Transportaanbestedingen of vrachtverwerving kunnen complex en overweldigend lijken, maar het organiseren ervan kan eigenlijk eenvoudiger zijn dan u dacht.


In de breedste zin van het woord, wat bedoelen we met "transportaanbesteding"? Definitie: Een aanbesteding waarbij een bedrijf besluit om meerdere transportdienstverleners te gebruiken voor zijn vrachttransportbehoeften. Voor veel Europese bedrijven is de gebruikelijke aanbestedingsperiode één jaar.

Definities


Voordat we in het volgende hoofdstuk de gids voor het uitvoeren van een transportaanbesteding doorlopen, laten we eerst enkele belangrijke termen definiëren die verband houden met het proces.

  1. Transportaanbesteding, ook wel vrachtverwerving genoemd: Deze termen verwijzen naar het proces waarbij een bedrijf meerdere transportdienstverleners uitnodigt om in te schrijven voor het leveren van vrachtdiensten. Het is een systematische en eerlijke methode om een dienstverlener te selecteren op basis van kosten, service, levertijden, betrouwbaarheid, beschikbaarheid en andere factoren die belangrijk zijn voor het bedrijf. Aanbestedingen dekken meestal een specifieke periode, vaak één jaar bij veel Europese bedrijven. Vrachtverwerving is een standaardproces in ondernemingsverzending, maar wordt ook steeds vaker toegepast bij kleine bedrijven die een TMS gebruiken.

  2. Zendingaanbesteding / Ladingaanbesteding: Dit is waar een afzender een aanbesteding uitvoert voor één lading of een eenmalige transportbehoefte. Voor meer informatie kunt u ons eerdere artikel "Wat is spotvrachtvervoer?" lezen. In dat blogbericht leert u hoe spotvrachtvervoer oplossingen kan bieden voor onverwachte verzendbehoeften, mogelijke kostenbesparende kansen en de onzekerheden en risico's die daarmee gepaard gaan. De focus van het huidige artikel ligt echter op het langetermijncontractaanbestedingsproces, dat transportaanbesteding of vrachtverwerving wordt genoemd.

  3. Vrachtaanbestedingssoftware: Dit zijn digitale tools die zijn ontworpen om het proces van vrachtaanbesteding te automatiseren. Vrachtaanbestedingstools helpen bij het maken van aanbestedingsdocumenten, het beheren van inschrijvingen van verschillende vervoerders, het vergelijken ervan op basis van meerdere parameters en uiteindelijk het selecteren van de meest geschikte. De software bevat meestal functies voor documentbeheer, communicatie met inschrijvers, biedingsanalyse en rapportage.

In dit blogbericht geven we u praktische tips, tools en sjablonen voor het organiseren van een eenvoudige transportaanbesteding. Onze belangrijkste focus ligt hier op vrachtverwerving of transportaanbesteding als een langetermijncontractproces, in plaats van het behandelen van aanbestedingen voor één lading of zending.


De belangrijkste principes om te volgen bij het organiseren van een vrachtaanbesteding:

  • Wees open;
  • Bereid eenvoudige en duidelijke documentatie voor;
  • Houd je aan je woord en neem stevige beslissingen.

5 stappen voor een succesvolle transportaanbesteding


1. Begrijp uw bedrijf, de goederen die u verzendt en uw operationele routes (vrachtstatistieken).


Beantwoord de vragen die transportbedrijven u zullen stellen. Deze zijn cruciaal omdat ze van invloed zullen zijn op de voorwaarden van uw vracht (levertijd, soort service, vrachtkosten, betalingstermijn, kredietlimiet, enz.).

Anticipeer dus op deze vragen en wees voorbereid om ze te beantwoorden:

  • Wat is het werkterrein van uw bedrijf? Hoe belangrijk is transport in uw bedrijf? Wat zijn uw jaarlijkse transportkosten?


  • Hoe zijn deze goederen verpakt? Bijv. los, geshrinkwrapped op pallets, rollen, big bag, tanker, enz.

