Software para el Departamento Logístico

Los equipos logísticos gestionan diariamente una larga lista de tareas: reserva de transportistas, seguimiento de envíos, gestión de documentación aduanera y respuesta a cambios de último minuto. Cuando estos detalles están dispersos entre correos electrónicos, hojas de cálculo y portales de transportistas, es fácil perder su rastro. El software para el departamento logístico (o software de gestión del transporte) reúne todo en un único sistema, simplificando la vida de todos los miembros del equipo.

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Desafíos diarios en un departamento logístico ocupado

Sistemas múltiples y tareas superpuestas

Los responsables de logística frecuentemente cambian entre portales de transportistas, correos electrónicos y hojas de cálculo. Cada transportista podría tener su propio inicio de sesión y proceso, lo que lleva a confusión y pérdida de tiempo en tareas repetitivas.

Confusión y actualizaciones de tarifas

Los transportistas a menudo utilizan precios basados en contrato o presupuestos ad hoc, cada uno con su propio recargo por combustible (a veces llamado BAF). Como menciona Aivo Kurik en "La lista de precios del transporte por carretera europeo es como un menú de restaurante con más de 10.000 platos", llevar un registro de todas estas variables puede ser abrumador. Muchos equipos aún dependen de hojas de cálculo o acceden a sistemas de múltiples transportistas para calcular manualmente el costo de cada envío. Incluso un pequeño descuido, como no considerar un recargo actualizado, puede llevar a gastos excesivos o problemas de facturación.

Entrada manual de datos y errores

Copiar y pegar detalles en varios portales no solo es tedioso, sino también propenso a errores. Un solo error tipográfico en una dirección o en el peso puede llevar a disputas de facturación o retrasos en el envío.

Visibilidad limitada para otros departamentos

El personal de almacén, los equipos financieros y los departamentos de compras a menudo también necesitan actualizaciones sobre los envíos. Cuando los datos están dispersos, se termina con repetidas llamadas telefónicas, correos electrónicos o conjeturas.

Características principales del software para el departamento logístico que resuelven problemas comunes

Gestión centralizada de envíos

Ingresa los detalles del envío una vez, elige entre tus transportistas preferidos, luego reserva. Toda la documentación, la información de seguimiento y las listas de precios se encuentran en un solo lugar, así que no tienes que recordar múltiples contraseñas o hacer malabares entre pestañas del navegador.

Visibilidad de costos en tiempo real

Un software que almacena tus precios contractuales y puede solicitar presupuestos en tiempo real hace que sea fácil comparar los costos de los transportistas. Ve tu costo total de envío antes de reservar, protegiendo el presupuesto y eliminando sorpresas.

Colaboración y transparencia

El software para el departamento logístico da acceso a todos los que lo necesitan: compras, ventas, equipos de almacén y gerentes. Las actualizaciones en tiempo real significan menos correos electrónicos de ida y vuelta, minimizando los retrasos.

Análisis y reportes

Los datos precisos te ayudan a identificar ineficiencias, medir el rendimiento de los transportistas y calcular el costo por envío. También ofrece información sobre las emisiones de CO2 u otros parámetros importantes para los objetivos de tu empresa.

Ganancias en el mundo real: lo que dicen los equipos

1. Comunicación más rápida y fácil

Viru Elektrikaubandus descubrió que el intercambio de correos electrónicos de ida y vuelta con varios transportistas se estaba volviendo inmanejable. Después de usar Cargoson, el equipo declaró:

"Ya no tenemos que preguntar a nadie en qué punto está el envío, podemos monitorear la información en tiempo real, no tenemos que hacer llamadas telefónicas o realizar trabajos manuales tontos. Todo lo que Cargoson nos había prometido inicialmente se ha cumplido."

2. Mejor visibilidad para la dirección

Data Print, un fabricante de etiquetas, luchaba por encontrar el transportista adecuado para cada uno de sus numerosos destinos de envío. En sus palabras:

"Con la ayuda de Cargoson, bastan unos pocos clics y en pocos instantes se pueden ver las ofertas en las que varios transportistas han prometido entregar nuestras mercancías.Cargoson hace que el trabajo logístico sea mucho más rápido y claro, pero también más transparente para la dirección, el departamento de compras y ventas."

3. Ahorros directos de costos y tiempo

Nefab reportó un impacto medible en las operaciones diarias:

"Se estima que gastamos un 20-30% menos de tiempo al día en ordenar los transportes, lo que también significa un ahorro directo en costos. Incluso los socios de transporte han dicho que tienen menos trabajo manual y la vida se ha vuelto más fácil."

4. Coordinación de múltiples ubicaciones

Onninen necesitaba una solución para un gran equipo con muchas ubicaciones y cientos de vendedores que todos necesitaban ordenar transportes. Usando el software para el departamento logístico de Cargoson, simplemente ingresan sus necesidades de envío en un solo sistema, y el responsable de logística revisa y finaliza periódicamente cada solicitud. Todo el proceso es visible para cada departamento: incluso la contabilidad puede confirmar los costos sin correos electrónicos o llamadas adicionales. Según Toomas Veskus, su responsable logístico para el Báltico:

"Todo sucedía por correo electrónico, pero se volvió complicado porque hay muchas partes y trabajamos en dos turnos [...] En el caso de Cargoson, los transportistas ingresan los datos por sí mismos, y esto es un importante ahorro de tiempo para nosotros."

Onninen también obtuvo mejor información sobre los envíos y los costos generales:

"Naturalmente, ahorrar tiempo también significa ahorrar dinero, y aunque no lo hemos calculado con precisión, es seguro decir que sin Cargoson, probablemente habría más personas trabajando que mantendrían un ojo en todo el proceso y llevarían el contenido de las conversaciones a hojas de Excel comunes. Cargoson está haciendo este trabajo automáticamente para nosotros."

Recursos adicionales

Si eres un fabricante en busca de una guía más especializada, echa un vistazo a nuestro artículo sobre software de gestión del transporte para fabricantes. Cubre cómo manejar cargas pesadas en pallets, comparar transportistas y mejorar procesos únicos para la producción.

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