Lähetystiedotteiden automatisointi - vaihe vaiheelta

Kammoksutko asiakkaidesi manuaalista päivittämistä lähetystensä tilasta?

Automaation avulla voit luoda järjestelmän, joka lähettää lähetystiedotteita automaattisesti! Tämä opas neuvoo sinua vaihe vaiheelta lähetystiedotteiden automatisoinnissa, jotta voit vapauttaa aikaa ja resursseja.

1. Päätä, millaisia ilmoituksia haluat lähettää.

Millaisia lähetysilmoituksia haluat lähettää? Saatat haluta sisällyttää seurantanumeron, toimituksen tilapäivitykset, arvioidun toimituspäivän tai jopa vain vahvistuksen tilauksen lähettämisestä sekä tiedot siitä, miten ja minne se lähetettiin, kuka sen lähetti ja milloin.
Tarpeistasi riippuen asiakkaasi tai kumppanisi saattavat myös vaatia tietoa nouto- tai toimitusauton rekisterinumerosta. Lisäksi he saattavat haluta päivityksiä aina, kun lähetystiedot muuttuvat (kuten tavaroiden määrä), asiakirjoja lisätään tai muutetaan, ETA tai ETD päivittyy ja kun lähetys viivästyy tai peruutetaan. Mieti tarkkaan, minkä tyyppisen tiedon asiakkaasi kokevat hyödyllisimmäksi tilausten seurantaan.

2. Määritä ilmoituslähteet.

Ennen kuin voit määrittää automaattiset lähetysilmoitukset, sinun on määritettävä ilmoitusten lähteet.

Jos käytät esimerkiksi kolmannen osapuolen toimitus- ja täyttöpalveluntarjoajaa, he saattavat tarjota automaattisia päivityksiä lähetysten tilasta.

Vaihtoehtoisesti, jos hallitset omia toimitus- ja täyttöprosessejasi, joihin liittyy useita kuljetusliikkeitä, saatat joutua luomaan oman ilmoitusjärjestelmäsi.

Toinen vaihtoehto on käyttää usean kuljetusliikkeen lähetysohjelmistoa, jossa on ilmoitusautomaatio-ominaisuuksia. Tämä mahdollistaa identtisten ilmoitusten määrittämisen riippumatta siitä, mitä kuljetusliikettä käytetään tiettyyn lähetykseen. Tarkastelemme tätä vaihtoehtoa seuraavassa luvussa. Harkitse eri vaihtoehtoja ja päätä, mikä toimii parhaiten yrityksellesi.

3. Valinnainen: Valitse usean kuljetusliikkeen lähetysohjelmisto.

Automaattisia lähetysilmoituksia määrittäessä voi olla hyödyllistä valita usean kuljetusliikkeen lähetysohjelmisto / kuljetuksenhallintaohjelmisto. Monet yritykset, jotka hallinnoivat omaa toimitus- ja täyttöprosessiaan ja käyttävät mitä tahansa yhdistelmää useista kolmannen osapuolen kuljetuspalveluntarjoajista sekä mahdollisesti omaa kalustoaan, ovat alkaneet ottaa käyttöön lähetysohjelmistotyökaluja näiden prosessien hallintaan.

Kuljetuksenhallintaohjelmisto on kuljetukselle sama kuin kirjanpito-ohjelmisto kirjanpidolle, ERP liiketoiminnan toiminnoille tai CRM myynnille ja asiakassuhteille. Tämä ohjelmisto mahdollistaa näille yrityksille lähetysten luomisen, kuljetushintojen laskemisen, rahtitarjousten pyytämisen, tietojen jakamisen kollegoiden kesken, tilausten seurannan ja seurantanumeroiden määrittämisen helposti ilman useiden (jopa kymmenien!) eri kuljetusliikkeiden ohjelmistotyökalujen tai sähköpostiohjelmiston käytön vaivaa. Se tarjoaa myös lähetysautomaatiosäännöt ja laukaisijat, jotka he voivat määrittää tarpeidensa mukaan.

Tutki eri vaihtoehtoja ja mieti, miten ne sopisivat yritykseesi - muista lukea arvosteluja ennen päätöksen tekemistä. Lataa usean kuljetusliikkeen lähetysohjelmiston tarkistuslista avuksesi.

