Razpisi za prevoz ali naročanje prevoza se lahko zdijo zapleteni in zastrašujoči, vendar pa bi lahko bila njihova organizacija dejansko preprostejša, kot ste mislili.


V najširšem smislu, kaj pomeni "razpis za prevoz"? Definicija: Razpis, kjer se podjetje odloči, da bo za svoje prevozne potrebe uporabilo več ponudnikov prevoznih storitev. Za mnoga evropska podjetja je običajno obdobje razpisa eno leto.

Definicije


Preden se lotimo vodnika za izvedbo razpisa za prevoz v naslednjem poglavju, opredelimo še nekaj ključnih izrazov, povezanih s tem postopkom.

  1. Razpis za prevoz, znan tudi kot naročanje prevoza: Ta izraza se nanašata na postopek, kjer podjetje povabi več ponudnikov prevoznih storitev, da oddajo ponudbo za opravljanje prevoznih storitev. Gre za sistematično in pošteno metodo izbire ponudnika storitev na podlagi stroškov, storitve, dobavnih rokov, zanesljivosti, razpoložljivosti in drugih dejavnikov, ki so za podjetje pomembni. Razpisi običajno zajemajo določeno obdobje, pogosto eno leto pri mnogih evropskih podjetjih. Naročanje prevoza je standardni postopek pri poslovnem pošiljanju, vendar postaja vse pogostejši tudi pri malih podjetjih, ki uporabljajo TMS.

  2. Razpis za pošiljko/tovor: To je primer, ko pošiljatelj izvede razpis za posamezen tovor ali enkratno prevozno potrebo. Za nadaljnje branje si oglejte naš predhodni članek "Kaj je spot prevoz?". V tem blogovskem prispevku se lahko naučite, kako lahko spot prevoz ponudi rešitve za nepričakovane prevozne potrebe, možnosti za znižanje stroškov in negotovosti ter tveganja, ki jih prinaša. Vendar pa je osrednja tema tega članka postopek naročanja dolgoročnih pogodb, torej razpis za prevoz ali naročanje prevoza.

  3. Programska oprema za razpise prevoza: To so digitalna orodja, namenjena avtomatizaciji postopka razpisov za prevoz. Orodja za razpise prevoza pomagajo pri pripravi razpisne dokumentacije, upravljanju ponudb različnih prevoznikov, njihovi primerjavi na podlagi več parametrov in končni izbiri najprimernejšega/-ih. Programska oprema običajno vključuje funkcije za upravljanje dokumentov, komunikacijo s ponudniki, analizo ponudb in poročanje.

V tem blogovskem prispevku vam bomo predstavili praktične nasvete, orodja in predloge za organizacijo preprostega razpisa za prevoz. Naš glavni poudarek je na naročanju prevoza ali razpisih za prevoz kot postopku za dolgoročne pogodbe, ne pa na obravnavi razpisov za posamezen tovor ali pošiljko.


Ključna načela, ki jih je treba upoštevati pri organizaciji razpisa za prevoz:

  • Bodite odprti;
  • Pripravite preprosto in jasno dokumentacijo;
  • Držite se svoje besede in sprejmite trdne odločitve.

5 korakov za uspešen razpis za prevoz


1. Razumite svoje podjetje, blago, ki ga pošiljate, in operativne poti (statistika prevoza).


Odgovorite na vprašanja, ki jih bodo zastavili prevozniki. Ta so ključnega pomena, saj bodo vplivala na pogoje prevoza (dobavni rok, vrsta storitve, prevozni stroški, rok plačila, kreditna omejitev itd.).

Zato predvidite ta vprašanja in se pripravite na odgovore:

  • Kakšna je poslovna dejavnost vašega podjetja? Kako pomemben je prevoz v vašem poslovanju? Kolikšni so vaši letni prevozni stroški?

  • Kakšno je vaše blago? Ali gre za paketno, LTL ali FTL blago? Standardno blago ali nevarno blago? Ali je temperaturno občutljivo?

  • Kako je to blago pakirano? Npr. razsuto, ovito s folijo na paletah, v zvitkih, v velikih vrečah, v cisterni itd.

