Le gare di trasporto o l'approvvigionamento di trasporto merci possono sembrare complessi e scoraggianti da intraprendere, ma organizzarli potrebbe essere in realtà più semplice di quanto pensiate.


In senso più ampio, cosa intendiamo per "gara di trasporto"? Definizione: Una gara in cui un'azienda decide di utilizzare più fornitori di servizi di trasporto per le proprie esigenze di trasporto merci. Per molte aziende in Europa, il periodo comune di gara è di un anno.

Definizioni


Prima di passare alla guida su come condurre una gara di trasporto nel prossimo capitolo, definiamo alcuni termini chiave relativi al processo.

  1. Gara di Trasporto, nota anche come Approvvigionamento di Trasporto Merci: Questi termini si riferiscono al processo in cui un'azienda invita più fornitori di servizi di trasporto a fare offerte per fornire servizi di trasporto merci. È un metodo sistematico ed equo per selezionare un fornitore di servizi in base a costi, servizio, tempi di consegna, affidabilità, disponibilità e altri fattori importanti per l'azienda. Le gare di solito coprono un periodo specifico, spesso un anno in molte aziende europee. L'approvvigionamento di trasporto merci è un processo standard nelle spedizioni aziendali, ma sta diventando sempre più comune anche tra le piccole imprese che utilizzano un TMS.

  2. Gara di Spedizione / Gara di Carico: Questo è quando uno spedizioniere conduce una gara per un singolo carico o per un'esigenza di trasporto una tantum. Per ulteriori informazioni, consulta il nostro precedente articolo "Cos'è lo Spot Freight?". In quel post del blog, imparerai come lo spot freight può fornire soluzioni per esigenze di spedizione impreviste, potenziali opportunità di risparmio sui costi e le incertezze e i rischi che comporta. Tuttavia, l'obiettivo di questo articolo è il processo di approvvigionamento con contratti a lungo termine, ovvero la gara di trasporto o l'approvvigionamento di trasporto merci.

  3. Software di Gara di Trasporto: Si tratta di strumenti digitali progettati per automatizzare il processo di gara di trasporto. Gli strumenti di gara di trasporto aiutano nella creazione di documenti di gara, nella gestione delle offerte di vari vettori, nel confronto in base a più parametri e infine nella selezione di quelli più adatti. Il software di solito include funzionalità per la gestione dei documenti, la comunicazione con gli offerenti, l'analisi delle offerte e il reporting.

In questo post del blog, ti forniremo consigli pratici, strumenti e modelli per organizzare una semplice gara di trasporto. Il nostro focus principale qui è sull'approvvigionamento di trasporto merci o sulla gara di trasporto come processo di contratto a lungo termine, piuttosto che affrontare gare per singoli carichi o spedizioni.


I principi chiave da seguire quando si organizza una gara di trasporto:

  • Sii aperto;
  • Prepara una documentazione semplice e chiara;
  • Mantieni la parola data e prendi decisioni ferme.

5 Passi per Condurre una Gara di Trasporto di Successo


1. Comprendi la tua azienda, le merci che spedisci e le tue rotte operative (statistiche di trasporto merci).


Rispondi alle domande che ti faranno le aziende di trasporto. Queste sono cruciali in quanto influenzeranno i termini del tuo trasporto (tempo di consegna, tipo di servizio, costo del trasporto, scadenza di pagamento, limite di credito, ecc).

Quindi, anticipa queste domande e sii pronto a rispondere:

  • Qual è il settore di attività della tua azienda? Quanto è importante il trasporto nella tua attività? Qual è il tuo costo annuale di trasporto?

  • Quali sono le tue merci? Sono merci parcel, LTL o FTL? Merci standard o merci pericolose? Sono sensibili alla temperatura?

  • Come sono imballate queste merci? Ad esempio, sfuse, termoretratte su pallet, rotoli, big bag, cisterna, ecc.

  • Come possono essere caricate queste merci? Ad esempio, impilabili o meno, carico/scarico con sponda idraulica (nessun accesso con un grande semirimorchio), merci fragili, necessità di ancoraggio, ecc.


I vettori saranno particolarmente interessati alle statistiche di trasporto merci del periodo precedente. Questo permette loro di valutare e valutare la loro idoneità nella loro catena di trasporto - merci, luoghi di consegna, volumi, rotte di trasporto, ecc.

Dove si muovono le tue merci? Quali sono le quantità coinvolte? Qual è la regolarità dei tuoi trasporti? I tuoi trasporti hanno fluttuazioni stagionali?

Cargoson può aiutarti!


Con il software di gestione trasporti di Cargoson, le statistiche di trasporto merci della tua azienda sono visualizzate sul tuo account in grafici e tabelle interattive, nonché in formato Excel scaricabile. Questo ti permette di elaborare e condividere le tue statistiche di trasporto merci con i tuoi partner di trasporto insieme ad altri documenti di gara.

Scarica l'esempio di statistiche di trasporto merci


2. Seleziona i vettori giusti a cui inviare la gara.


Otterrai i migliori risultati solo se invii la tua gara alle aziende di trasporto giuste. Pertanto, è essenziale analizzare il tuo attuale elenco di vettori e pensare a chi altro potrebbe essere adatto per la nuova gara.

I vettori, i loro dipendenti e le loro reti di consegna sono in costante cambiamento. Non è affatto un'eccezione se un vettore che in precedenza non ha offerto le migliori condizioni è chiaramente il migliore nella gara successiva e il tuo attuale partner di trasporto ha bisogno di una "sveglia". Per garantire una partecipazione attiva e l'interesse dei fornitori, è importante conoscere il mercato e sapere chi invitare alla gara.

