Logistika, posebno upravljanje prijevozom, jedno je od područja koje još nije u potpunosti iskoristilo prednosti tehnologije. Ako je organizacija prijevoza robe jedna od vaših svakodnevnih odgovornosti, postoji prilično puno aktivnosti koje možete automatizirati. To bi vam moglo uštedjeti sate na rutinskim zadacima svakodnevno, koje biste mogli iskoristiti za fokusiranje na zadatke koje tehnologija još uvijek ne može u potpunosti obaviti.

Sastavili smo popis logističkih zadataka koje se danas lako mogu delegirati tehnologiji.

1. Obavještavanje vaših kupaca, poslovnih partnera i kolega o informacijama vezanim uz prijevoz


Stari način:
  1. Prijavljujete se na web stranicu jednog od vaših logističkih pružatelja usluga i obavljate rezervaciju. Otvarate svoju uslugu e-pošte i šaljete e-poštu dobavljaču kako biste ga obavijestili o očekivanom datumu prikupljanja pošiljke.
  2. Oni vam šalju e-poštu s upitom za registracijsku oznaku kamiona.
  3. Šaljete e-poštu prijevozniku s upitom za registracijsku oznaku.
  4. Prijevoznik vam šalje registracijsku oznaku kamiona.
  5. Šaljete istu e-poštu natrag dobavljaču.
  6. Pošiljka se promijenila: postoji dodatna paleta za prikupiti, pa obavještavate prijevoznika putem e-pošte.
  7. Prijevoznik prima informaciju, ali mijenja datum prikupljanja i obavještava vas putem e-pošte.
  8. Prosljeđujete istu informaciju dobavljaču.
  9. Nekoliko dana nakon što je pošiljka završena, prijevoznik vam šalje potpisani CMR putem e-pošte.

Novi način:
  1. Prijavljujete se u svoj alat za upravljanje teretom i obavljate rezervaciju. Obavijest s očekivanim datumom prikupljanja automatski se šalje vašem dobavljaču.
  2. Prijevoznik ažurira registracijsku oznaku kamiona. I vi i vaš dobavljač automatski primate obavijesti.
  3. Ažurirate pošiljku da sadrži dodatnu paletu. Vaš prijevoznik i dobavljač automatski primaju informaciju.
  4. Prijevoznik ažurira datum prikupljanja i ažurirano očekivano vrijeme dolaska automatski se šalje vama i vašem dobavljaču.
  5. Nakon što je pošiljka završena, prijevoznik izravno učitava potpisani CMR u vaš softver za upravljanje teretom.



2. Komuniciranje potreba za prijevozom između vaših prodajnih predstavnika i logističkih menadžera


Imate jednog ili nekoliko logističkih menadžera i veću ekipu prodajnih predstavnika. Prodajni predstavnici moraju naručiti prijevoz robe. Zadatak logističkog menadžera je prikupiti sve potrebe za prijevozom i organizirati prijevoz.

Stari način:
  1. Prodajni predstavnici šalju e-poštu ili zovu logističkog menadžera i prenose svoje potrebe za prijevozom.
  2. Logistički menadžer priprema popis potreba za prijevozom, odlučuje kojeg će prijevoznika koristiti za svaku potrebu i organizira prijevoz koristeći različite portale prijevoznika i/ili šaljući e-poštu.
  3. Logistički menadžer bit će posrednik u komunikaciji informacija između prodajnih predstavnika i prijevoznika.

Novi način:
  1. Svi prodajni predstavnici unose svoje potrebe za prijevozom u jedan sustav.
  2. Logistički menadžeri vide nove potrebe za prijevozom na svojoj kontrolnoj ploči. Odmah imaju sve kriterije za odlučivanje (cijenu, očekivana vremena dolaska, emisije ugljika) i samo trebaju odlučiti o najboljoj opciji.
  3. Prodajni predstavnici mogu se prijaviti u sustav kad god trebaju informacije o pošiljkama.



3. Svakodnevno prijavljivanje na mnoge različite web stranice prijevoznika


Stari način:
  1. Imate 6 prijevoznika s kojima vaša tvrtka surađuje: Prijevoznik A, B, C, D, E i F.
  2. Za slanje domaćih pošiljaka, prijavljujete se u sustav Prijevoznika A.
  3. Za međunarodne pošiljke, prijavljujete se u sustav Prijevoznika B.
  4. Za domaći cestovni prijevoz, Prijevoznik C nema online samoposluživački portal, pa im šaljete e-poštu za naručivanje prijevoza. Ali prvo morate pronaći odgovarajuću osobu za kontakt, ovisno o ruti pošiljke.
  5. Za međunarodni cestovni prijevoz, prijavljujete se ili u sustav Prijevoznika D ili Prijevoznika E, ovisno o polazištu/odredištu.
  6. Za pomorski prijevoz, prijavljujete se u sustav Prijevoznika F.

Novi način:
Proces naručivanja prijevoza jednak je za sve prijevoznike s kojima surađujete. Prijevoznici primaju vaše pošiljke izravno u svoj softver ili putem e-pošte, ovisno o njihovim mogućnostima i preferencijama. Ne morate brinuti o tim detaljima.



