Οι διαγωνισμοί μεταφοράς ή η προμήθεια φορτίου μπορεί να φαίνονται περίπλοκοι και τρομακτικοί για να αναληφθούν, αλλά η οργάνωσή τους μπορεί στην πραγματικότητα να είναι απλούστερη από ό,τι νομίζατε.


Σε ευρύτερη έννοια, τι εννοούμε με τον όρο "διαγωνισμός μεταφοράς"; Ορισμός: Ένας διαγωνισμός όπου μια εταιρεία αποφασίζει να χρησιμοποιήσει πολλαπλούς παρόχους υπηρεσιών μεταφοράς για τις ανάγκες φορτίου της. Για πολλές εταιρείες στην Ευρώπη, η συνήθης περίοδος διαγωνισμού είναι ένας χρόνος.

Ορισμοί


Πριν περάσουμε στον οδηγό για τη διεξαγωγή ενός διαγωνισμού μεταφοράς στο επόμενο κεφάλαιο, ας ορίσουμε μερικούς ακόμη βασικούς όρους που σχετίζονται με τη διαδικασία.

  1. Διαγωνισμός Μεταφοράς, γνωστός επίσης ως Προμήθεια Φορτίου: Αυτοί οι όροι αναφέρονται στη διαδικασία όπου μια εταιρεία καλεί πολλαπλούς παρόχους υπηρεσιών μεταφοράς να υποβάλουν προσφορές για την παροχή υπηρεσιών φορτίου. Είναι μια συστηματική και δίκαιη μέθοδος επιλογής παρόχου υπηρεσιών με βάση το κόστος, την εξυπηρέτηση, τους χρόνους παράδοσης, την αξιοπιστία, τη διαθεσιμότητα και άλλους παράγοντες που είναι σημαντικοί για την εταιρεία. Οι διαγωνισμοί συνήθως καλύπτουν μια συγκεκριμένη περίοδο, συχνά ένα έτος σε πολλές ευρωπαϊκές εταιρείες. Η προμήθεια φορτίου είναι μια τυπική διαδικασία στις επιχειρηματικές αποστολές, αλλά γίνεται επίσης όλο και πιο συνηθισμένη μεταξύ μικρών επιχειρήσεων που χρησιμοποιούν ένα TMS.

  2. Διαγωνισμός Αποστολής / Φορτίου: Αυτό είναι όπου ένας αποστολέας διεξάγει έναν διαγωνισμό για ένα μεμονωμένο φορτίο ή μια μεταφορική ανάγκη μίας φοράς. Για περαιτέρω ανάγνωση, ελέγξτε το προηγούμενο άρθρο μας "Τι είναι το Spot Freight;". Σε αυτή την ανάρτηση blog, θα μάθετε πώς το spot freight μπορεί να παρέχει λύσεις για απρόσμενες ανάγκες αποστολής, δυνατότητες εξοικονόμησης κόστους και τις αβεβαιότητες και τους κινδύνους που συνεπάγεται. Ωστόσο, η εστίαση του παρόντος άρθρου είναι η διαδικασία προμήθειας μακροπρόθεσμων συμβάσεων, η οποία είναι ο διαγωνισμός μεταφοράς ή η προμήθεια φορτίου.

  3. Λογισμικό Διαγωνισμού Φορτίου: Πρόκειται για ψηφιακά εργαλεία που έχουν σχεδιαστεί για να αυτοματοποιήσουν τη διαδικασία των διαγωνισμών φορτίου. Τα εργαλεία διαγωνισμού φορτίου βοηθούν στη δημιουργία εγγράφων διαγωνισμού, τη διαχείριση προσφορών από διάφορους μεταφορείς, τη σύγκρισή τους με βάση πολλαπλές παραμέτρους και τελικά την επιλογή του/των πιο κατάλληλου/ων. Το λογισμικό συνήθως περιλαμβάνει δυνατότητες για τη διαχείριση εγγράφων, την επικοινωνία με τους προσφέροντες, την ανάλυση προσφορών και την αναφορά.

Σε αυτήν την ανάρτηση blog, θα σας παρέχουμε πρακτικές συμβουλές, εργαλεία και πρότυπα για την οργάνωση ενός απλού διαγωνισμού μεταφοράς. Η κύρια εστίασή μας εδώ είναι στην προμήθεια φορτίου ή στον διαγωνισμό μεταφοράς ως διαδικασία μακροπρόθεσμης σύμβασης, και όχι στην αντιμετώπιση μεμονωμένων διαγωνισμών φορτίου ή αποστολής.


Οι βασικές αρχές που πρέπει να ακολουθήσετε κατά την οργάνωση ενός διαγωνισμού φορτίου είναι:

  • Να είστε ανοιχτοί·
  • Να προετοιμάσετε απλή και σαφή τεκμηρίωση·
  • Να τηρείτε τον λόγο σας και να λαμβάνετε σταθερές αποφάσεις.

