1. Asiakkaiden, liikekumppaneiden ja kollegoiden tiedottaminen kuljetuksiin liittyvistä asioista

1. Kirjaudut sisään yhden logistiikkapalveluntarjoajasi verkkosivustolle ja teet varauksen. Avaat sähköpostipalvelusi ja lähetät sähköpostia toimittajallesi ilmoittaaksesi lähetyksen odotetun noutopäivän.
2. He lähettävät sähköpostia pyytääkseen sinulta kuorma-auton rekisterinumeron.
3. Lähetät sähköpostia kuljetusliikkeelle pyytääksesi rekisterinumeron.
4. Kuljetusliike lähettää sinulle kuorma-auton rekisterinumeron.
5. Lähetät saman sähköpostin takaisin toimittajalle.
6. Lähetys muuttui: noudettavana on ylimääräinen lava, joten ilmoitat siitä kuljetusliikkeelle sähköpostitse.
7. Kuljetusliike vastaanottaa tiedon, mutta he muuttavat noutopäivää ja ilmoittavat sinulle sähköpostitse.
8. Välität saman tiedon toimittajallesi.
9. Muutama päivä kuljetuksen jälkeen kuljetusliike lähettää sinulle allekirjoitetun CMR:n sähköpostitse.

1. Kirjaudut sisään rahtihallintaohjelmistoosi ja teet varauksen. Ilmoitus odotetusta noutopäivästä lähetetään automaattisesti toimittajallesi.
2. Kuljetusliike päivittää kuorma-auton rekisterinumeron. Sekä sinä että toimittajasi saatte automaattiset ilmoitukset.
3. Päivität lähetykseen ylimääräisen lavan. Kuljetusliikkeesi ja toimittajasi saavat tiedon automaattisesti.
4. Kuljetusliike päivittää noutopäivän, ja päivitetty ETA lähetetään automaattisesti sinulle ja toimittajallesi.
5. Kuljetuksen päätyttyä kuljetusliike lataa allekirjoitetun CMR:n suoraan rahtihallintaohjelmistoosi.

2. Kuljetustarpeiden viestintä myyntihenkilöstön ja logistiikkapäällikön/-päälliköiden välillä

1. Myyntihenkilöstö lähettää sähköpostia tai soittaa logistiikkapäällikölle ja viestii kuljetustarpeistaan.
2. Logistiikkapäällikkö laatii listan kuljetustarpeista, päättää mitä kuljetusliikettä käytetään kuhunkin ja järjestää kuljetuksen eri kuljetusliikkeiden portaalien kautta ja/tai lähettämällä sähköposteja.
3. Logistiikkapäällikkö toimii välikätenä välittäen tietoa myyntihenkilöstön ja kuljetusliikkeiden välillä.

1. Kaikki myyntihenkilöt syöttävät kuljetustarpeensa yhteen järjestelmään.
2. Logistiikkapäälliköt näkevät uudet kuljetustarpeet kojelaudallaan. Heillä on välittömästi kaikki päätöksentekokriteerit (hinta, ETA:t, hiilidioksidipäästöt) ja heidän tarvitsee vain päättää paras vaihtoehto.
3. Myyntihenkilöstö voi kirjautua järjestelmään aina, kun he tarvitsevat tietoa lähetyksistä.

3. Kirjautuminen monille eri kuljetusliikkeiden verkkosivustoille päivittäin

1. Sinulla on 6 kuljetusliikettä, joiden kanssa yrityksesi työskentelee: Kuljetusliike A, B, C, D, E ja F.
2. Kotimaan pakettien lähettämiseen kirjaudut Kuljetusliike A:n järjestelmään.
3. Kansainvälisiin paketteihin kirjaudut Kuljetusliike B:n järjestelmään.
4. Kotimaan maantiekuljetuksiin Kuljetusliike C:llä ei ole verkossa itsepalveluportaalia, joten lähetät heille sähköpostia tilataksesi kuljetuksen. Mutta ensin sinun on löydettävä oikea henkilö, johon ottaa yhteyttä, riippuen lähetysreitistä.
5. Kansainvälisiin maantiekuljetuksiin kirjaudut joko Kuljetusliike D:n tai Kuljetusliike E:n järjestelmään, riippuen lähtö-/määräpaikasta.
6. Merirahtikuljetuksiin kirjaudut Kuljetusliike F:n järjestelmään.

