Logiciel pour le Département Logistique

Les équipes logistiques gèrent quotidiennement une longue liste de tâches : réservation des transporteurs, suivi des expéditions, gestion des documents douaniers et réponse aux changements de dernière minute. Lorsque ces détails sont dispersés entre les e-mails, les feuilles de calcul et les portails des transporteurs, il est facile d'en perdre la trace. Le logiciel pour le département logistique (ou logiciel de gestion des transports) rassemble tout dans un seul système, simplifiant la vie de tous les membres de l'équipe.

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Défis quotidiens dans un département logistique occupé

Systèmes multiples et tâches qui se chevauchent

Les responsables logistiques passent fréquemment d'un portail de transporteur à l'autre, des e-mails aux feuilles de calcul. Chaque transporteur peut avoir son propre identifiant et processus, ce qui entraîne de la confusion et une perte de temps sur des tâches répétitives.

Confusion et mises à jour des tarifs

Les transporteurs utilisent souvent des prix basés sur des contrats ou des devis ponctuels, chacun avec son propre supplément carburant (parfois appelé BAF). Comme le mentionne Aivo Kurik dans "La liste de prix du transport routier européen est comme un menu de restaurant avec plus de 10 000 plats", suivre toutes ces variables peut être accablant. De nombreuses équipes s'appuient encore sur des feuilles de calcul ou accèdent à plusieurs systèmes de transporteurs pour calculer manuellement le coût de chaque expédition. Même une petite erreur, comme ne pas prendre en compte un supplément mis à jour, peut entraîner des dépenses excessives ou des problèmes de facturation.

Saisie manuelle des données et erreurs

Copier-coller des détails dans divers portails n'est pas seulement fastidieux, mais aussi sujet aux erreurs. Une seule faute de frappe dans une adresse ou un poids peut entraîner des litiges de facturation ou des retards d'expédition.

Visibilité limitée pour les autres départements

Le personnel d'entrepôt, les équipes financières et les services d'achat ont souvent besoin de mises à jour sur les expéditions. Lorsque les données sont dispersées, on finit par faire des appels téléphoniques répétés, envoyer des e-mails ou faire des suppositions.

Fonctionnalités clés du logiciel pour le département logistique qui résolvent les problèmes courants

Gestion centralisée des expéditions

Saisissez les détails de l'expédition une fois, choisissez parmi vos transporteurs préférés, puis réservez. Toute la documentation, les informations de suivi et les listes de prix se trouvent en un seul endroit, vous n'avez donc pas à vous souvenir de plusieurs mots de passe ou à jongler entre les onglets du navigateur.

Visibilité des coûts en temps réel

Un logiciel qui stocke vos prix contractuels et peut demander des devis en temps réel rend facile la comparaison des coûts des transporteurs. Voyez votre coût total d'expédition avant de réserver, protégeant le budget et éliminant les surprises.

Collaboration et transparence

Le logiciel pour le département logistique donne accès à tous ceux qui en ont besoin : achats, ventes, équipes d'entrepôt et managers. Les mises à jour en temps réel signifient moins d'allers-retours par e-mail, minimisant les retards.

Analyse et reporting

Des données précises vous aident à repérer les inefficacités, à mesurer les performances des transporteurs et à calculer le coût par expédition. Cela offre également des insights sur les émissions de CO2 ou d'autres paramètres importants pour les objectifs de votre entreprise.

Gains dans le monde réel : ce que disent les équipes

1. Communication plus rapide et plus facile

Viru Elektrikaubandus a découvert que l'échange d'e-mails avec différents transporteurs devenait ingérable. Après avoir utilisé Cargoson, l'équipe a déclaré :

"Nous n'avons plus besoin de demander à qui que ce soit où en est l'expédition, nous pouvons suivre les informations en temps réel, nous n'avons pas besoin de passer des appels ou de faire un travail manuel stupide. Tout ce que Cargoson nous avait initialement promis s'est réalisé."

2. Meilleure visibilité pour la direction

Data Print, un fabricant d'étiquettes, avait du mal à trouver le bon transporteur pour chacune de ses nombreuses destinations d'expédition. Selon leurs propres mots :

"Avec l'aide de Cargoson, il suffit de quelques clics et en quelques instants, on peut voir les offres dans lesquelles divers transporteurs ont promis de livrer nos marchandises. Cargoson rend le travail logistique beaucoup plus rapide et clair, mais aussi plus transparent pour la direction, le département des achats et des ventes."

3. Économies directes de coûts et de temps

Nefab a rapporté un impact mesurable sur les opérations quotidiennes :

"On estime que nous passons 20 à 30 % de temps en moins par jour à commander les transports, ce qui signifie également une économie directe sur les coûts. Les partenaires de transport ont également dit qu'ils ont moins de travail manuel et que la vie est devenue plus facile."

4. Coordination de plusieurs sites

Onninen avait besoin d'une solution pour une grande équipe avec de nombreux sites et des centaines de vendeurs qui devaient tous commander des transports. En utilisant le logiciel pour le département logistique de Cargoson, ils saisissent simplement leurs besoins d'expédition dans un seul système, et le responsable logistique examine et finalise périodiquement chaque demande. L'ensemble du processus est visible par chaque département : même la comptabilité peut confirmer les coûts sans e-mails ou appels supplémentaires. Selon Toomas Veskus, leur responsable logistique pour les pays baltes :

"Tout se passait par e-mail, mais c'est devenu compliqué car il y a beaucoup de parties et nous travaillons sur deux équipes [...] Dans le cas de Cargoson, les transporteurs saisissent les données eux-mêmes, et c'est un gain de temps important pour nous."

Onninen a également obtenu de meilleures informations sur les expéditions et les coûts globaux :

"Bien sûr, gagner du temps signifie aussi économiser de l'argent, et même si nous ne l'avons pas calculé avec précision, il est sûr de dire que sans Cargoson, il y aurait probablement plus de personnes au travail qui surveilleraient l'ensemble du processus et transféreraient le contenu des conversations dans des feuilles Excel communes. Cargoson fait ce travail automatiquement pour nous."

Ressources supplémentaires

Si vous êtes un fabricant à la recherche d'un guide plus spécialisé, jetez un œil à notre article sur le logiciel de gestion des transports pour les fabricants. Il couvre la gestion des charges lourdes sur palettes, la comparaison des transporteurs et l'amélioration des processus uniques à la production.

Prêt à mettre de l'ordre dans le travail de votre département logistique ?

Le logiciel pour le département logistique centralise la sélection des transporteurs, la comparaison des coûts et la communication entre collègues, clients et partenaires. Cela signifie moins d'erreurs, des réservations plus rapides et une meilleure transparence pour tous les impliqués.

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