5 Βήματα για τη Διεξαγωγή ενός Επιτυχημένου Διαγωνισμού Μεταφοράς


1. Κατανοήστε την επιχείρησή σας, τα εμπορεύματα που αποστέλλετε και τις λειτουργικές σας διαδρομές (στατιστικά στοιχεία φορτίου).


Απαντήστε στις ερωτήσεις που θα σας θέσουν οι εταιρείες μεταφορών. Αυτές είναι κρίσιμες καθώς θα επηρεάσουν τους όρους του φορτίου σας (χρόνος παράδοσης, τύπος υπηρεσίας, κόστος φορτίου, προθεσμία πληρωμής, πιστωτικό όριο κ.λπ.).

Επομένως, προβλέψτε αυτές τις ερωτήσεις και ετοιμαστείτε να απαντήσετε:

  • Ποιος είναι ο τομέας δραστηριότητας της εταιρείας σας; Πόσο σημαντική είναι η μεταφορά στην επιχείρησή σας; Ποιο είναι το ετήσιο κόστος μεταφοράς σας;

  • Ποια είναι τα εμπορεύματά σας; Είναι δέματα, LTL ή FTL εμπορεύματα; Τυπικά εμπορεύματα ή επικίνδυνα εμπορεύματα; Είναι ευαίσθητα στη θερμοκρασία;

  • Πώς είναι συσκευασμένα αυτά τα εμπορεύματα; Π.χ. χύμα, περιτυλιγμένα με πλαστική μεμβράνη σε παλέτες, ρολά, μεγάλες σακούλες, βυτιοφόρα, κ.λπ.

  • Πώς μπορούν να φορτωθούν αυτά τα εμπορεύματα; Π.χ. μπορούν να στοιβαχτούν ή όχι, φόρτωση/εκφόρτωση με ανυψωτική ουρά (χωρίς πρόσβαση με μεγάλο φορτηγό), εύθραυστα εμπορεύματα, απαιτείται δεσίματα, κ.λπ.


Οι μεταφορείς θα ενδιαφέρονται ιδιαίτερα για τα στατιστικά στοιχεία φορτίου της προηγούμενης περιόδου σας. Αυτό τους επιτρέπει να αξιολογήσουν και να εκτιμήσουν την καταλληλότητά τους στην αλυσίδα μεταφορών τους - εμπορεύματα, τοποθεσίες παράδοσης, ποσότητες, διαδρομές μεταφοράς κ.λπ.

Πού μετακινούνται τα εμπορεύματά σας; Ποιες είναι οι ποσότητες που εμπλέκονται; Ποια είναι η τακτικότητα των μεταφορών σας; Έχουν οι μεταφορές σας εποχικές διακυμάνσεις;

Η Cargoson μπορεί να βοηθήσει!


Με το λογισμικό διαχείρισης φορτίου της Cargoson, τα στατιστικά στοιχεία φορτίου της εταιρείας σας εμφανίζονται στον λογαριασμό σας σε διαδραστικά γραφήματα και πίνακες, καθώς και σε μορφή Excel για λήψη. Αυτό σας επιτρέπει να επεξεργαστείτε και να μοιραστείτε τα στατιστικά στοιχεία φορτίου σας με τους εταίρους φορτίου σας μαζί με άλλα έγγραφα διαγωνισμού.

Κατεβάστε τα δείγματα στατιστικών στοιχείων φορτίου


2. Επιλέξτε τους κατάλληλους μεταφορείς για να στείλετε τον διαγωνισμό.


Θα επιτύχετε τα καλύτερα αποτελέσματα μόνο εάν στείλετε τον διαγωνισμό σας στις κατάλληλες εταιρείες μεταφορών. Επομένως, είναι σημα...ντικό να αναλύσετε τον τρέχοντα κατάλογο μεταφορέων σας και να σκεφτείτε ποιοι άλλοι θα μπορούσαν να είναι κατάλληλοι για τον νέο διαγωνισμό.

Οι μεταφορείς, οι υπάλληλοί τους και τα δίκτυα παράδοσής τους αλλάζουν συνεχώς. Δεν είναι καθόλου ασυνήθιστο ένας μεταφορέας που δεν πρόσφερε τις καλύτερες συνθήκες στο παρελθόν να είναι ξεκάθαρα ο καλύτερος στον επόμενο διαγωνισμό και ο τρέχων εταίρος φορτίου σας να χρειάζεται ένα "ξύπνημα". Για να εξασφαλίσετε ενεργή συμμετοχή και ενδιαφέρον των παρόχων, είναι σημαντικό να γνωρίζετε την αγορά και να γνωρίζετε ποιον να καλέσετε στον διαγωνισμό.