4. Työntekijöiden kouluttaminen uuden kuljetusliikkeen ohjelmiston käyttöön

1. Uusi vuosi on alkanut ja olet vaihtanut joitakin logistiikkapalveluntarjoajiasi. Tämä tarkoittaa, että sinun on tutustuttava uuteen ohjelmistoon ja koulutettava tiimisi tekemään samoin.
2. Tiimissäsi on uusi jäsen, joka on koulutettava käyttämään kaikkia eri kuljetusliikkeiden ohjelmistoja ja verkkosivustoja. Sinun on joko jaettava salasanasi tai luotava heille uudet tilit kaikkiin järjestelmiin. Joissakin tapauksissa tämä voi kestää muutaman päivän tai jopa viikkoja.
3. He tarvitsevat myös listan kaikista huolitsijoista ja/tai asiakaspäälliköistä kaikille kuljetusliikkeillesi, joihin ottaa yhteyttä kuljetustilauksiin, tiloihin ja muutoksiin liittyen.

1. Käytät yhden pääsypisteen kuljetuksenhallintaohjelmistoa (TMS). Siksi logistiikkapalveluntarjoajien vaihtaminen ei tuo muutoksia työnkulkuusi.
2. Koulutat uudet tiimin jäsenet käyttämään yhtä järjestelmää kymmenen sijaan.
3. Kaikki olennaiset yhteystietosi löytyvät automaattisesti jokaiselle lähetykselle ja kuljetusliikkeelle.

5. Kollegasi saattaminen ajan tasalle viimeisimmistä kuljetuksista ennen lomalle lähtöä

6. "Paljonko tämä lähetys maksaisi?"

1. Sinulla on ennalta sovitut hinnastot kaikkien kuljetusliikkeidesi kanssa. Sinulla on ne joko tulostettuina tai PDF/Excel-muodossa tietokoneellasi.
2. Lasket lähetyksen maksupainon ja seuraat sormellasi kaikkia hinnastoja löytääksesi sovellettavan hinnan.
3. Älä unohda tarkistaa kuljetusliikkeen verkkosivuilta heidän nykyisiä lisämaksujaan (esim. BAF)
4. Kokoat laskentatulokset listaksi, josta voit valita parhaan tarjouksen.

7. Kuljetustietojen kopiointi ja liittäminen ohjelmistosta toiseen

1. Käytät ERP (toiminnanohjaus) -ohjelmistoa. Kun tilaat kuljetuksen, kopioit lähetystiedot ERP:stä logistiikkapalveluntarjoajasi ohjelmistoon.
2. Kopioit sitten joitakin tietoja kuljetusliikkeen ohjelmistosta takaisin ERP:ään.
3. Sinulla on verkkokauppa, johon on asennettu joitakin automaattisia toimitusliitännäisiä, mutta sinun on silti kopioitava ja liitettävä joitakin tietoja takaisin ERP:ään. (Jos verkkokauppa on ainoa myyntipisteesi, se ei tosin ole kovin suuri ongelma.)

1. ERP:si tai verkkokauppasi on integroitu rahtihallintaohjelmistoosi. Voit lähettää kuljetustilauksia suoraan ERP:stäsi mille tahansa kuljetusliikkeellesi ja saada automaattisesti takaisin kaikki tarvitsemasi tiedot (etiketit, seurantanumerot jne.).
2. Verkkokauppasi on integroitu ERP:ään. Sieltä voit joko käyttää ERP:tä kaikkien kuljetustilausten yhtenä lähteenä tai vain synkronoida tiedot verkkokaupan kanssa.

8. Koko yrityksen kattavien, kuljetusliikkeiden välisten lähetysraporttien ja tilastojen luominen

1. Lähetyshistoriasi ja tilastosi ovat hajallaan eri logistiikkapalveluntarjoajien järjestelmissä. Joillakin ei välttämättä ole edes tilastomoduulia.
2. Raportin luomiseksi viet ensin raakadatan tai kopioit ja liität sen kaikilta kuljetusliikkeiden järjestelmistä. Tuot ne sitten kaikki Exceliin ja standardoit muodot, minkä jälkeen voit alkaa tuottaa oivalluksia datasta.