  • Hoe kunnen deze goederen geladen worden? Bijv. stapelbaar of niet, laden/lossen met laadklep (geen toegang met een grote oplegger), breekbare goederen, vastbinden vereist, enz.


Vervoerders zullen vooral geïnteresseerd zijn in uw vrachtstatistieken van de vorige periode. Dit stelt hen in staat om te evalueren en te beoordelen of ze passen in hun transportketen - goederen, leveringslocaties, volumes, transportroutes, enz.

Waar gaan uw goederen naartoe? Welke hoeveelheden zijn hierbij betrokken? Hoe regelmatig zijn uw transporten? Hebben uw transporten seizoensgebonden schommelingen?

Cargoson kan helpen!


Met de vrachtbeheersoftware van Cargoson worden de vrachtstatistieken van uw bedrijf weergegeven op uw account in interactieve grafieken en tabellen, evenals in downloadbare Excel-indeling. Dit stelt u in staat om uw vrachtstatistieken te verwerken en te delen met uw vrachtpartners, samen met andere aanbestedingsdocumenten.

Download de voorbeeldvrachtstatistieken


2. Selecteer de juiste vervoerders om de aanbesteding naar te sturen.


U zult alleen de beste resultaten behalen als u uw aanbesteding naar de juiste transportbedrijven stuurt. Het is daarom essentieel om uw huidige lijst met vervoerders te analyseren en na te denken over wie anders geschikt zou kunnen zijn voor de nieuwe aanbesteding.

De vervoerders, hun medewerkers en hun leveringsnetwerken veranderen voortdurend. Het is helemaal niet uitzonderlijk als een vervoerder die voorheen niet de beste voorwaarden bood, duidelijk de beste is in de volgende aanbesteding, en uw huidige vrachtpartner een "wake-upcall" nodig heeft. Om actieve deelname en interesse van de aanbieders te waarborgen, is het belangrijk de markt te kennen en te weten wie u moet uitnodigen voor de aanbesteding.

Als u een script voor vervoerderselectie nodig heeft om te volgen bij het bespreken met potentiële vervoerders, gaan we in dit artikel over de belangrijkste principes: Een vrachtvervoerder selecteren: 10 tips [+ gratis scorekaart]. Er is ook een downloadbare scorekaart die u kunt uitprinten en gebruiken als leidraad.

Cargoson kan helpen!


Onze software biedt meer dan 1000 vervoerders en we hebben de ervaring om te weten wie actief is in verschillende vrachtmodi, richtingen en goederengroepen. Cargoson, als leverancier van vrachtbeheersoftware, staat in een neutrale consultantrol aan de kant van de klant, en biedt daardoor onafhankelijke branche-expertise en aanbevelingen.


3. Stel uw strategie voor vervoerderstoewijzing vast voordat u de transportaanbesteding uitvoert.


Hier moet u nadenken over en bepalen wat de strategie is voor het toewijzen van vervoerders en vrachtlijnen.

Een belangrijk aspect bij het ontwerpen van een strategie voor vervoerderstoewijzing is zeker de mogelijkheid om grote transportroutes en/of klanten met speciale eisen te bedienen.

Vergeet ook niet om te praten met de strategische of grote klanten van uw bedrijf om te begrijpen of zij bereid zijn voor een mogelijke wijziging van transportpartner.

Meestal zal uw selectie van vervoerders en toewijzing van routes echter worden bepaald door het aantal vervoerders dat uw bedrijf dagelijks realistisch kan beheren. Een software voor verzending via meerdere vervoerders kan u helpen om veel meer vervoerders te beheren (en de transparantie te vergroten) zonder extra personeel, doordat ze allemaal op één dashboard staan en er een gestandaardiseerde workflow is.

Mogelijke toewijzingsstrategieën:
  • Eén vervoerder per land
  • Eén vervoerder per regio/postcode
  • Eén vervoerder per herkomst of bestemming (leverancier of klant)
  • Eén vervoerder op basis van goederenvolume
  • Eén vervoerder op basis van goederengroep
  • Combinaties

Cargoson kan helpen!