Εάν χρειάζεστε ένα σενάριο επιλογής μεταφορέα για να ακολουθήσετε κατά τη συζήτηση με δυνητικούς μεταφορείς, αναλύουμε τις κύριες αρχές σε αυτό το άρθρο: Επιλογή Μεταφορέα Φορτίου: 10 Συμβουλές [+ δωρεάν φύλλο αξιολόγησης]. Υπάρχει επίσης ένα φύλλο αξιολόγησης που μπορείτε να εκτυπώσετε και να χρησιμοποιήσετε ως οδηγό σας.

Η Cargoson μπορεί να βοηθήσει!


Το λογισμικό μας διαθέτει περισσότερους από 1000 μεταφορείς και έχουμε την εμπειρία να γνωρίζουμε ποιοι δραστηριοποιούνται ενεργά σε διαφορετικούς τρόπους μεταφοράς, κατευθύνσεις και ομάδες εμπορευμάτων. Η Cargoson, ως πάροχος λογισμικού διαχείρισης φορτίου, στέκεται με την πλευρά του πελάτη σε ουδέτερο συμβουλευτικό ρόλο, παρέχοντας έτσι ανεξάρτητη εμπειρογνωμοσύνη και συστάσεις του κλάδου.


3. Καθορίστε τη στρατηγική κατανομής μεταφορέων πριν από τη διεξαγωγή του διαγωνισμού μεταφοράς.


Εδώ, θα πρέπει να σκεφτείτε και να καθορίσετε τη στρατηγική για την κατανομή των μεταφορέων και των γραμμών φορτίου.

Μια σημαντική πτυχή του σχεδιασμού μιας στρατηγικής κατανομής μεταφορέων είναι σίγουρα η δυνατότητα εξυπηρέτησης των κύριων διαδρομών μεταφοράς ή/και των πελατών με ειδικές απαιτήσεις.

Επίσης, μην ξεχάσετε να μιλήσετε με τους στρατηγικούς ή μεγάλους πελάτες της εταιρείας σας για να κατανοήσετε την ετοιμότητά τους για πιθανή αλλαγή εταίρου μεταφοράς.

Ωστόσο, οι περισσότερες φορές, η στρατηγική επιλογής μεταφορέα και κατανομής διαδρομών σας θα καθορίζεται από τον αριθμό των μεταφορέων που η εταιρεία σας μπορεί πραγματικά να διαχειριστεί καθημερινά. Ένα λογισμικό αποστολής πολλαπλών μεταφορέων μπορεί να σας βοηθήσει να διαχειριστείτε πολλούς περισσότερους μεταφορείς (ενισχύοντας παράλληλα τη διαφάνεια) χωρίς να αυξήσετε το προσωπικό, έχοντάς τους όλους σε μία ενιαία οθόνη και μια τυποποιημένη ροή εργασιών.

Πιθανές στρατηγικές κατανομής:
  • Ένας μεταφορέας ανά χώρα
  • Ένας μεταφορέας ανά περιοχή/ταχυδρομικό κώδικα
  • Ένας μεταφορέας ανά προέλευση ή προορισμό (προμηθευτή ή πελάτη)
  • Ένας μεταφορέας με βάση τον όγκο των εμπορευμάτων
  • Ένας μεταφορέας με βάση την ομάδα εμπορευμάτων
  • Συνδυασμοί

Η Cargoson μπορεί να βοηθήσει!


Το λογισμικό της Cargoson έχει σχεδιαστεί για να βοηθήσει τον αποστολέα να βρει τις καλύτερες συνθήκες μεταφοράς για αυτόν, ανεξάρτητα από το πόσοι εταίροι φορτίου απαιτούνται. Είτε η στρατηγική κατανομής μεταφορέων σας οδηγήσει σε 2 ή 12 εταίρους φορτίου, δεν έχει πλέον σημασία - η παραγγελία, η παρακολούθηση και η διαχείριση της μεταφοράς από το σύστημα διαχείρισης μεταφορών της Cargoson είναι εξίσου εύκολη!


4. Δημιουργήστε ένα απλό και εύληπτο έγγραφο διαγωνισμού (πρότυπο όρων αποστολής και τιμολογίου).


Ένα τυπικό έγγραφο διαγωνισμού (RFP - Αίτηση Υποβολής Προσφοράς) εξηγεί τι αναμένεται από τους μεταφορείς και περιγράφει τις ανάγκες μεταφοράς σας, όπως το προφίλ αποστολής, τη φύση των εμπορευμάτων, την τακτικότητα των αποστολών και λεπτομέρειες σχετικά με το τι πρέπει να περιλαμβάνεται στην τιμή (π.χ. επιβάρυνση καυσίμων, ασφάλιση, διόδια). Αν και το επίπεδο λεπτομέρειας εναπόκειται στη δική σας κρίση, σας συνιστούμε το έγγραφο διαγωνισμού σας να παρέχει αρκετές λεπτομέρειες ώστε οι μεταφορείς να γνωρίζουν τη βάση για τις προσφορές τιμών και χρόνων παράδοσής τους. Διαβάστε περισσότερα σχετικά με τον τρόπο καθορισμού των τιμών φορτίου από το blog μας: Εξήγηση της τιμής φορτίου.

