Logistica, în special managementul transporturilor, este una dintre zonele care nu a ținut prea bine pasul cu tehnologia. Dacă organizarea transportului de mărfuri este una dintre responsabilitățile dvs. zilnice, ar putea exista destul de multe activități pe care le puteți automatiza. Acest lucru vă poate economisi ore pe sarcini de rutină zilnice, pe care le puteți folosi pentru a vă concentra pe sarcinile pe care tehnologia nu le poate gestiona încă.

Am compilat o listă de sarcini logistice care pot fi ușor delegate tehnologiei astăzi.

1. Notificarea clienților, partenerilor de afaceri și colegilor dvs. cu privire la informațiile legate de transport


Modalitatea veche:
  1. Vă autentificați pe site-ul unuia dintre furnizorii dvs. de servicii logistice și plasați o rezervare. Deschideți serviciul de e-mail și trimiteți un e-mail furnizorului dvs. pentru a-i informa despre data preconizată de colectare a expedierii.
  2. Ei vă trimit un e-mail pentru a solicita numărul de înmatriculare al camionului.
  3. Trimiteți un e-mail transportatorului pentru a solicita numărul de înmatriculare.
  4. Transportatorul vă trimite numărul de înmatriculare al camionului.
  5. Retrimiteți același e-mail furnizorului dvs.
  6. Expedierea s-a modificat: există un palet suplimentar de colectat, așa că informați transportatorul prin e-mail.
  7. Transportatorul primește informația, dar schimbă data de colectare și vă informează prin e-mail.
  8. Retransmiteți aceeași informație furnizorului dvs.
  9. Câteva zile după finalizarea expedierii, transportatorul vă trimite prin e-mail CMR-ul semnat.

Modalitatea nouă:
  1. Vă autentificați în instrumentul dvs. de management al transporturilor de marfă și plasați o rezervare. O notificare cu data preconizată de colectare este trimisă automat furnizorului dvs.
  2. Transportatorul actualizează numărul de înmatriculare al camionului. Atât dvs., cât și furnizorul dvs. primiți notificări automate.
  3. Actualizați expedierea pentru a conține un palet suplimentar. Transportatorul și furnizorul dvs. primesc informațiile automat.
  4. Transportatorul actualizează data de colectare, iar ETA actualizată este trimisă automat către dvs. și furnizorul dvs.
  5. După finalizarea expedierii, transportatorul încarcă CMR-ul semnat direct în software-ul dvs. de management al transporturilor de marfă.



2. Comunicarea nevoilor de transport între reprezentanții dvs. comerciali și managerii de logistică


Aveți unul sau câțiva manageri de logistică și o echipă mai mare de reprezentanți comerciali. Reprezentanții comerciali trebuie să comande transportul mărfurilor. Sarcina managerului de logistică este de a colecta toate nevoile de transport și de a organiza transportul.

Modalitatea veche:
  1. Reprezentanții comerciali trimit e-mailuri sau sună managerul/managerii de logistică și comunică nevoile lor de transport.
  2. Managerul de logistică pregătește o listă a nevoilor de transport, decide ce transportator să utilizeze pentru fiecare și organizează transportul folosind diverse portaluri ale transportatorilor și/sau trimitând e-mailuri.
  3. Managerul de logistică va fi intermediarul care comunică informațiile între reprezentanții comerciali și transportatori.

Modalitatea nouă:
  1. Toți reprezentanții comerciali introduc nevoile lor de transport într-un singur sistem.
  2. Managerii de logistică văd noile nevoi de transport pe tabloul lor de bord. Ei au imediat toate criteriile de decizie (preț, ETA, emisii de carbon) și trebuie doar să decidă cea mai bună opțiune.
  3. Reprezentanții comerciali se pot autentifica în sistem ori de câte ori au nevoie de informații despre expedieri.



3. Autentificarea în multe site-uri web diferite ale transportatorilor în fiecare zi


Modalitatea veche:
  1. Aveți 6 transportatori cu care compania dvs. colaborează: Transportatorul A, B, C, D, E și F.
  2. Pentru a expedia colete interne, vă autentificați în sistemul Transportatorului A.
  3. Pentru coletele internaționale, vă autentificați în sistemul Transportatorului B.
  4. Pentru transportul rutier intern, Transportatorul C nu are un portal online de self-service, așa că îi trimiteți un e-mail pentru a comanda transportul. Dar mai întâi trebuie să găsiți persoana potrivită de contactat, în funcție de ruta expedierii.
  5. Pentru transportul rutier internațional, vă autentificați fie în sistemul Transportatorului D, fie în sistemul Transportatorului E, în funcție de originea/destinația.
  6. Pentru transportul maritim, vă autentificați în sistemul Transportatorului F.

Modalitatea nouă:
Procesul de comandă a transportului este exact același pentru orice transportator cu care colaborați. Transportatorii primesc expedierile dvs. fie direct în software-ul lor, fie prin e-mail, în funcție de capabilitățile și preferințele lor. Nu trebuie să vă faceți griji pentru aceste detalii.



