Haben Sie es satt, Ihre Kunden manuell über den Status ihrer Sendungen informieren zu müssen?
Mit Automatisierung können Sie ein System einrichten, das automatisch Versandbenachrichtigungen versendet! Dieser Leitfaden führt Sie durch den Prozess der Automatisierung von Versandbenachrichtigungen, damit Sie Zeit und Ressourcen sparen können.
Mit Automatisierung können Sie ein System einrichten, das automatisch Versandbenachrichtigungen versendet! Dieser Leitfaden führt Sie durch den Prozess der Automatisierung von Versandbenachrichtigungen, damit Sie Zeit und Ressourcen sparen können.
1. Entscheiden Sie, welche Art von Benachrichtigungen Sie versenden möchten.
Welche Art von Versandbenachrichtigungen möchten Sie versenden? Vielleicht möchten Sie die Trackingnummer, Aktualisierungen zum Lieferstatus, das voraussichtliche Lieferdatum oder auch nur eine Bestätigung der Bestellung mit Details darüber, wie und wohin sie gesendet wurde, wer sie gesendet hat und wann, einschließen.
Je nach Ihren Anforderungen benötigen Ihre Kunden oder Partner möglicherweise auch die Kennzeichennummer des Abholungs- oder Lieferfahrzeugs. Darüber hinaus möchten sie vielleicht informiert werden, wenn sich etwas an den Sendungsdaten ändert (wie die Menge der Waren), Dokumente hinzugefügt oder geändert werden, es eine aktualisierte ETA oder ETD gibt und wenn die Sendung verspätet oder storniert wird. Überlegen Sie sorgfältig, welche Informationen Ihre Kunden am nützlichsten finden, damit sie ihre Bestellungen verfolgen können.
2. Bestimmen Sie Ihre Benachrichtigungsquellen.
Bevor Sie automatisierte Versandbenachrichtigungen einrichten können, müssen Sie die Quellen der Benachrichtigungen bestimmen.
Wenn Sie beispielsweise einen externen Versand- und Fulfillment-Anbieter nutzen, bietet dieser möglicherweise automatische Updates zum Status der Sendungen an.
Wenn Sie Ihre eigenen Versand- und Fulfillment-Prozesse verwalten, an denen mehrere Spediteure beteiligt sind, müssen Sie möglicherweise Ihr eigenes Benachrichtigungssystem erstellen.
Eine weitere Option ist die Verwendung einer Multi-Carrier-Versandsoftware mit Funktionen zur Benachrichtigungsautomatisierung, mit der Sie identische Benachrichtigungen einrichten können, unabhängig davon, welcher Spediteur für eine bestimmte Sendung verwendet wird. Im nächsten Kapitel werden wir uns diese Option genauer ansehen. Prüfen Sie die verschiedenen Möglichkeiten, die Ihnen zur Verfügung stehen, und entscheiden Sie, welche für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist.
3. Optional: Wählen Sie eine Multi-Carrier-Versandsoftware.
Bei der Einrichtung automatisierter Versandbenachrichtigungen kann es sinnvoll sein, eine Multi-Carrier-Versandsoftware / Transportmanagement-Software zu wählen. Viele Unternehmen, die ihre eigenen Versand- und Fulfillment-Prozesse verwalten und eine Kombination aus mehreren externen Transportdienstleistern sowie möglicherweise ihrer eigenen Flotte nutzen, beginnen, Versandsoftware-Tools zur Verwaltung dieser Prozesse einzusetzen.
Eine Transportmanagement-Software verhält sich zum Versand wie eine Buchhaltungssoftware zur Buchhaltung, ein ERP zu Geschäftsabläufen oder ein CRM zu Vertrieb und Kundenbeziehungen. Diese Software ermöglicht es diesen Unternehmen, Sendungen zu erstellen, Versandpreise zu berechnen, Frachtangebote anzufordern, Informationen zwischen Kollegen auszutauschen, Bestellungen zu verfolgen und Trackingnummern einfach zuzuweisen, ohne den Aufwand, mehrere (oder sogar Dutzende!) verschiedene Softwaretools verschiedener Spediteure oder ihre E-Mail-Software für diesen Zweck zu verwenden. Sie bietet auch die Regeln und Trigger für die Versandautomatisierung, die sie nach ihren Bedürfnissen definieren können.
Recherchieren Sie verschiedene Optionen und überlegen Sie, wie sie zu Ihrem Unternehmen passen - lesen Sie unbedingt Bewertungen, bevor Sie eine Entscheidung treffen. Laden Sie unsere Checkliste für Multi-Carrier-Versandsoftware herunter, um Sie dabei zu unterstützen.
4. Richten Sie Automatisierungsregeln ein.
Mit Automatisierungsregeln können Sie automatisierte Versandbenachrichtigungen basierend auf bestimmten Triggern einrichten, die Sie definieren können. Dazu gehört die Einrichtung von E-Mails, die immer dann gesendet werden, wenn eine Sendung bestellt, geändert, versendet, zugestellt oder in den Transit gegeben wurde, neben anderen Triggern, die Sie anpassen können. Sie müssen auch den Empfänger jeder Benachrichtigung festlegen, ob es sich um Sie selbst, den Kunden, die Abholungs- oder Lieferkontaktperson oder ein bestimmtes Teammitglied handelt, das die Versandaktualisierungen bearbeitet.
Lassen Sie uns den Prozess in Cargoson durchgehen.
Unter Einstellungen gibt es ein Untermenü namens Benachrichtigungseinstellungen. Wenn Sie es öffnen, sehen Sie ein einfaches Formular mit vier Optionen zum Einrichten automatisierter Versandbenachrichtigungen:
4.1 Empfänger
Wählen Sie zunächst die Person aus, die die Benachrichtigung erhalten soll, die Sie gerade einrichten.