De software van Cargoson is ontworpen om de afzender te helpen de beste transportvoorwaarden voor hen te vinden, ongeacht hoeveel vrachtpartners er nodig zijn. Of uw strategie voor vervoerderstoewijzing resulteert in 2 of 12 vrachtpartners maakt niet langer uit - het bestellen, traceren en beheren van transport vanuit de transportbeheersoftware van Cargoson is even gemakkelijk!


4. Maak een eenvoudig en duidelijk begrijpelijk aanbestedingsdocument (sjabloon voor verzendvoorwaarden en prijslijst).


Een typisch aanbestedingsdocument (RFP - Request for Proposal) legt uit wat er van de vervoerders wordt verwacht en beschrijft uw transportbehoeften, zoals zendingsprofiel, aard van de goederen, regelmaat van zendingen en details over wat in de prijs moet zijn inbegrepen (bijv. brandstoftoeslag, verzekering, tolgelden). Hoewel de mate van detail aan u is, raden we aan dat uw aanbestedingsdocument voldoende details bevat, zodat vervoerders weten op basis waarvan hun prijs- en levertijdoffertes zijn. Lees meer over hoe vrachtprijzen worden bepaald in onze blog: Vrachtprijs uitgelegd.

Het aanbestedingsdocument moet gestructureerd, ondubbelzinnig, gemakkelijk in te vullen en gemakkelijk te vergelijken zijn. Het resultaat zal nauwkeurige, actuele tarieven en levertijden zijn, en een soepel proces in uw toekomstige samenwerking met uw vervoerders.

Cargoson kan helpen!

Gratis downloadbare sjabloon voor vrachtverwerving


Onder dit artikel kunt u een best practice-voorbeeld downloaden van een eenvoudig en duidelijk aanbestedingsdocument, bestaande uit standaard vrachtvoorwaarden en een sjabloon voor een prijslijst.

Download de aanbestedingsdocumenten van Cargoson, pas uw vrachtvoorwaarden aan, voeg uw herkomst- en bestemmingslocaties toe aan het sjabloon voor de prijslijst en stuur de transportaanbesteding naar uw vrachtpartner. Als de eenvoudige vrachtvoorwaarden niet voldoende zijn, kunt u naast het sjabloon voor de prijslijst ook een meer gedetailleerde conceptversie van de vrachtvoorwaarden krijgen.

Als u niet weet naar welke vervoerders u de transportaanbesteding moet sturen, kan Cargoson u, als neutrale consultant, helpen. Vraag gratis advies aan


5. Registreer en realiseer uw aanbestedingsresultaten (Cargoson's vrachtbeheersoftware).


Zodra de transportaanbesteding is uitgevoerd, eventuele verdere onderhandelingen over het vrachtcontract zijn gedaan (indien nodig) en nominaties zijn verdeeld over de vervoerders, is het noodzakelijk om de aanbestedingsresultaten te implementeren in uw voortdurende samenwerking met uw gekozen vervoerders.

Een eenvoudige waarheid - wees duidelijk in uw keuzes en houd je aan de beloofde nominaties. Om de aanbestedingsresultaten succesvol te implementeren met uw verschillende gekozen vrachtpartners, kan de vrachtbeheersoftware van Cargoson u helpen.

Cargoson kan helpen!


Met de software voor vrachtprijsbeheer van Cargoson kunt u alle prijslijsten die u van verschillende vervoerders heeft ontvangen, uploaden naar het account van uw bedrijf. De geavanceerde prijsberekeningsengine van de software geeft zowel u als andere mensen in uw bedrijf die met transport te maken hebben een duidelijk overzicht van de vrachtvoorwaarden die door verschillende vrachtpartners worden aangeboden. Dit creëert een ongekend eenvoudige manier om te vergelijken en geïnformeerde beslissingen te nemen voor het bestellen van transport en het nemen van beslissingen. En om de kroon op het werk te zetten, hoeft u geen nieuwe vervoerderswebsite te gebruiken of zelf een API-integratie met de vervoerder te bouwen, aangezien dit al wordt afgehandeld door de ingebouwde software voor vervoerdersintegratie van Cargoson.

Probeer Cargoson en overtuig uzelf: Registreer account