Se hai bisogno di uno script di selezione del vettore da seguire quando discuti con potenziali vettori, trattiamo i principi principali in questo articolo: Selezionare un Vettore di Trasporto Merci: 10 Consigli [+ scheda di valutazione gratuita]. C'è anche una scheda di valutazione scaricabile che puoi stampare e usare come guida.

Cargoson può aiutarti!


Il nostro software include più di 1000 vettori e abbiamo l'esperienza per sapere chi opera attivamente in diverse modalità di trasporto, direzioni e gruppi merceologici. Cargoson, come fornitore di software di gestione trasporti, si schiera con il cliente in un ruolo di consulente neutrale, fornendo così competenze e raccomandazioni indipendenti del settore.


3. Stabilisci la tua strategia di allocazione dei vettori prima di condurre la gara di trasporto.


Qui dovresti pensare e determinare la strategia per l'allocazione dei vettori e delle linee di trasporto.

Un aspetto importante della progettazione di una strategia di allocazione dei vettori è certamente la capacità di servire le principali rotte di trasporto e/o i clienti con esigenze speciali.

Inoltre, non dimenticare di parlare con i clienti strategici o di grandi dimensioni della tua azienda per capire la loro disponibilità a un possibile cambio di partner di trasporto.

Molto spesso, però, la tua strategia di selezione dei vettori e di allocazione delle rotte sarà determinata dal numero di vettori che la tua azienda può realisticamente gestire quotidianamente. Un software di spedizione multi-vettore può aiutarti a gestire molti più vettori (aumentando al contempo la trasparenza) senza aumentare il personale, avendoli tutti su un'unica dashboard e un flusso di lavoro standardizzato.

Possibili strategie di allocazione:
  • Un vettore per paese
  • Un vettore per regione/codice postale
  • Un vettore per origine o destinazione (fornitore o cliente)
  • Un vettore in base al volume delle merci
  • Un vettore in base al gruppo merceologico
  • Combinazioni

Cargoson può aiutarti!


Il software di Cargoson è progettato per aiutare il mittente a trovare le migliori condizioni di trasporto per lui, indipendentemente da quanti partner di trasporto sono necessari. Che la tua strategia di allocazione dei vettori si traduca in 2 o 12 partner di trasporto non ha più importanza: ordinare, tracciare e gestire il trasporto dal software di gestione trasporti di Cargoson è altrettanto facile!


4. Crea un documento di gara semplice e chiaramente comprensibile (condizioni di spedizione e modello di listino prezzi).


Un tipico documento di gara (RFP - Request for Proposal) spiega cosa ci si aspetta dai vettori e descrive le tue esigenze di trasporto, come il profilo di spedizione, la natura delle merci, la regolarità delle spedizioni e i dettagli su cosa dovrebbe essere incluso nel prezzo (ad es. supplemento carburante, assicurazione, pedaggi). Sebbene il livello di dettaglio sia a tua discrezione, ti consigliamo che il tuo documento di gara fornisca dettagli sufficienti in modo che i vettori conoscano la base per le loro offerte di prezzo e tempo di consegna. Leggi di più su come vengono determinati i prezzi di trasporto dal nostro blog: Prezzo di trasporto spiegato.

Il documento di gara dovrebbe essere strutturato, non ambiguo, facile da compilare e facile da confrontare. Il risultato saranno tariffe e tempi di consegna accurati e aggiornati e un processo fluido nella tua futura partnership con i tuoi vettori.

Cargoson può aiutarti!

Modello di documento di approvvigionamento di trasporto merci gratuito e scaricabile


Sotto questo articolo, puoi scaricare un esempio di best practice di un semplice e chiaro documento di gara, che consiste in condizioni di trasporto standard e un modello di listino prezzi.

Scarica i documenti di gara di Cargoson, modifica le tue condizioni di trasporto, aggiungi le tue origini e destinazioni al modello di listino prezzi e invia la gara di trasporto al tuo partner di trasporto. Se le semplici condizioni di trasporto non sono sufficienti, oltre al modello di listino prezzi, puoi anche ottenere una bozza più dettagliata delle condizioni di trasporto.

Se non sai a quali vettori inviare la gara di trasporto, Cargoson, in qualità di consulente neutrale, può aiutarti. Chiedi una consulenza gratuita


5. Registra e realizza i risultati della tua gara (software di gestione trasporti di Cargoson).


Una volta che la gara di trasporto è stata condotta, viene fatta un'ulteriore negoziazione del contratto di trasporto (se necessario) e le nomine sono state distribuite ai vettori, è necessario implementare i risultati della gara nella tua partnership in corso con i vettori scelti.

Una semplice verità: sii chiaro nelle tue scelte e attieniti alle nomine promesse. Per implementare con successo i risultati della gara con i tuoi vari partner di trasporto scelti, il software di gestione trasporti di Cargoson può aiutarti.

Cargoson può aiutarti!


Il software di gestione delle tariffe di trasporto di Cargoson ti consente di caricare tutti i listini prezzi ricevuti da diversi vettori sull'account della tua azienda. Il sofisticato motore di calcolo dei prezzi del software offre sia a te che ad altre persone della tua azienda che si occupano di trasporti una chiara panoramica delle condizioni di trasporto offerte da diversi partner di trasporto. Questo crea un modo senza precedenti semplice per confrontare e prendere decisioni informate per ordinare il trasporto e prendere decisioni. E, per concludere, non devi iniziare a utilizzare un nuovo sito web del vettore o costruire tu stesso un'integrazione API del vettore, poiché questo è già gestito dal software di integrazione dei vettori integrato di Cargoson.

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