4. Instruirea angajaților pentru a utiliza un nou software de transport


Modalitatea veche:
  1. A sosit un nou an și ați schimbat unii dintre furnizorii dvs. de servicii logistice. Acest lucru înseamnă că va trebui să vă familiarizați cu noul software și să vă instruiți echipa să facă același lucru.
  2. Există un nou membru în echipa dvs. care trebuie instruit să utilizeze toate sistemele software și site-urile web ale diferitelor transportatori. Fie va trebui să partajați parolele dvs., fie să creați conturi noi pentru ei în toate sistemele. În unele cazuri, acest lucru poate dura câteva zile sau chiar săptămâni.
  3. Vor avea nevoie, de asemenea, de o listă cu toți expeditorii de marfă și/sau managerii de cont pentru toți transportatorii dvs. pentru a contacta cu privire la comenzile de transport, stări și modificări.

Modalitatea nouă:
  1. Utilizați un software de management al transporturilor (TMS) cu un singur punct de acces. Prin urmare, schimbarea furnizorilor de servicii logistice nu va aduce nicio modificare a fluxului dvs. de lucru.
  2. Instruiți noii membri ai echipei să utilizeze un singur sistem, nu zece.
  3. Toate contactele dvs. relevante sunt găsite automat pentru fiecare expediere și transportator.



5. Aducerea colegului dvs. la curent cu cele mai recente transporturi înainte de a pleca în concediu


Modalitatea veche:
Plecați în concediu, dar mai întâi trebuie să aduceți colegul dvs. la curent cu expedierile în curs și viitoare. Cu informațiile despre expediere răspândite în diverse sisteme ale transportatorilor, conversații prin e-mail și foi de calcul Excel, poate fi destul de dificil.

Modalitatea nouă:
Colegul dvs. are un cont în software-ul dvs. de management al transporturilor de marfă. După o scurtă parcurgere a tabloului de bord, va fi deja la curent și pregătit să preia în timp ce nu sunteți acolo.



6. „Cât ar costa această expediere?"

Lucrați cu 5 transportatori și aveți o expediere pentru care trebuie să găsiți prețuri pentru fiecare transportator, astfel încât să puteți alege cea mai bună ofertă.

Modalitatea veche:
  1. Aveți liste de prețuri pre-agreate cu toți transportatorii dvs. Le aveți fie tipărite, fie în format PDF/Excel pe computer.
  2. Calculați greutatea plătibilă a expedierii și urmăriți cu degetul prin toate listele de prețuri pentru a găsi prețul aplicabil.
  3. Nu uitați să verificați site-ul web al transportatorului pentru taxele suplimentare curente (de ex. BAF)
  4. Compilați rezultatele calculului într-o listă din care puteți alege cea mai bună ofertă.

Modalitatea nouă:
Utilizați un modul de management al tarifelor de transport, care vă permite să încărcați listele dvs. de prețuri într-un sistem care le poate procesa și să facă toate calculele pentru dvs. într-o clipă.



7. Copierea și lipirea informațiilor despre transport dintr-un software în altul


Modalitatea veche:
  1. Utilizați un software ERP (planificare a resurselor întreprinderii). Când comandați transport, copiați informațiile despre expediere din ERP în software-ul furnizorului dvs. de servicii logistice.
  2. Apoi copiați unele date din software-ul transportatorului înapoi în ERP-ul dvs.
  3. Aveți un magazin online cu unele plugin-uri de expediere automatizate instalate, dar tot trebuie să copiați și să lipiți unele informații înapoi în ERP-ul dvs. (Dacă magazinul online este singurul dvs. punct de vânzare, nu este o mare problemă, totuși.)

Modalitatea nouă:
  1. ERP-ul sau magazinul dvs. online este integrat cu software-ul dvs. de management al transporturilor de marfă. Puteți trimite comenzi de transport direct din ERP-ul dvs. către oricare dintre transportatorii dvs. și să primiți automat orice informații aveți nevoie (etichete, numere de urmărire etc).
  2. Magazinul dvs. online este integrat cu ERP-ul dvs. De acolo, puteți fie să utilizați ERP-ul ca o sursă unică pentru toate comenzile de transport, fie doar să sincronizați informațiile cu magazinul online.



8. Generarea de rapoarte și statistici privind expedierea la nivelul întregii companii, indiferent de transportator


Modalitatea veche:
  1. Istoricul și statisticile dvs. privind expedierile sunt împrăștiate în sistemele diferitelor furnizori de servicii logistice. Unele ar putea să nu aibă nici măcar un modul de statistici.
  2. Pentru a crea un raport, mai întâi exportați sau copiați și lipiți datele brute din toate sistemele transportatorilor. Apoi le importați pe toate în Excel și standardizați formatele, după care puteți începe să generați informații din date.

Modalitatea nouă:
Întregul istoric și statisticile dvs. privind expedierea sunt ușor accesibile dintr-o sursă centrală, într-un format consecvent, indiferent de transportator. De acolo, puteți fie să utilizați informațiile pre-generate, fie să exportați datele brute și să creați propriile dvs.

Așadar, iată 8 lucruri care ar putea să vă ia prea mult timp din ziua dvs.
Cea mai bună parte? Cargoson poate face toate acestea și mult mai mult pentru dvs.!

sau