Software voor de logistieke afdeling

Logistieke teams behandelen dagelijks een lange lijst taken: vervoerders boeken, zendingen volgen, douanepapierwerk afhandelen en reageren op last-minute wijzigingen. Wanneer deze details verspreid zijn over e-mails, spreadsheets en vervoerdersportalen, is het gemakkelijk om het overzicht te verliezen. Logistieke afdelingssoftware (of transportbeheersoftware) brengt alles samen in één systeem, waardoor het leven voor iedereen in het team gemakkelijker wordt.

Boek een gratis consultatie

Dagelijkse uitdagingen in een drukke logistieke afdeling

Meerdere systemen en overlappende taken

Logistiek managers schakelen vaak tussen vervoerdersportalen, e-mails en spreadsheets. Elke vervoerder kan zijn eigen inloggegevens en proces hebben, wat leidt tot verwarring en tijdverlies door repetitieve taken.

Tariefverwarring en updates

Vervoerders gebruiken vaak contractprijzen of ad-hoc offertes, elk met hun eigen brandstoftoeslag (soms BAF genoemd). Zoals Aivo Kurik vermeldt in "De Europese wegtransport prijslijst is als een restaurantmenu met 10.000+ gerechten", kan het bijhouden van al deze variabelen overweldigend zijn. Veel teams vertrouwen nog steeds op spreadsheets of loggen in op meerdere vervoerderssystemen om handmatig de kosten van elke zending te berekenen. Zelfs een kleine vergissing - zoals het missen van een bijgewerkte toeslag - kan leiden tot te hoge uitgaven of factureringsproblemen.

Handmatige gegevensinvoer en fouten

Het kopiëren en plakken van gegevens in verschillende portalen is niet alleen vervelend - het is ook vatbaar voor fouten. Een enkele typefout in een adres of gewicht kan leiden tot factureringsgeschillen of vertragingen in de verzending.

Beperkte zichtbaarheid voor andere afdelingen

Magazijnpersoneel, financiële teams en inkoopafdelingen hebben vaak ook updates over zendingen nodig. Wanneer gegevens verspreid zijn, eindigt u met herhaalde telefoontjes, e-mails of giswerk.

Kernfuncties van logistieke afdelingssoftware die veelvoorkomende problemen oplossen

Gecentraliseerd zendingsbeheer

Voer zendingsgegevens eenmalig in, kies uit uw voorkeursvervoerders en boek vervolgens. Alle documentatie, trackinginformatie en prijslijsten bevinden zich op één plek - zodat u geen meerdere wachtwoorden hoeft te onthouden of tussen browsertabbladen hoeft te jongleren.

Live kostenzichtbaarheid

Software die uw contractprijzen opslaat en realtime offertes kan aanvragen, maakt het eenvoudig om vervoerderskosten te vergelijken. U ziet uw totale vrachtkosten vóór het boeken, waardoor het budget wordt beschermd en verrassingen worden geëlimineerd.

Samenwerking en transparantie

Logistieke afdelingssoftware geeft toegang aan iedereen die het nodig heeft: inkoop, verkoop, magazijnteams en managers. Real-time updates betekenen minder heen-en-weer e-mails, waardoor vertragingen worden geminimaliseerd.

Analyse en rapportage

Nauwkeurige gegevens helpen u inefficiënties op te sporen, prestaties van vervoerders te meten en kosten per zending te berekenen. Het biedt ook inzichten in CO2-uitstoot of andere metrics die belangrijk zijn voor de doelen van uw bedrijf.

Echte voordelen: wat teams zeggen

1. Snellere en gemakkelijkere communicatie

Viru Elektrikaubandus ontdekte dat het heen en weer mailen met verschillende vervoerders uit de hand liep. Na het gebruik van Cargoson zei het team:

"We hoeven nergens meer te vragen hoe ver de zending is, we kunnen de informatie in realtime volgen, we hoeven niet meer te bellen of dom handmatig werk te doen. Alles wat Cargoson ons aanvankelijk beloofde, is uitgekomen."

2. Betere zichtbaarheid voor het management

Data Print, een etikettenfabrikant, worstelde om de juiste vervoerder te vinden voor elk van zijn vele verzendbestemmingen. In hun woorden:

"Met behulp van Cargoson is het slechts een paar klikken verwijderd, en in een mum van tijd kun je aanbiedingen zien waarin verschillende vervoerders hebben beloofd onze goederen te leveren. Cargoson maakt het logistieke werk veel sneller en duidelijker, maar ook transparanter voor management, inkoop & verkoopafdeling."

3. Directe kosten- en tijdsbesparing

Nefab rapporteerde een meetbare impact op de dagelijkse activiteiten:

"We schatten dat we 20-30% minder tijd per dag besteden aan het bestellen van transport, wat ook directe kostenbesparingen betekent. Transportpartners hebben ook gezegd dat ze minder handmatig werk hebben en het leven gemakkelijker is geworden."

4. Coördinatie van meerdere locaties

Onninen had een oplossing nodig voor een groot team met vele vestigingen en honderden verkopers die allemaal transport moesten bestellen. Met behulp van Cargoson's logistieke afdelingssoftware voeren ze simpelweg hun verzendbehoeften in één systeem in, en de logistiek manager beoordeelt en finaliseert periodiek elk verzoek. Het hele proces is zichtbaar voor elke afdeling - zelfs de boekhouding kan kosten bevestigen zonder extra e-mails of telefoontjes. Volgens Toomas Veskus, hun Baltische logistiek manager:

"Alles gebeurde per e-mail, maar het werd ingewikkeld omdat er veel partijen zijn en we in twee ploegen werken [...] In het geval van Cargoson voeren de vervoerders de gegevens zelf in, en dit is een belangrijke tijdsbesparing voor ons."

Onninen kreeg ook beter inzicht in algemene zendingen en kosten:

"Natuurlijk betekent tijdsbesparing ook kostenbesparing, en hoewel we dit niet precies hebben berekend, is het veilig om te zeggen dat er zonder Cargoson waarschijnlijk meer mensen aan het werk zouden zijn die het hele proces in de gaten zouden houden en de inhoud van gesprekken naar gemeenschappelijke Excel-spreadsheets zouden brengen. Cargoson doet dit werk automatisch voor ons."

Aanvullende bronnen

Als u een fabrikant bent die op zoek is naar meer gespecialiseerde begeleiding, neem dan een kijkje in ons artikel over transportbeheersoftware voor fabrikanten. Het behandelt hoe om te gaan met zware palletladingen, vervoerders te vergelijken en processen te verbeteren die uniek zijn voor de productie.

Klaar om orde te brengen in het werk van uw logistieke afdeling?

Logistieke afdelingssoftware centraliseert de selectie van vervoerders, kostenvergelijkingen en communicatie tussen collega's, klanten en partners. Het betekent minder fouten, snellere boekingen en betere transparantie voor iedereen die erbij betrokken is.

Boek een gratis 30-minuten durende consultatie en laten we uw huidige processen en mogelijke verbeteringen bespreken. Verandering is niet altijd gemakkelijk, maar we hebben honderden Europese bedrijven geholpen om over te stappen - en de voordelen spreken voor zich. Bekijk onze referenties.

Boek nu een gratis consultatie