4. Määritä automaatiosäännöt.

Automaatiosäännöt mahdollistavat automaattisten lähetysilmoitusten määrittämisen tiettyjen määritettävien laukaisimien perusteella. Tämä sisältää sähköpostien lähettämisen aina, kun lähetys on tilattu, muutettu, lähetetty, toimitettu tai siirretty kuljetukseen, muiden muokattavien laukaisimien ohella. Sinun on myös määritettävä kunkin ilmoituksen vastaanottaja, oli se sitten sinä itse, asiakas, nouto- tai toimitusyhteyshenkilö tai nimetty tiimin jäsen, joka käsittelee lähetyspäivityksiä.

Käydään prosessi läpi Cargosonissa.

Asetuksissa on alivalikko nimeltä Ilmoitusasetukset. Avaa se, niin näet yksinkertaisen lomakkeen, jossa on neljä vaihtoehtoa automaattisten lähetysilmoitusten määrittämiseen:

4.1 Vastaanottaja

Valitse ensin henkilö, jonka tulisi vastaanottaa määrittämäsi ilmoitus.

Vastaanottaja - henkilö, jonka tulisi vastaanottaa ilmoitus

Katsotaanpa, mitä eri vaihtoehdot tarkoittavat.

Tekijä: henkilö, joka loi lähetyksen tai jolle on annettu vastuu lähetyksestä. Jos olet ainoa ohjelmiston käyttäjä, se on todennäköisesti aina sinä itse.
Noutoyhdyshenkilö: henkilö, joka on nimetty yhdyshenkilöksi tietyn lähetyksen tavaroiden lastauksen osalta. Se voi olla esimerkiksi lastauspaikan varastoyhdyshenkilö, toimittajasi, asiakkaasi tai jopa sinä itse.
Toimitusyhdyshenkilö: henkilö, joka on nimetty yhdyshenkilöksi tietyn lähetyksen tavaroiden purkamisen osalta. Se voi olla esimerkiksi purkupaikan varastoyhdyshenkilö, toimittajasi, asiakkaasi tai jopa sinä itse.
Ulkoinen sähköposti: tietty sähköpostiosoite, johon parhaillaan määrittämäsi ilmoitus lähetetään aina lähetyksestä riippumatta.

Jos haluat aktivoida ilmoituksen ulkoiselle sähköpostille, valitse vain Ulkoinen sähköposti ja kirjoita sähköpostiosoite ilmestyneeseen kenttään.

Automaattisen ilmoituksen määrittäminen ulkoiselle sähköpostille

4.2 Ilmoitustyyppi

Täällä valitset ilmoituksen laukaisimen ja sisällön. Tällä hetkellä on 5 käytettävissä olevaa tyyppiä:

Tyyppi	Laukaistaan	Ilmoituksen sisältö
Varaus	Heti kun lähetys on varattu kuljetusliikkeeltä	Lähetyksen osoitteet ja yhteystiedot Viitteesi Seurantalinkki (kun saatavilla) Tavaratiedot Kuljetusliikkeen tiedot ja yhteystiedot Arvioidut nouto- ja toimituspäivämäärät/ajat Liitetyt asiakirjat Muut lähetykseen liittyvät tiedot
Lähetystarrat	Heti kun lähetys on varattu kuljetusliikkeeltä ja lähetystarrat ovat valmiit	Linkki pakettitarrojen tulostamiseen Lähetyksen osoitteet ja yhteystiedot Viitteesi Tavaratiedot Kuljetusliikkeen tiedot ja yhteystiedot Arvioidut nouto- ja toimituspäivämäärät/ajat Liitetyt asiakirjat Muut lähetykseen liittyvät tiedot
ETA-päivitys	Aina kun kuljetusliike tai joku yrityksestäsi päivittää jonkin seuraavista varatulle lähetykselle: Noutopäivä Noutoaikaikkuna Toimituspäivä Toimitusaikaikkuna	Päivitetyt nouto- ja toimituspäivämäärät/ajat Lähetyksen osoitteet ja yhteystiedot Viitteesi Seurantalinkki (kun saatavilla) Tavaratiedot Kuljetusliikkeen tiedot ja yhteystiedot Liitetyt asiakirjat Muut lähetykseen liittyvät tiedot
Kuorma-auton rekisterinumeron päivitys	Aina kun kuljetusliike tai joku yrityksestäsi lisää tai muuttaa toimitusajoneuvon rekisterinumerokentän aiemmin varatulle lähetykselle.	Päivitetty lastaus-/purkuajoneuvon rekisterinumero Lähetyksen osoitteet ja yhteystiedot Viitteesi Seurantalinkki (kun saatavilla) Tavaratiedot Kuljetusliikkeen tiedot ja yhteystiedot Arvioidut nouto- ja toimituspäivämäärät/ajat Liitetyt asiakirjat Muut lähetykseen liittyvät tiedot
Seurannan tilapäivitys	Aina kun todellinen noutopäivä tai todellinen toimituspäivä lisättiin varaukseen, joko automaattisesti kuljetusliikkeen integraation kautta tai manuaalisesti kuljetusliikkeen tai itsesi toimesta.	Linkki lähetyksen sähköiseen rahtikirjaan Lähetyksen osoitteet ja yhteystiedot Viitteesi Tavaratiedot Kuljetusliikkeen tiedot ja yhteystiedot Arvioidut nouto- ja toimituspäivämäärät/ajat Liitetyt asiakirjat Muut lähetykseen liittyvät tiedot
Asiakirjojen päivitys (ei luettelossa, automaattisesti aktiivinen jokaiselle käyttäjälle)	Aina kun kuljetusliike lisäsi tai päivitti asiakirjoja varatulle lähetykselle	Lisätyt tai muokatut asiakirjat Lähetyksen osoitteet ja yhteystiedot Viitteesi Tavaratiedot Kuljetusliikkeen tiedot ja yhteystiedot Arvioidut nouto- ja toimituspäivämäärät/ajat Liitetyt asiakirjat Muut lähetykseen liittyvät tiedot

