Vai jūs baidāties manuāli atjaunināt savus klientus par viņu sūtījumu statusu?
Ar automatizāciju jūs varat izveidot sistēmu, kas automātiski nosūta sūtījumu paziņojumus! Šis ceļvedis jūs izvedīs cauri procesa automatizācijai sūtījumu paziņojumiem, lai jūs varētu atbrīvot laiku un resursus.
Ar automatizāciju jūs varat izveidot sistēmu, kas automātiski nosūta sūtījumu paziņojumus! Šis ceļvedis jūs izvedīs cauri procesa automatizācijai sūtījumu paziņojumiem, lai jūs varētu atbrīvot laiku un resursus.
1. Izlemiet, kāda veida paziņojumus jūs vēlaties nosūtīt.
Kāda veida sūtījumu paziņojumus jūs vēlaties nosūtīt? Jūs, iespējams, vēlēsities iekļaut izsekošanas numuru, piegādes statusa atjauninājumus, prognozēto piegādes datumu vai pat tikai apstiprinājumu par pasūtījuma nosūtīšanu ar detaļām par to, kā un kurp tas tika nosūtīts, kas to nosūtīja un kad.
Atkarībā no jūsu vajadzībām, jūsu klientiem vai partneriem, iespējams, būs nepieciešams zināt arī savākšanas vai piegādes automašīnas numura zīmi. Turklāt viņi, iespējams, vēlēsies saņemt atjauninājumus, kad notiek jebkādas izmaiņas sūtījuma datos (piemēram, preču daudzumā), tiek pievienoti vai mainīti dokumenti, ir atjaunināts ETA vai ETD, un kad sūtījums ir aizkavēts vai atcelts. Rūpīgi izdomājiet, kāda veida informācija jūsu klientiem būs noderīgākā, lai viņi varētu izsekot saviem pasūtījumiem.
2. Noteikt paziņojumu avotus.
Pirms jūs varat iestatīt automatizētus sūtījumu paziņojumus, jums būs jānosaka paziņojumu avoti.
Piemēram, ja jūs izmantojat trešās puses piegādes un izpildes pakalpojumu sniedzēju, viņi, iespējams, piedāvā automātiskus atjauninājumus par sūtījumu statusu.
Citādi, ja jūs pārvaldāt savus piegādes un izpildes procesus, kas ietver vairākus pārvadātājus, jums, iespējams, būs jāizveido sava paziņojumu sistēma.
Vēl viena iespēja ir izmantot vairāku pārvadātāju piegādes programmatūru ar paziņojumu automatizācijas funkcijām, kas ļaus jums iestatīt identiskus paziņojumus neatkarīgi no tā, kurš pārvadātājs tiek izmantots konkrētajam sūtījumam. Mēs apskatīsim šo iespēju nākamajā nodaļā. Apsveriet dažādās pieejamās iespējas un izlemiet, kas vislabāk darbojas jūsu uzņēmumam.
3. Izvēles: Izvēlieties vairāku pārvadātāju piegādes programmatūru.
Iestatot automatizētus piegādes paziņojumus, varētu būt noderīgi izvēlēties vairāku pārvadātāju piegādes programmatūru / transporta vadības programmatūru. Daudzas uzņēmumi, kas pārvalda savus piegādes un izpildes procesus un izmanto jebkādu kombināciju no vairākiem trešo pušu transporta pakalpojumu sniedzējiem, kā arī, iespējams, savu floti, sāk īstenot piegādes programmatūras rīkus, lai pārvaldītu šos procesus.