Το έγγραφο διαγωνισμού θα πρέπει να είναι δομημένο, ξεκάθαρο, εύκολο στη συμπλήρωση και εύκολο στη σύγκριση. Το αποτέλεσμα θα είναι ακριβείς, επίκαιροι ναύλοι και χρόνοι παράδοσης, καθώς και μια ομαλή διαδικασία στη μελλοντική συνεργασία σας με τους μεταφορείς σας.

Η Cargoson μπορεί να βοηθήσει!

Δωρεάν, έγγραφο προτύπου διαγωνισμού φορτίου για λήψη


Παρακάτω από αυτό το άρθρο, μπορείτε να κατεβάσετε ένα παράδειγμα βέλτιστης πρακτικής ενός απλού και σαφούς εγγράφου διαγωνισμού, το οποίο αποτελείται από τυπικούς όρους φορτίου και ένα πρότυπο τιμολογίου.

Κατεβάστε τα έγγραφα διαγωνισμού της Cargoson, τροποποιήστε τους όρους φορτίου σας, προσθέστε τις τοποθεσίες προέλευσης και προορισμού στο πρότυπο τιμολογίου και στείλτε τον διαγωνισμό μεταφοράς στον εταίρο φορτίου σας. Εάν οι απλοί όροι φορτίου δεν επαρκούν, εκτός από το πρότυπο τιμολογίου, μπορείτε επίσης να λάβετε ένα πιο λεπτομερές προσχέδιο όρων φορτίου.

Εάν δεν γνωρίζετε σε ποιους μεταφορείς να στείλετε τον διαγωνισμό μεταφοράς, η Cargoson, ως ουδέτερος σύμβουλος, μπορεί να σας βοηθήσει. Ζητήστε δωρεάν συμβουλές


5. Καταγράψτε και υλοποιήστε τα αποτελέσματα του διαγωνισμού σας (Λογισμικό Διαχείρισης Φορτίου Cargoson).


Αφού έχει διεξαχθεί ο διαγωνισμός μεταφοράς, έχουν γίνει περαιτέρω διαπραγματεύσεις για τη σύμβαση φορτίου (εάν χρειάζεται) και έχουν διανεμηθεί οι ονομασίες στους μεταφορείς, είναι απαραίτητο να εφαρμόσετε τα αποτελέσματα του διαγωνισμού στη συνεχιζόμενη συνεργασία σας με τους επιλεγμένους μεταφορείς σας.

Μια απλή αλήθεια - να είστε ξεκάθαροι στις επιλογές σας και να τηρείτε τις υποσχεθείσες ονομασίες. Για να εφαρμόσετε με επιτυχία τα αποτελέσματα του διαγωνισμού με τους διάφορους επιλεγμένους εταίρους φορτίου σας, το λογισμικό διαχείρισης φορτίου της Cargoson μπορεί να σας βοηθήσει.

Η Cargoson μπορεί να βοηθήσει!


Το λογισμικό διαχείρισης ναύλων φορτίου της Cargoson σας επιτρέπει να ανεβάσετε όλους τους τιμοκαταλόγους που λάβατε από διαφορετικούς μεταφορείς στον λογαριασμό της εταιρείας σας. Η προηγμένη μηχανή υπολογισμού τιμών του λογισμικού δίνει σε εσάς και σε άλλα άτομα της εταιρείας σας που ασχολούνται με τις μεταφορές μια σαφή επισκόπηση των συνθηκών φορτίου που προσφέρονται από διαφορετικούς εταίρους φορτίου. Αυτό δημιουργεί έναν πρωτοφανώς απλό τρόπο σύγκρισης και λήψης ενημερωμένων αποφάσεων για την παραγγελία μεταφορών και τη λήψη αποφάσεων. Και, για επιστέγασμα, δεν χρειάζεται να αρχίσετε να χρησιμοποιείτε ένα νέο ιστότοπο μεταφορέα ή να δημιουργήσετε μόνοι σας μια ενσωμάτωση API μεταφορέα, καθώς αυτό διαχειρίζεται ήδη το ενσωματωμένο λογισμικό ενσωμάτωσης μεταφορέων της Cargoson.

Δοκιμάστε την Cargoson και δείτε μόνοι σας: Εγγραφή Λογαριασμού