Szállítmányok állapotának manuális frissítése vevőid számára kihívást jelent?
Az automatizálással beállíthatsz egy olyan rendszert, amely automatikusan küldi a szállítmányokkal kapcsolatos értesítéseket! Ez az útmutató végigvezet a szállítmányértesítések automatizálásának folyamatán, hogy időt és erőforrásokat takaríthass meg.
Az automatizálással beállíthatsz egy olyan rendszert, amely automatikusan küldi a szállítmányokkal kapcsolatos értesítéseket! Ez az útmutató végigvezet a szállítmányértesítések automatizálásának folyamatán, hogy időt és erőforrásokat takaríthass meg.
1. Döntsd el, milyen típusú értesítéseket szeretnél küldeni.
Milyen típusú szállítmányértesítéseket szeretnél küldeni? Szerepeltetni szeretnéd a követési számot, a kézbesítési állapotfrissítéseket, a becsült kézbesítési dátumot, vagy akár csak a rendelés feladásának megerősítését a részletekkel arról, hogy hogyan és hova küldték, ki küldte és mikor.
Igényeidtől függően vevőid vagy partnereik szükség esetén tudni akarhatják a szállítási vagy kézbesítési jármű rendszámát is. Ezen kívül frissítést szeretnének kapni, amikor bármi változik a szállítmányadatokban (például az árumennyiségben), bármilyen dokumentumot hozzáadnak vagy módosítanak, frissül a becsült érkezési idő (ETA) vagy a becsült indulási idő (ETD), és amikor a szállítmány késik vagy törölve lesz. Gondosan fontold meg, hogy milyen típusú információk lesznek a leginkább hasznosak vevőid számára, hogy nyomon követhessék rendeléseiket.
2. Határozd meg az értesítések forrásait.
Mielőtt beállítanád az automatikus szállítmányértesítéseket, meg kell határozni az értesítések forrásait.
Például ha harmadik fél szállítási és kiszállítási szolgáltatót használsz, lehetséges, hogy ők automatikus frissítéseket kínálnak a szállítmányok állapotáról.
Másik lehetőségként, ha saját magad kezeled a szállítási és kiszállítási folyamatokat, amelyek több fuvarozót is érintenek, létre kell hoznod a saját értesítési rendszeredet.
Egy további lehetőség egy több fuvarozós szállítási szoftver használata automatikus értesítési funkciókkal, amely lehetővé teszi azonos értesítések beállítását, függetlenül attól, hogy melyik fuvarozót használod az adott szállítmányhoz. Ezt a lehetőséget a következő fejezetben vizsgáljuk meg. Vedd fontolóra a rendelkezésre álló különböző lehetőségeket, és döntsd el, melyik működik a legjobban a vállalkozásod számára.
3. Opcionális: Válassz egy több fuvarozós szállítási szoftvert.
A szállítmányértesítések automatizálásakor hasznos lehet egy több fuvarozós szállítási szoftver / szállításkezelő szoftver választása. Egyre több olyan vállalat, amely saját maga kezeli a szállítási és kiszállítási folyamatokat, és több harmadik fél fuvarozási szolgáltatót, valamint esetleg saját flottát is használ, szállítási szoftvereszközöket kezd alkalmazni ezeknek a folyamatoknak a kezelésére.
A szállításkezelő szoftver a szállításhoz úgy viszonyul, mint a könyvelőszoftver a könyveléshez, az ERP a vállalati műveletekhez vagy a CRM az értékesítéshez és az ügyfélkapcsolatokhoz. Ez a szoftver lehetővé teszi ezeknek a vállalatoknak, hogy szállítmányokat hozzanak létre, kiszámítsák a szállítási árakat, fuvarárajánlatokat kérjenek, információkat osszanak meg a kollégákkal, nyomon kövessék a megrendeléseket, és követési számokat rendeljenek hozzá könnyen, anélkül, hogy több (akár tucatnyi!) különböző fuvarozói szoftvert vagy e-mail szoftvert kellene használniuk erre a célra. Emellett biztosítja a szállítmányautomatizálási szabályokat és triggereket, amelyeket igényeik szerint határozhatnak meg.
Kutass különböző lehetőségek után, és fontold meg, hogyan illeszkednek a vállalkozásodhoz - mindenképpen olvasd el az értékeléseket, mielőtt döntenél. Töltsd le a több fuvarozós szállítási szoftver ellenőrzőlistánkat, hogy segítsen ebben.
4. Állítsd be az automatizálási szabályokat.
Az automatizálási szabályok lehetővé teszik, hogy bizonyos általad meghatározott triggerek alapján automatikus szállítmányértesítéseket állíts be. Ez magában foglalja az e-mailek beállítását, hogy automatikusan kiküldésre kerüljenek, amikor egy szállítmányt fuvarozóval foglaltak, módosítottak, feladtak, kézbesítettek vagy átmeneti állapotba helyeztek, valamint más általad testreszabható triggerek esetén. Meg kell határozni az egyes értesítések címzettjét is, legyen az te magad, a vevő, a felvételi vagy kézbesítési kapcsolattartó személy, vagy egy kijelölt, a szállítási frissítéseket kezelő csapattag.
Nézzük végig a folyamatot a Cargoson rendszerben.
A Beállítások menüben található egy Értesítési beállítások nevű almenü. Ha megnyitod, egy egyszerű űrlapot látsz négy lehetőséggel az automatikus szállítmányértesítések beállítására:
4.1 Címzett
Először válaszd ki azt a személyt, akinek a most beállítandó értesítést kapnia kell.