  • Kako se lahko to blago nalaga? Npr. ali se lahko zlagajo, nalaganje/razlaganje s pomočjo zadnje dvižne ploščadi (ni dostopa z velikim polpriklopnikom), krhko blago, potrebno opremljanje z vrvmi itd.


Prevoznike bo še posebej zanimala statistika vašega prevoza v preteklem obdobju. To jim omogoča, da ocenijo in presodijo svojo ustreznost v svoji prevozni verigi - blago, lokacije dostave, količine, prevozne poti itd.

Kam se vaše blago premika? Katere količine so vključene? Kako redno so vaši prevozi? Ali vaši prevozi izkazujejo sezonska nihanja?

Cargoson vam lahko pomaga!


S programsko opremo za upravljanje prevoza Cargoson so statistike prevoza vašega podjetja prikazane na vašem računu v interaktivnih grafih in tabelah ter v obliki prenosljivih datotek Excel. To vam omogoča, da obdelate in delite statistiko prevoza s svojimi prevoznimi partnerji skupaj z drugo razpisno dokumentacijo.

Prenesite vzorčno statistiko prevoza


2. Izberite prave prevoznike, ki jim boste poslali razpis.


Najboljših rezultatov ne boste dosegli, če razpisa ne pošljete pravim prevoznim podjetjem. Zato je bistveno, da analizirate svoj trenutni seznam prevoznikov in razmislite, kdo drug bi bil še primeren za novi razpis.

Prevozniki, njihovi zaposleni in njihova dostavna omrežja se nenehno spreminjajo. Sploh ni izjema, če prevoznik, ki v preteklosti ni ponujal najboljših pogojev, v naslednjem razpisu jasno postane najboljši, vaš trenutni prevozni partner pa potrebuje "opomin". Za zagotovitev aktivne udeležbe in zanimanja ponudnikov je pomembno poznati trg in vedeti, koga povabiti na razpis.

Če potrebujete scenarij za izbiro prevoznika, ki mu boste sledili pri pogovorih s potencialnimi prevozniki, v tem članku obravnavamo glavna načela: Izbira prevoznika: 10 nasvetov [+ brezplačna ocenjevalna lestvica]. Na voljo je tudi prenosljiva ocenjevalna lestvica, ki jo lahko natisnete in uporabite kot vodilo.

Cargoson vam lahko pomaga!


Naša programska oprema vključuje več kot 1000 prevoznikov in imamo izkušnje, da vemo, kdo aktivno deluje na različnih prevoznih načinih, smereh in skupinah blaga. Cargoson kot ponudnik programske opreme za upravljanje prevoza stoji na strani stranke v nevtralni vlogi svetovalca, s čimer zagotavlja neodvisno strokovno znanje in priporočila v panogi.


3. Pred izvedbo razpisa za prevoz določite svojo strategijo dodeljevanja prevoznikov.


Tukaj morate premisliti in določiti strategijo za dodeljevanje prevoznikov in prevoznih linij.

Pomemben vidik oblikovanja strategije dodeljevanja prevoznikov je zagotovo zmožnost oskrbe glavnih prevoznih poti in/ali strank s posebnimi zahtevami.

Prav tako se ne pozabite pogovoriti s strateškimi ali večjimi strankami vašega podjetja, da razumete njihovo pripravljenost na morebitno zamenjavo prevoznega partnerja.

Najpogosteje pa bo vašo izbiro prevoznikov in strategijo dodeljevanja poti določalo število prevoznikov, ki jih lahko vaše podjetje dejansko upravlja dnevno. Programska oprema za pošiljanje preko več prevoznikov vam lahko pomaga upravljati veliko več prevoznikov (ob povečani preglednosti), ne da bi povečali število zaposlenih, saj so vsi na enem nadzornem pultu in v standardiziranem delovnem toku.

Možne strategije dodeljevanja:
  • En prevoznik na državo
  • En prevoznik na regijo/poštno številko
  • En prevoznik na izvorno ali ciljno mesto (dobavitelj ali stranka)
  • En prevoznik na podlagi količine blaga
  • En prevoznik na podlagi skupine blaga
  • Kombinacije

Cargoson vam lahko pomaga!