Transporta vadības programmatūra piegādēm ir līdzīga kā grāmatvedības programmatūra grāmatvedībai, ERP uzņēmējdarbības operācijām vai CRM pārdošanai un klientu attiecībām. Šī programmatūra ļauj šiem uzņēmumiem izveidot sūtījumus, aprēķināt piegādes cenas, pieprasīt kravas piedāvājumus, dalīties informāciju starp kolēģiem, izsekot pasūtījumiem un piešķirt izsekošanas numurus viegli, bez sarežģījumiem, izmantojot vairākas (vai pat desmitiem!) dažādas programmatūras rīkus no dažādiem pārvadātājiem vai izmantojot e-pastu šim nolūkam. Tā arī nodrošinās sūtījumu automatizācijas noteikumus un aktivizētājus, kurus viņi var definēt saskaņā ar savām vajadzībām.
Izpētiet dažādas iespējas un apsveriet, kā tās derētu jūsu uzņēmumam - noteikti izlasiet atsauksmes, pirms pieņemat lēmumu. Lejupielādējiet mūsu vairāku pārvadātāju piegādes programmatūras kontrolsarakstu, lai tas jums palīdzētu.
4. Iestatīt automatizācijas noteikumus.
Automatizācijas noteikumi ļauj jums iestatīt automatizētus sūtījumu paziņojumus, balstoties uz noteiktiem aktivizētājiem, kurus jūs varat definēt. Tas ietver e-pastu iestatīšanu, kas tiek nosūtīti, kad sūtījums ir rezervēts ar pārvadātāju, mainīts, nosūtīts, piegādāts vai nodots tranzītā, kā arī citus aktivizētājus, kurus jūs varat pielāgot. Jums arī būs jādefinē katra paziņojuma saņēmējs, vai tas ir jūs, klients, savākšanas vai piegādes kontaktpersona vai norīkots komandas dalībnieks, kas apstrādā piegādes atjauninājumus.
Iesim cauri procesam Cargoson.
Sadaļā Iestatījumi ir apakšizvēlne Paziņojumu iestatījumi. Atverot to, jūs redzēsiet vienkāršu formu ar četrām iespējām automatizētu sūtījumu paziņojumu iestatīšanai:
4.1 Saņēmējs
Vispirms izvēlieties personu, kurai būtu jāsaņem paziņojums, ko jūs gatavojaties iestatīt.
Apskatīsim, ko nozīmē dažādās iespējas.
- Autors: persona, kas izveidoja sūtījumu vai kurai ir uzticēta atbildība par sūtījumu. Ja jūs esat vienīgais, kas izmanto programmatūru, visticamāk, tas vienmēr būsiet jūs.
- Savākšanas kontaktpersona: persona, kas ir norādīta kā kontaktpersona attiecībā uz preču iekraušanu konkrētam sūtījumam. Piemēram, tā varētu būt noliktavas kontaktpersona iekraušanas vietā, jūsu piegādātājs, klients vai pat jūs pats.
- Piegādes kontaktpersona: persona, kas ir norādīta kā kontaktpersona attiecībā uz preču izkraušanu konkrētam sūtījumam. Piemēram, tā varētu būt noliktavas kontaktpersona izkraušanas vietā, jūsu piegādātājs, klients vai pat jūs pats.
- Ārējais e-pasts: konkrēts e-pasts, uz kuru vienmēr tiks nosūtīts paziņojums, ko jūs pašlaik iestatāt, neatkarīgi no sūtījuma.
Ja jūs vēlaties aktivizēt paziņojumu ārējam e-pastam, vienkārši izvēlieties Ārējais e-pasts un ierakstiet e-pastu laukā, kas parādījās.