4. Obučavanje zaposlenika za korištenje novog softvera prijevoznika


Stari način:
  1. Nova godina je stigla i promijenili ste neke od svojih pružatelja logističkih usluga. To znači da ćete se morati upoznati s novim softverom i obučiti svoj tim da učini isto.
  2. Novi član vašeg tima mora biti obučen za korištenje svih različitih softverskih sustava i web stranica prijevoznika. Ili ćete morati podijeliti svoje lozinke ili stvoriti nove račune za njih u svim sustavima. U nekim slučajevima to može potrajati nekoliko dana ili čak tjedana.
  3. Također će im trebati popis svih špeditera i/ili voditelja računa za sve vaše prijevoznike za kontaktiranje u vezi s narudžbama prijevoza, statusima i promjenama.

Novi način:
  1. Koristite softver za upravljanje prijevozom (TMS) s jednom pristupnom točkom. Stoga promjena pružatelja logističkih usluga neće donijeti nikakve promjene u vašem radnom procesu.
  2. Obučavate nove članove tima za korištenje jednog sustava umjesto deset.
  3. Svi vaši relevantni kontakti automatski se pronalaze za svaku pošiljku i prijevoznika.



5. Upoznavanje kolege s najnovijim prijevozima prije odlaska na odmor


Stari način:
Idete na odmor, ali prvo morate upoznati svog kolegu s najnovijim, tekućim i nadolazećim pošiljkama. S informacijama o pošiljkama raspršenim po različitim sustavima prijevoznika, razgovorima putem e-pošte i Excel tablicama, to može biti pravi izazov.

Novi način:
Vaš kolega ima račun u vašem softveru za upravljanje teretom. Nakon kratkog pregleda kontrolne ploče, već će biti u toku i spreman preuzeti vaše zadatke dok vas nema.



6. „Koliko bi ova pošiljka koštala?"

Surađujete s 5 prijevoznika i imate pošiljku za koju trebate pronaći cijene za svakog prijevoznika kako biste mogli odabrati najbolju ponudu.

Stari način:
  1. Imate unaprijed dogovorene cjenike sa svim svojim prijevoznicima. Ili ih imate ispisane ili u PDF/Excel formatu na svom računalu.
  2. Izračunavate obračunsku težinu pošiljke i prstom prolazite kroz sve cjenike kako biste pronašli primjenjivu cijenu.
  3. Ne zaboravite provjeriti web stranicu prijevoznika za njihove trenutne naknade (npr. BAF).
  4. Sastavljate rezultate izračuna u popis iz kojeg možete odabrati najbolju ponudu.

Novi način:
Koristite modul za upravljanje cijenama prijevoza, koji vam omogućuje učitavanje vaših cjenika u sustav koji ih može obraditi i izvršiti sve izračune za vas u trenutku.



7. Kopiranje i lijepljenje informacija o prijevozu iz jednog softvera u drugi


Stari način:
  1. Koristite ERP (softver za planiranje resursa poduzeća). Prilikom naručivanja prijevoza, kopirate informacije o pošiljci iz ERP-a u softver vašeg pružatelja logističkih usluga.
  2. Zatim kopirate neke podatke iz softvera prijevoznika natrag u svoj ERP.
  3. Imate online trgovinu s instaliranim nekim automatiziranim priključcima za otpremu, ali i dalje morate kopirati i lijepiti neke informacije natrag u svoj ERP. (Ako je online trgovina vaša jedina točka prodaje, to nije veliki problem.)

Novi način:
  1. Vaš ERP ili online trgovina integrirani su s vašim softverom za upravljanje teretom. Možete izravno slati narudžbe prijevoza iz svog ERP-a bilo kojem od svojih prijevoznika i automatski dobivati sve potrebne informacije (naljepnice, brojeve za praćenje itd.).
  2. Vaša online trgovina integrirana je s vašim ERP-om. Odande možete ili koristiti ERP kao jedinstveni izvor svih narudžbi prijevoza ili samo sinkronizirati informacije s online trgovinom.



8. Generiranje izvješća i statistika o otpremi na razini tvrtke, neovisno o prijevozniku


Stari način:
  1. Vaša povijest pošiljaka i statistike rasute su po sustavima različitih pružatelja logističkih usluga. Neki možda čak nemaju ni modul za statistiku.
  2. Za stvaranje izvješća, prvo morate izvesti ili kopirati i zalijepiti sirove podatke iz sustava svih prijevoznika. Zatim ih sve uvozite u Excel i standardizirate formate, nakon čega možete početi generirati uvide iz podataka.

Novi način:
Sva vaša povijest otpreme i statistike lako su dostupne iz središnjeg izvora u dosljednom formatu, bez obzira na prijevoznika. Odande možete ili koristiti unaprijed generirane uvide ili izvesti sirove podatke i stvoriti vlastite.

Eto, tu smo naveli 8 stvari koje bi vam mogle oduzimati previše vremena iz dana.
Najbolji dio? Cargoson može sve to i mnogo više učiniti za vas!

ili