Programska oprema Cargoson je zasnovana tako, da pomaga pošiljatelju najti najboljše prevozne pogoje zanj, ne glede na to, koliko prevoznih partnerjev je potrebnih. Ne glede na to, ali vaša strategija dodeljevanja prevoznikov vključuje 2 ali 12 prevoznih partnerjev, naročanje, sledenje in upravljanje prevoza s programsko opremo za upravljanje prevoza Cargoson je enako preprosto!


4. Pripravite preprosto in jasno razumljivo razpisno dokumentacijo (predlogo pogojev pošiljanja in cenik).


Tipična razpisna dokumentacija (RFP - Request for Proposal) pojasnjuje, kaj se pričakuje od prevoznikov, in opisuje vaše prevozne potrebe, kot so profil pošiljke, vrsta blaga, rednost pošiljk in podrobnosti o tem, kaj naj bo vključeno v ceno (npr. pribitek za gorivo, zavarovanje, cestnine). Čeprav je stopnja podrobnosti prepuščena vaši presoji, priporočamo, da vaša razpisna dokumentacija vsebuje dovolj podrobnosti, da bodo prevozniki vedeli, na čem temeljijo njihove ponudbe za cene in dobavne roke. Več o tem, kako se določajo prevozne cene, si lahko preberete v našem blogu: Razlaga prevozne cene.

Razpisna dokumentacija mora biti strukturirana, nedvoumna, preprosta za izpolnjevanje in preprosta za primerjavo. Rezultat bodo natančni, posodobljeni cenniki in dobavni roki ter gladek proces v vašem prihodnjem partnerstvu s prevozniki.

Cargoson vam lahko pomaga!

Brezplačna prenosljiva predloga za naročanje prevoza


Pod tem člankom lahko prenesete zgled najboljše prakse za preprosto in jasno razpisno dokumentacijo, ki sestoji iz standardnih prevoznih pogojev in predloge cenika.

Prenesite razpisno dokumentacijo Cargoson, prilagodite svoje prevozne pogoje, v predlogo cenika dodajte svoja izvorna in ciljna mesta ter pošljite razpis za prevoz svojemu prevoznemu partnerju. Če preprosti prevozni pogoji niso dovolj, lahko poleg predloge cenika prejmete tudi podrobnejši osnutek prevoznih pogojev.

Če ne veste, katerim prevoznikom poslati razpis za prevoz, vam lahko Cargoson kot nevtralni svetovalec pomaga. Prosite za brezplačen nasvet


5. Zabeležite in uveljavite rezultate razpisa (programska oprema Cargoson za upravljanje prevoza).


Ko je razpis za prevoz izveden, se po potrebi opravijo nadaljnja pogajanja o prevozni pogodbi in imenovanja dodelijo prevoznikom, je treba rezultate razpisa uveljaviti v tekočem partnerstvu z izbranimi prevozniki.

Preprosta resnica - bodite jasni pri svojih izbirah in se držite obljubljenih imenovanj. Pri uspešni uveljavitvi rezultatov razpisa z različnimi izbranimi prevoznimi partnerji vam lahko pomaga programska oprema Cargoson za upravljanje prevoza.

Cargoson vam lahko pomaga!


Programska oprema Cargoson za upravljanje prevoznih cen vam omogoča, da v račun svojega podjetja naložite vse cenike, ki ste jih prejeli od različnih prevoznikov. Napredni izračunski mehanizem cen v programski opremi vam in drugim v vašem podjetju, ki se ukvarjajo s prevozom, daje jasen pregled prevoznih pogojev, ki jih ponujajo različni prevozni partnerji. To ustvarja neprecedenčno preprost način primerjave in sprejemanja obveščenih odločitev pri naročanju prevoza in odločanju. In za vrhunec, ni vam treba začeti uporabljati novega spletnega mesta prevoznika ali sami zgraditi integracije API prevoznika, saj je to že obravnavano s programsko opremo Cargoson za integracijo prevoznikov.

Preizkusite Cargoson in se prepričajte sami: Registrirajte račun