Транспортні тендери або закупівля вантажоперевезень можуть здаватися складними та грізними, але організація їх може виявитися простішою, ніж ви думали.


У найширшому сенсі, що ми маємо на увазі під "транспортним тендером"? Визначення: Тендер, де компанія вирішує використовувати кількох постачальників транспортних послуг для своїх вантажних потреб. Для багатьох компаній у Європі звичайний період тендеру становить один рік.

Визначення


Перш ніж перейти до керівництва з проведення транспортного тендеру в наступному розділі, визначимо деякі ключові терміни, пов'язані з цим процесом.

  1. Транспортний тендер, також відомий як закупівля вантажоперевезень: Ці терміни стосуються процесу, коли компанія запрошує кількох постачальників транспортних послуг подати пропозиції на надання вантажних послуг. Це систематичний і справедливий метод вибору постачальника послуг на основі вартості, обслуговування, термінів доставки, надійності, доступності та інших факторів, важливих для компанії. Тендери зазвичай охоплюють певний період, часто один рік у багатьох європейських компаніях. Закупівля вантажоперевезень є стандартним процесом у корпоративних відправленнях, але також стає все більш поширеною серед малих підприємств, які використовують TMS.

  2. Тендер на відправлення / тендер на вантаж: Це коли відправник проводить тендер на один вантаж або одноразову транспортну потребу. Для подальшого ознайомлення перегляньте нашу попередню статтю "Що таке спот-фрахт?". У цій статті ви дізнаєтесь, як спот-фрахт може забезпечити рішення для непередбачених транспортних потреб, потенційних можливостей економії коштів, а також про невизначеності та ризики, які він несе. Однак основна увага в цій статті приділяється процесу закупівлі довгострокових контрактів, тобто транспортним тендерам або закупівлі вантажоперевезень.

  3. Програмне забезпечення для транспортних тендерів: Це цифрові інструменти, призначені для автоматизації процесу проведення транспортних тендерів. Інструменти для транспортних тендерів допомагають у створенні тендерної документації, управлінні пропозиціями від різних перевізників, порівнянні їх за кількома параметрами та, зрештою, виборі найбільш підходящих. Програмне забезпечення зазвичай включає функції управління документами, комунікації з учасниками тендеру, аналізу пропозицій та звітності.

У цій статті ми надамо вам практичні поради, інструменти та шаблони для організації простого транспортного тендеру. Основна увага тут приділяється закупівлі вантажоперевезень або транспортним тендерам як процесу укладання довгострокових контрактів, а не розглядаються тендери на окремі вантажі або відправлення.


Ключові принципи, яких слід дотримуватися при організації транспортного тендеру:

  • Будьте відкритими;
  • Підготуйте просту та зрозумілу документацію;
  • Дотримуйтесь свого слова та приймайте тверді рішення.

5 кроків для успішного проведення транспортного тендеру


1. Зрозумійте свій бізнес, товари, які ви відправляєте, та операційні маршрути (статистика вантажоперевезень).


Відповідайте на запитання, які поставлять вам транспортні компанії. Вони мають вирішальне значення, оскільки вплинуть на умови вашого вантажоперевезення (час доставки, тип послуги, вартість вантажоперевезення, термін оплати, кредитний ліміт тощо).

Тож передбачте ці запитання та будьте готові відповісти:

  • Яка сфера діяльності вашої компанії? Наскільки важливим є транспорт у вашому бізнесі? Яка ваша річна вартість транспортування?


  • Як ці товари упаковані? Наприклад, навалом, обгорнуті стретч-плівкою на палетах, у рулонах, великих мішках, цистернах тощо.

  • Як ці товари можна завантажувати? Наприклад, чи можна їх штабелювати, чи потрібне завантаження/розвантаження з використанням вантажного підйомника (немає доступу для великого напівпричепа), крихкі товари, потрібне обв'язування тощо.


Перевізників особливо цікавитиме статистика ваших вантажоперевезень за попередній період. Це дозволить їм оцінити та визначити їхню придатність у транспортному ланцюжку - товари, місця доставки, обсяги, транспортні маршрути тощо.

Куди переміщуються ваші товари? Які задіяні обсяги? Яка регулярність ваших перевезень? Чи мають ваші перевезення сезонні коливання?

Cargoson може допомогти!


У програмному забезпеченні для управління вантажоперевезеннями Cargoson статистика вантажоперевезень вашої компанії відображається на вашому обліковому записі в інтерактивних графіках і таблицях, а також у форматі Excel для завантаження. Це дозволяє вам обробляти та надавати вашим транспортним партнерам статистику вантажоперевезень разом з іншими тендерними документами.

Завантажити зразок статистики вантажоперевезень


2. Виберіть правильних перевізників для надсилання тендеру.


Ви досягнете найкращих результатів, лише якщо надішлете свій тендер правильним транспортним компаніям. Тому дуже важливо проаналізувати ваш поточний список перевізників і подумати, хто ще може бути підходящим для нового тендеру.

Перевізники, їхні співробітники та їхні мережі доставки постійно змінюються. Зовсім не виняток, якщо перевізник, який раніше не пропонував найкращих умов, стає явно найкращим на наступному тендері, а вашому поточному транспортному партнеру потрібен "сигнал тривоги". Щоб забезпечити активну участь та зацікавленість постачальників, важливо знати ринок і знати, кого запросити на тендер.

Якщо вам потрібен сценарій вибору перевізника для обговорення з потенційними перевізниками, ми розглядаємо основні принципи в цій статті: Вибір вантажного перевізника: 10 порад [+ безкоштовна оцінювальна картка]. Там також є оцінювальна картка, яку можна роздрукувати та використовувати як керівництво.

