörer att lämna anbud för att tillhandahålla frakttjänster. Det är en systematisk och rättvis metod för att välja en tjänsteleverantör baserat på kostnad, service, ledtider, tillförlitlighet, tillgänglighet och andra faktorer som är viktiga för företaget. Upphandlingar täcker vanligtvis en specifik period, ofta ett år i många europeiska företag. Fraktupphandling är en standardprocess inom företagsfrakt, men blir också allt vanligare bland småföretag som använder ett TMS.

  2. Försändelseupphandling / Lastupphandling: Detta är där en avsändare genomför en upphandling för en enskild last, eller ett engångstransportbehov. För vidare läsning, kolla in vår tidigare artikel "Vad är Spot Freight?". I det blogginlägget lär du dig hur spotfrakt kan ge lösningar för oväntade fraktbehov, potentiella kostnadsbesparingsmöjligheter och de osäkerheter och risker som det medför. Fokus för den aktuella artikeln är dock den långsiktiga kontraktsupphandlingsprocessen, vilket är transportupphandling eller fraktupphandling.

  3. Fraktupphandlingsprogramvara: Detta är digitala verktyg utformade för att automatisera processen för fraktupphandling. Fraktupphandlingsverktyg hjälper till att skapa upphandlingsdokument, hantera anbud från olika transportörer, jämföra dem baserat på flera parametrar och slutligen välja den/de mest lämpliga. Programvaran innehåller vanligtvis funktioner för dokumenthantering, kommunikation med anbudsgivare, anbudsanalys och rapportering.

I detta blogginlägg kommer vi att ge dig praktiska tips, verktyg och mallar för att organisera en enkel transportupphandling. Vårt huvudfokus här är på fraktupphandling eller transportupphandling som en långsiktig kontraktsprocess, snarare än att ta itu med enskilda last- eller försändelseupphandlingar.


De viktigaste principerna att följa när du organiserar en fraktupphandling:

  • Var öppen;
  • Förbered enkel och tydlig dokumentation;
  • Håll ditt ord och fatta fasta beslut.

5 steg för att genomföra en framgångsrik transportupphandling


1. Förstå din verksamhet, varorna du skickar och dina operativa rutter (fraktstatistik).


Svara på frågorna som transportföretagen kommer att ställa till dig. Dessa är avgörande eftersom de kommer att påverka villkoren för din frakt (leveranstid, typ av tjänst, fraktkostnad, betalningsfrist, kreditgräns etc.).

Så, förutse dessa frågor och var beredd att svara:

  • Vad är ditt företags verksamhetsområde? Hur viktigt är transport i din verksamhet? Vad är din årliga transportkostnad?


  • Hur är dessa varor förpackade? T.ex. lösa, krympfilmade på pallar, rullar, storsäck, tankbil etc.

  • Hur kan dessa varor lastas? T.ex. staplingsbara eller inte, lastning/lossning med bakgavellyft (ingen åtkomst med en stor semitrailer), ömtåliga varor, surrning krävs etc.


Transportörer kommer att vara särskilt intresserade av din föregående periods fraktstatistik. Detta gör det möjligt för dem att utvärdera och bedöma sin passform i deras transportkedja - varor, leveransplatser, volymer, transportrutter etc.

Vart rör sig dina varor? Vilka kvantiteter är involverade? Vad är regelbundenheten i dina transporter? Har dina transporter säsongsvariationer?

Cargoson kan hjälpa till!


Med Cargosons frakthanteringsprogramvara visas ditt företags fraktstatistik på ditt konto i interaktiva grafer och tabeller, samt i nedladdningsbart Excel-format. Detta gör det möjligt för dig att bearbeta och dela din fraktstatistik med dina fraktpartners tillsammans med andra upphandlingsdokument.

Ladda ner exempelfraktstatistiken


2. Välj rätt transportörer att skicka upphandlingen till.


Du kommer bara att uppnå bästa resultat om du skickar din upphandling till rätt transportföretag. Därför är det viktigt att analysera din nuvarande lista över transportörer och fundera på vem annan som kan vara lämplig för den nya upphandlingen.

Transportörerna, deras anställda och deras leveransnätverk förändras ständigt. Det är inte alls ett undantag om en transportör som tidigare inte erbjudit de bästa villkoren är klart bäst i nästa upphandling, och din nuvarande fraktpartner behöver en "väckarklocka". För att säkerställa aktivt deltagande och intresse från leverantörerna är det viktigt att känna till marknaden och veta vem man ska bjuda in till upphandlingen.

Om du behöver ett manus för val av transportör att följa när du diskuterar med potentiella transportörer går vi igenom huvudprinciperna i denna artikel: Att välja en frakttransportör: 10 tips [+ gratis poängkort]. Det finns också ett nedladdningsbart poängkort som du kan skriva ut och använda som din guide.

Cargoson kan hjälpa till!