4.2 Paziņojuma veids
Šeit jūs izvēlēsities paziņojuma aktivizētāju un saturu. Pašlaik ir pieejami 5 veidi:
| Tips | Aktivizēts | Paziņojuma saturs |
|---|---|---|
| Rezervācija | Uzreiz pēc sūtījuma rezervēšanas pie pārvadātāja |
|
| Piegādes etiķetes | Uzreiz pēc sūtījuma rezervēšanas pie pārvadātāja un piegādes etiķešu sagatavošanas |
|
| ETA atjauninājums |
Kad pārvadātājs vai kāds no jūsu uzņēmuma atjaunina kādu no šiem laukiem rezervētam sūtījumam:
|
|
| Kravas auto numurzīmes atjauninājums | Kad pārvadātājs vai kāds no jūsu uzņēmuma pievieno vai maina piegādes transportlīdzekļa numurzīmes lauku iepriekš rezervētam sūtījumam. |
|
| Izsekošanas statusa atjauninājums | Kad faktiskais savākšanas datums vai faktiskais piegādes datums tika pievienots rezervācijai, vai nu automātiski, izmantojot integrāciju ar pārvadātāju, vai manuāli, ko veica pārvadātājs vai jūs pats. |
|
| Dokumentu atjauninājums (nav uzskaitīts, automātiski aktīvs katram lietotājam) | Kad pārvadātājs pievienoja vai atjaunināja jebkādus dokumentus rezervētam sūtījumam |
|
4.3 Virziens
Šī iestatīšana sākumā var būt nedaudz sarežģīta. Patiesībā tā ir diezgan vienkārša:
Virziens — imports
Šis paziņojums tiks aktivizēts importa sūtījumiem, kur preces tiek nosūtītas no citas puses uz jūsu uzņēmumu (pat vietējā līmenī), un starpuzņēmumu sūtījumiem (kad jūsu uzņēmums nav ne preču sūtītājs, ne saņēmējs).
Piemēram, ja jūs vēlaties nosūtīt sūtījumu etiķetes katram sūtījumam savākšanas kontaktpersonai, varētu būt pamatoti aktivizēt šo paziņojumu tikai importa sūtījumiem. Ja jūs to aktivizēsiet arī eksporta sūtījumiem, bieži vien savākšanas kontaktpersona būs jūs pats vai kāds cits no jūsu uzņēmuma, kam, iespējams, nevajadzēs saņemt etiķetes ar paziņojuma e-pastu.
Virziens — eksports
Šis paziņojums tiks aktivizēts eksporta sūtījumiem, kur preces tiek nosūtītas no jūsu uzņēmuma uz jūsu partneri/klientu/utt.
Piemēram, varētu būt pamatoti aktivizēt ETA atjauninājumu paziņojumus piegādes kontaktpersonai tikai eksporta sūtījumiem. Ja jūs to aktivizēsiet arī importa sūtījumiem, bieži vien piegādes kontaktpersona būs jūs pats vai kāds cits no jūsu uzņēmuma, kam, iespējams, nevajadzēs saņemt atjaunināto ETA ar paziņojuma e-pastu.
5. Ieteicams: Savienojiet savu piegādes programmatūru ar savu ERP.
Ja esat nolēmis sākt izmantot piegādes/TMS programmatūru, mēs stingri iesakām to savienot ar jūsu Uzņēmumu resursu plānošanas (ERP) sistēmu. Tas ļaus jums automatizēt soli, kurā jūsu klienta, partnera un sūtījuma dati tiek pārsūtīti no jūsu ERP uz jūsu piegādes programmatūru. Tādā veidā nebūs jātērē laiks manuālai datu ievadei vai apmaiņai! Jūs varēsiet automātiski nosūtīt sūtījumu paziņojumus, kad pasūtījumi tiek izveidoti jūsu ERP, kā arī citu attiecīgu informāciju, piemēram, izsekošanas numurus un piegādes datumus. Pareizi veicot šo soli, jūs ietaupīsiet lielu manuālā darba apjomu!
Kad tas būs automatizēts, jūsu komandai vairs nebūs jāsūta e-pasti manuāli - automatizācijas noteikumi to darīs automātiski, balstoties uz jūsu iestatītajiem aktivizētājiem. Visu procesu no sākuma līdz beigām varēs pabeigt dažu minūšu laikā pēc tam, kad tas būs pareizi iestatīts un konfigurēts.
Vai vēlaties uzzināt vairāk par savu sūtījumu paziņojumu automatizāciju?
LinkedIn
Mājaslapa