4.3 Suunta

Lähetyksen suunnan valinta ilmoitusautomaatiota varten

Tämän asetuksen oikein määrittäminen voi olla aluksi hieman hankalaa. Todellisuudessa se on kuitenkin melko yksinkertaista:

Suunta — tuonti

Tämä ilmoitus laukaistaan tuontilähetyksille, joissa tavarat lähetetään toiselta osapuolelta yrityksellesi (myös kotimaan sisällä), ja ristikkäiskauppalähetyksille (kun yrityksesi ei ole tavaroiden lähettäjä eikä vastaanottaja).

Jos haluat esimerkiksi lähettää lähetystarrat kunkin lähetyksen noutoyhdyshenkilölle, voi olla järkevää aktivoida tämä ilmoitus vain tuontilähetyksille. Jos aktivoit sen myös vientilähetyksille, usein noutoyhdyshenkilö on sinä itse tai joku muu yrityksestäsi, joka ei välttämättä tarvitse tarroja ilmoituksen kautta.

Suunta — vienti

Tämä ilmoitus laukaistaan vientilähetyksille, joissa tavarat lähetetään yrityksestäsi kumppanillesi/asiakkaallesi/jne.

Esimerkiksi voi olla järkevää aktivoida ETA-päivitysilmoitukset toimitusyhdyshenkilölle vain vientilähetyksille. Jos aktivoit sen myös tuontilähetyksille, usein toimitusyhdyshenkilö on sinä itse tai joku muu yrityksestäsi, joka ei välttämättä tarvitse päivitettyä ETA:a ilmoitussähköpostin kautta.

Esimerkki uuden ETA-ilmoitusautomaation lisäämisestä

5. Suositus: Yhdistä lähetysohjelmistosi ERP-järjestelmääsi.

Jos olet päättänyt alkaa käyttää lähetys-/kuljetuksenhallintaohjelmistoa, suosittelemme vahvasti yhdistämään sen toiminnanohjausjärjestelmääsi (ERP). Tämä mahdollistaa myös asiakkaiden, kumppaneiden ja lähetystietojen automaattisen siirron ERP:stäsi lähetysohjelmistoosi. Näin manuaaliseen tietojen syöttöön tai vaihtoon ei kulu lainkaan aikaa! Voit lähettää automaattisesti lähetysilmoituksia, kun tilaukset luodaan ERP:ssäsi, sekä muita olennaisia tietoja, kuten seurantanumeroita ja toimituspäiviä. Tämän vaiheen oikein tekeminen säästää sinulta paljon manuaalista työtä!

Kun automaatio on käytössä, tiimisi ei tarvitse enää lähettää sähköposteja manuaalisesti - automaatiosäännöt hoitavat sen automaattisesti määrittämiesi laukaisimien perusteella. Koko prosessi alusta loppuun voidaan suorittaa minuuteissa, kun se on asianmukaisesti määritetty ja konfiguroitu.

Haluatko oppia lisää lähetysilmoitusten automatisoinnista?

Varaa maksuton videopuhelu