Schauen wir uns an, was die verschiedenen Optionen bedeuten.
- Autor: die Person, die die Sendung erstellt hat oder für eine Sendung verantwortlich ist. Wenn Sie die Software als Einziger nutzen, werden Sie es höchstwahrscheinlich immer selbst sein.
- Abholkontakt: die Person, die als Ansprechpartner für die Beladung der Waren für eine bestimmte Sendung zugewiesen wurde. Es kann sich beispielsweise um den Lagerkontakt am Beladeort, Ihren Lieferanten, Kunden oder sogar Sie selbst handeln.
- Lieferkontakt: die Person, die als Ansprechpartner für die Entladung der Waren für eine bestimmte Sendung zugewiesen wurde. Es kann sich beispielsweise um den Lagerkontakt am Entladeort, Ihren Lieferanten, Kunden oder sogar Sie selbst handeln.
- Externe E-Mail: eine bestimmte E-Mail-Adresse, an die die Benachrichtigung, die Sie gerade einrichten, unabhängig von der Sendung immer gesendet wird.
Wenn Sie die Benachrichtigung für eine externe E-Mail aktivieren möchten, wählen Sie einfach Externe E-Mail aus und geben Sie die E-Mail-Adresse in das erschienene Feld ein.
4.2 Benachrichtigungstyp
Hier wählen Sie den Auslöser und den Inhalt der Benachrichtigung aus. Derzeit stehen 5 Typen zur Verfügung:
| Typ | Ausgelöst bei | Inhalt der Benachrichtigung |
|---|---|---|
| Buchung | Unmittelbar nach der Buchung einer Sendung bei einem Spediteur |
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| Versandetiketten | Unmittelbar nach der Buchung einer Sendung bei einem Spediteur und wenn die Versandetiketten bereit sind |
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| ETA-Aktualisierung |
Wann immer der Spediteur oder jemand aus Ihrem Unternehmen eines der folgenden Felder für eine gebuchte Sendung aktualisiert:
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| Aktualisierung des LKW-Kennzeichens | Wann immer der Spediteur oder jemand aus Ihrem Unternehmen das Feld für das Kennzeichen des Lieferfahrzeugs für eine zuvor gebuchte Sendung hinzufügt oder ändert. |
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| Aktualisierung des Tracking-Status | Wann immer das tatsächliche Abholdatum oder das tatsächliche Lieferdatum zu einer Buchung hinzugefügt wurde, entweder automatisch durch die Integration mit dem Spediteur oder manuell durch den Spediteur oder Sie selbst. |
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| Aktualisierung von Dokumenten (nicht aufgeführt, automatisch aktiv für jeden Benutzer) | Wann immer der Spediteur Dokumente für eine gebuchte Sendung hinzugefügt oder aktualisiert hat |
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4.3 Richtung
Diese Einstellung kann zunächst etwas knifflig sein. In Wirklichkeit ist es jedoch ziemlich einfach:
Richtung — Import
Diese Benachrichtigung wird bei Importsendungen ausgelöst, bei denen die Waren von einem anderen Unternehmen an Ihr Unternehmen gesendet werden (auch im Inland), sowie bei Cross-Trade-Sendungen (wenn Ihr Unternehmen weder Absender noch Empfänger der Waren ist).
Wenn Sie beispielsweise Versandetiketten an den Abholkontakt jeder Sendung senden möchten, kann es sinnvoll sein, diese Benachrichtigung nur für Importsendungen zu aktivieren. Wenn Sie sie auch für Exportsendungen aktivieren, ist der Abholkontakt oft Sie selbst oder jemand anderes aus Ihrem Unternehmen, der die Etiketten möglicherweise nicht per Benachrichtigung erhalten muss.
Richtung — Export
Diese Benachrichtigung wird bei Exportsendungen ausgelöst, bei denen die Waren von Ihrem Unternehmen an Ihren Partner/Kunden/etc. gesendet werden.
Es kann beispielsweise sinnvoll sein, die ETA-Aktualisierungsbenachrichtigungen für den Lieferkontakt nur bei Exportsendungen zu aktivieren. Wenn Sie sie auch für Importsendungen aktivieren, ist der Lieferkontakt oft Sie selbst oder jemand anderes aus Ihrem Unternehmen, der die aktualisierte ETA möglicherweise nicht per Benachrichtigungs-E-Mail erhalten muss.
5. Empfohlen: Verbinden Sie Ihre Versandsoftware mit Ihrem ERP.
Wenn Sie sich für den Einsatz einer Versand-/TMS-Software entschieden haben, empfehlen wir Ihnen dringend, diese mit Ihrem Enterprise-Resource-Planning-System (ERP) zu verbinden. Dadurch können Sie auch den Schritt der Übertragung Ihrer Kunden-, Partner- und Sendungsdaten von Ihrem ERP in Ihre Versandsoftware automatisieren. Auf diese Weise wird überhaupt keine Zeit mehr für manuelle Dateneingabe oder -austausch verschwendet! Sie können automatisch Versandbenachrichtigungen senden, wenn Bestellungen in Ihrem ERP erstellt werden, sowie andere relevante Informationen wie Trackingnummern und Liefertermine. Wenn Sie diesen Schritt richtig ausführen, sparen Sie eine Menge manuelle Arbeit!
Sobald die Automatisierung eingerichtet ist, muss Ihr Team keine E-Mails mehr manuell versenden - die Automatisierungsregeln erledigen dies automatisch basierend auf den von Ihnen festgelegten Auslösern. Der gesamte Prozess von Anfang bis Ende kann innerhalb von Minuten abgeschlossen werden, nachdem er ordnungsgemäß eingerichtet und konfiguriert wurde.
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