Vår programvara innehåller mer än 1000 transportörer och vi har erfarenhet av att veta vilka som är aktiva inom olika fraktslag, riktningar och varugrupper. Cargoson, som leverantör av frakthanteringsprogramvara, står vid kundens sida i en neutral konsultroll och tillhandahåller därmed oberoende branschexpertis och rekommendationer.


3. Fastställ din strategi för fördelning av transportörer innan du genomför transportupphandlingen.


Här bör du tänka igenom och bestämma strategin för fördelning av transportörer och fraktlinjer.

En viktig aspekt vid utformningen av en strategi för fördelning av transportörer är säkerligen förmågan att betjäna större transportrutter och/eller kunder med särskilda krav.

Glöm inte heller att prata med ditt företags strategiska eller stora kunder för att förstå deras beredskap för en eventuell förändring av transportpartner.

Oftast kommer dock ditt val av transportör och ruttfördelningsstrategi att bestämmas av antalet transportörer som ditt företag realistiskt kan hantera dagligen. En programvara för flera transportörer kan hjälpa dig att hantera många fler transportörer (samtidigt som transparensen ökar) utan att öka personalen, genom att ha dem alla på en instrumentpanel och ett standardiserat arbetsflöde.

Möjliga fördelningsstrategier:
  • En transportör per land
  • En transportör per region/postnummer
  • En transportör per ursprung eller destination (leverantör eller kund)
  • En transportör baserat på varuvolym
  • En transportör baserat på varugrupp
  • Kombinationer

Cargoson kan hjälpa till!


Cargosons programvara är utformad för att hjälpa avsändaren att hitta de bästa transportvillkoren för dem, oavsett hur många fraktpartners som behövs. Oavsett om din strategi för fördelning av transportörer resulterar i 2 eller 12 fraktpartners spelar det inte längre någon roll - att beställa, spåra och hantera transporter från Cargosons transporthanteringsprogramvara är lika enkelt!


4. Skapa ett enkelt och tydligt upphandlingsdokument (fraktvillkor och prislista).


Ett typiskt upphandlingsdokument (RFP - Request for Proposal) förklarar vad som förväntas av transportörerna och beskriver dina transportbehov, såsom försändelseprofil, varornas karaktär, regelbundenhet i försändelser och detaljer om vad som ska ingå i priset (t.ex. bränsletillägg, försäkring, tullar). Även om detaljnivån är upp till ditt eget gottfinnande rekommenderar vi att ditt upphandlingsdokument ger tillräckligt med detaljer så att transportörerna vet grunden för deras pris- och leveranstidsanbud. Läs mer om hur fraktpriser bestäms från vår blogg: Fraktpris förklarat.

Upphandlingsdokumentet bör vara strukturerat, entydigt, lätt att fylla i och lätt att jämföra. Resultatet blir korrekta, uppdaterade tariffer och leveranstider samt en smidig process i ditt framtida partnerskap med dina transportörer.

Cargoson kan hjälpa till!

Gratis, nedladdningsbar mall för fraktupphandlingsdokument


Nedan kan du ladda ner ett exempel på bästa praxis för ett enkelt och tydligt upphandlingsdokument, som består av standardfraktvillkor och en mall för prislista.

Ladda ner Cargosons upphandlingsdokument, ändra dina fraktvillkor, lägg till dina ursprung och destinationer i mallen för prislista och skicka transportupphandlingen till din fraktpartner. Om de enkla fraktvillkoren inte räcker kan du, förutom mallen för prislista, även få ett mer detaljerat utkast till fraktvillkor.

Om du inte vet vilka transportörer du ska skicka transportupphandlingen till kan Cargoson, som en neutral konsult, hjälpa dig. Be om gratis råd


5. Registrera och realisera dina upphandlingsresultat (Cargosons frakthanteringsprogramvara).


När transportupphandlingen har genomförts, ytterligare förhandlingar om fraktavtal har gjorts (om det behövs) ochnomineringar har delats ut till transportörerna är det nödvändigt att implementera upphandlingsresultaten i ditt pågående partnerskap med dina valda transportörer.

En enkel sanning - var tydlig i dina val och håll fast vid utlovade nomineringar. För att framgångsrikt implementera upphandlingsresultaten med dina olika valda fraktpartners kan Cargosons frakthanteringsprogramvara hjälpa dig.

Cargoson kan hjälpa till!


Cargosons programvara för hantering av frakttariffer gör det möjligt för dig att ladda upp alla prislistor som du fått från olika transportörer till ditt företags konto. Programvarans avancerade priskalkylmotor ger både dig och andra personer i ditt företag som hanterar transporter en tydlig överblick över fraktvillkoren som erbjuds av olika fraktpartners. Detta skapar ett oöverträffat enkelt sätt att jämföra och fatta välgrundade beslut för att beställa transporter och fatta beslut. Och för att toppa det hela behöver du inte börja använda en ny transportörswebbplats eller bygga en egen API-integration för transportörer, eftersom detta redan hanteras av Cargosons inbyggda programvara för transportörsintegration.

Prova Cargoson och se själv: Registrera konto