Nézzük meg, mit jelentenek a különböző lehetőségek.
- Szerző: az a személy, aki létrehozta a szállítmányt, vagy akire a szállítmány felelőssége hárult. Ha egyedül használod a szoftvert, valószínűleg mindig te leszel az.
- Felvételi kapcsolattartó: az a személy, akit egy adott szállítmány árufelvételének kapcsolattartójaként jelöltek meg. Például lehet a rakodóhelyszín raktárának kapcsolattartója, beszállítód, vevőd vagy akár te magad.
- Kézbesítési kapcsolattartó: az a személy, akit egy adott szállítmány áruátadásának kapcsolattartójaként jelöltek meg. Például lehet a kirakodási helyszín raktárának kapcsolattartója, beszállítód, vevőd vagy akár te magad.
- Külső e-mail cím: egy adott e-mail cím, ahová a jelenleg beállított értesítés mindig ki lesz küldve, függetlenül a szállítmánytól.
Ha aktiválni szeretnéd az értesítést egy külső e-mail címre, egyszerűen válaszd a Külső e-mail cím lehetőséget, és írd be az e-mail címet a megjelenő mezőbe.
4.2 Értesítés típusa
Itt választhatod ki az értesítés triggerét és tartalmát. Jelenleg 5 elérhető típus van:
| Típus | Aktiválás időpontja | Értesítés tartalma |
|---|---|---|
| Foglalás | Közvetlenül azután, hogy a szállítmányt lefoglalták a fuvarozónál |
|
| Szállítási címkék | Közvetlenül azután, hogy a szállítmányt lefoglalták a fuvarozónál és a szállítási címkék készen állnak |
|
| ETA frissítés |
Amikor a fuvarozó vagy valaki a cégtől frissíti az alábbiakat egy lefoglalt szállítmányhoz:
|
|
| Teherautó rendszám frissítés | Amikor a fuvarozó vagy valaki a cégtől hozzáadja vagy megváltoztatja a kiszállítási jármű rendszámát egy korábban lefoglalt szállítmányhoz. |
|
| Nyomkövetési státusz frissítés | Amikor a tényleges felvételi dátumot vagy a tényleges kézbesítési dátumot hozzáadták egy foglaláshoz, akár automatikusan a fuvarozóval való integráción keresztül, akár manuálisan a fuvarozó vagy Ön által. |
|
| Dokumentumok frissítése (nincs felsorolva, automatikusan aktív minden felhasználó számára) | Amikor a fuvarozó hozzáadott vagy frissített bármilyen dokumentumot egy lefoglalt szállítmányhoz |
|
4.3 Irány
Ez a beállítás kezdetben talán kicsit nehéznek tűnhet. Valójában azonban elég egyszerű:
Irány – import
Ez az értesítés az import szállítmányoknál fog aktiválódni, amikor az árut egy másik fél küldi a céghez (akár belföldön is), valamint a keresztkereskedelmi szállítmányoknál (amikor a cég sem a feladó, sem a címzett).
Például ha szállítási címkéket szeretnél küldeni minden szállítmány felvételi kapcsolattartójának, értelmes lehet ezt az értesítést csak az import szállítmányokra aktiválni. Ha az export szállítmányokra is aktiválod, gyakran előfordulhat, hogy a felvételi kapcsolattartó te magad vagy valaki más a cégednél, akinek nem feltétlenül kell értesítést kapnia a címkékről.
Irány – export
Ez az értesítés az export szállítmányoknál fog aktiválódni, amikor az árut a cégetek küldi partnere/vevője/stb. számára.
Például értelmes lehet az ETA frissítési értesítéseket a kézbesítési kapcsolattartónak csak az export szállítmányokra aktiválni. Ha az import szállítmányokra is aktiválod, gyakran előfordulhat, hogy a kézbesítési kapcsolattartó te magad vagy valaki más a cégednél, akinek nem feltétlenül kell értesítést kapnia a frissített ETA-ról.
5. Ajánlott: Kapcsold össze a szállítási szoftveredet az ERP rendszereddel.
Ha úgy döntöttél, hogy szállítási/szállításkezelő szoftvert kezdesz használni, határozottan ajánljuk, hogy kapcsold össze vállalatirányítási (ERP) rendszereddel. Ez lehetővé teszi, hogy automatizáld az ügyfél-, partner- és szállítmányadatok ERP rendszeredből a szállítási szoftverbe történő továbbítását is. Így egyáltalán nem kell manuális adatbevitelre vagy adatcserére időt fordítani! Automatikusan küldhetsz szállítmányértesítéseket, amikor megrendelések érkeznek az ERP rendszeredbe, valamint más releváns információkat, mint a követési számokat és a kézbesítési dátumokat. Ha ezt a lépést helyesen végzed el, rengeteg manuális munkától szabadulsz meg!
Az automatizálás után a csapatodnak nem kell többé manuálisan e-maileket küldenie – az automatizálási szabályok alapján az értesítéseket automatikusan elküldi a rendszer a beállított triggerek alapján. Az egész folyamat az indítástól a befejezésig perceken belül lezajlik, miután megfelelően beállították és konfigurálták.
Szeretnél többet megtudni a szállítmányértesítések automatizálásáról?
LinkedIn
Weboldal