Cargoson може допомогти!


Наше програмне забезпечення пропонує понад 1000 перевізників, і ми маємо досвід, щоб знати, хто активно працює в різних видах вантажоперевезень, напрямках та групах товарів. Cargoson, як постачальник програмного забезпечення для управління вантажоперевезеннями, виступає в ролі нейтрального консультанта клієнта, надаючи незалежну галузеву експертизу та рекомендації.


3. Встановіть стратегію розподілу перевізників перед проведенням транспортного тендеру.


Тут ви повинні продумати та визначити стратегію розподілу перевізників та вантажних ліній.

Важливим аспектом розробки стратегії розподілу перевізників, безумовно, є здатність обслуговувати основні транспортні маршрути та/або клієнтів з особливими вимогами.

Також не забудьте поговорити зі стратегічними або великими клієнтами вашої компанії, щоб зрозуміти їхню готовність до можливої зміни транспортного партнера.

Однак найчастіше ваша стратегія вибору перевізника та розподілу маршрутів визначатиметься кількістю перевізників, якими ваша компанія може реалістично керувати щодня. Програмне забезпечення для відправлення кількома перевізниками може допомогти вам керувати набагато більшою кількістю перевізників (підвищуючи при цьому прозорість) без збільшення персоналу, маючи їх усіх на одному інформаційному панелі та стандартизованому робочому процесі.

Можливі стратегії розподілу:
  • Один перевізник на країну
  • Один перевізник на регіон/поштовий індекс
  • Один перевізник на пункт відправлення або призначення (постачальник або клієнт)
  • Один перевізник залежно від обсягу товарів
  • Один перевізник залежно від групи товарів
  • Комбінації

Cargoson може допомогти!


Програмне забезпечення Cargoson призначене для допомоги відправнику знайти найкращі умови перевезення для себе, незалежно від кількості необхідних транспортних партнерів. Чи ваша стратегія розподілу перевізників призведе до 2 або 12 транспортних партнерів, це вже не має значення - замовлення, відстеження та управління транспортом із програмного забезпечення для управління транспортом Cargoson буде таким же простим!


4. Створіть простий і чітко зрозумілий тендерний документ (шаблон умов відправлення та прайс-лист).


Типовий тендерний документ (RFP - запит на пропозицію) пояснює, чого очікують від перевізників, і описує ваші транспортні потреби, такі як профіль відправлення, характер товарів, регулярність відправлень, а також деталі того, що має бути включено у ціну (наприклад, паливний збір, страхування, дорожні збори). Хоча рівень деталізації залежить від вашого розсуду, ми рекомендуємо, щоб ваш тендерний документ містив достатньо деталей, щоб перевізники знали основу для своїх цінових пропозицій та часу доставки. Більше про те, як визначається вартість вантажоперевезення, читайте в нашому блозі: Пояснення вартості вантажоперевезення.

Тендерний документ має бути структурованим, однозначним, легким для заповнення та легким для порівняння. Результатом будуть точні, актуальні тарифи та терміни доставки, а також безперебійний процес у вашому майбутньому партнерстві з вашими перевізниками.

Cargoson може допомогти!

Безкоштовний шаблон документа для закупівлі вантажоперевезень для завантаження


Нижче цієї статті ви можете завантажити приклад кращої практики простого та чіткого тендерного документа, який складається зі стандартних умов вантажоперевезення та шаблону прайс-листа.

Завантажте тендерні документи Cargoson, змініть умови вантажоперевезення, додайте пункти відправлення та призначення до шаблону прайс-листа та надішліть транспортний тендер вашому транспортному партнеру. Якщо простих умов вантажоперевезення недостатньо, крім шаблону прайс-листа, ви також можете отримати більш детальний проект умов вантажоперевезення.

Якщо ви не знаєте, яким перевізникам надсилати транспортний тендер, Cargoson як нейтральний консультант може допомогти. Запитайте безкоштовну консультацію


5. Зафіксуйте та реалізуйте результати тендеру (програмне забезпечення Cargoson для управління вантажоперевезеннями).


Після проведення транспортного тендеру, подальших переговорів про договір на вантажоперевезення (за потреби) та розподілу номінацій між перевізниками необхідно реалізувати результати тендеру в ході вашого поточного партнерства з обраними перевізниками.

Проста істина - будьте чіткими у своєму виборі та дотримуйтесь обіцяних номінацій. Щоб успішно реалізувати результати тендеру з вашими різними обраними транспортними партнерами, програмне забезпечення Cargoson для управління вантажоперевезеннями може допомогти вам.

Cargoson може допомогти!


Програмне забезпечення Cargoson для управління тарифами на вантажоперевезення дозволяє завантажувати всі прайс-листи, отримані від різних перевізників, на обліковий запис вашої компанії. Потужний механізм розрахунку цін у програмному забезпеченні надає вам та іншим людям у вашій компанії, які займаються транспортом, чіткий огляд умов вантажоперевезення, запропонованих різними транспортними партнерами. Це створює безпрецедентно простий спосіб порівняння та прийняття обґрунтованих рішень щодо замовлення транспорту та прийняття рішень. І, щоб завершити картину, вам не потрібно починати використовувати новий веб-сайт перевізника або самостійно створювати інтеграцію з API перевізника, оскільки це вже передбачено вбудованим програмним забезпеченням для інтеграції перевізників Cargoson.

Спробуйте Cargoson і переконайтеся самі: Зареєструвати обліковий запис