Φοβάστε να ενημερώνετε χειροκίνητα τους πελάτες σας για την κατάσταση των αποστολών τους;
Με την αυτοματοποίηση, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα σύστημα που στέλνει αυτόματα ειδοποιήσεις αποστολών! Αυτός ο οδηγός θα σας καθοδηγήσει στη διαδικασία αυτοματοποίησης των ειδοποιήσεων αποστολών, ώστε να απελευθερώσετε χρόνο και πόρους.
1. Αποφασίστε ποιο είδος ειδοποιήσεων θέλετε να στείλετε.
Ποιο είδος ειδοποιήσεων αποστολών θέλετε να στείλετε; Μπορεί να θέλετε να συμπεριλάβετε τον αριθμό παρακολούθησης, ενημερώσεις κατάστασης παράδοσης, την εκτιμώμενη ημερομηνία παράδοσης, ή ακόμη και μια επιβεβαίωση της παραγγελίας που έχει αποσταλεί με λεπτομέρειες σχετικά με το πώς και πού στάλθηκε, ποιος την έστειλε και πότε.
Ανάλογα με τις ανάγκες σας, οι πελάτες ή οι συνεργάτες σας μπορεί επίσης να χρειάζεται να γνωρίζουν τον αριθμό πινακίδας κυκλοφορίας του οχήματος συλλογής ή παράδοσης. Επιπλέον, μπορεί να θέλουν να ενημερώνονται κάθε φορά που αλλάζουν τα δεδομένα της αποστολής (όπως η ποσότητα των εμπορευμάτων), προστίθενται ή αλλάζουν έγγραφα, υπάρχει ενημερωμένη ETA ή ETD, και όταν η αποστολή καθυστερεί ή ακυρώνεται. Σκεφτείτε προσεκτικά τους τύπους πληροφοριών που θα βρουν πιο χρήσιμους οι πελάτες σας, ώστε να μπορούν να παρακολουθούν τις παραγγελίες τους.
2. Καθορίστε τις πηγές ειδοποιήσεών σας.
Πριν μπορέσετε να ρυθμίσετε αυτοματοποιημένες ειδοποιήσεις αποστολών, θα πρέπει να καθορίσετε τις πηγές των ειδοποιήσεων.
Για παράδειγμα, εάν χρησιμοποιείτε έναν τρίτο πάροχο αποστολών και εκπλήρωσης, μπορεί να προσφέρει αυτόματες ενημερώσεις για την κατάσταση των αποστολών.
Εναλλακτικά, εάν διαχειρίζεστε τις δικές σας διαδικασίες αποστολών και εκπλήρωσης που περιλαμβάνουν πολλαπλούς μεταφορείς, μπορεί να χρειαστεί να δημιουργήσετε το δικό σας σύστημα ειδοποιήσεων.
Μια άλλη επιλογή είναι να χρησιμοποιήσετε ένα λογισμικό αποστολής πολλαπλών μεταφορέων με δυνατότητες αυτοματοποίησης ειδοποιήσεων, το οποίο θα σας επιτρέψει να ρυθμίσετε ίδιες ειδοποιήσεις ανεξάρτητα από τον μεταφορέα που χρησιμοποιείται για μια συγκεκριμένη αποστολή. Θα εξετάσουμε αυτήν την επιλογή στο επόμενο κεφάλαιο. Εξετάστε τις διαφορετικές επιλογές που έχετε και αποφασίστε ποια θα λειτουργήσει καλύτερα για την επιχείρησή σας.
3. Προαιρετικά: Επιλέξτε ένα λογισμικό αποστολής πολλαπλών μεταφορέων.
Κατά τη ρύθμιση αυτοματοποιημένων ειδοποιήσεων αποστολών, μπορεί να είναι χρήσιμο να επιλέξετε ένα λογισμικό αποστολής πολλαπλών μεταφορέων / λογισμικό διαχείρισης μεταφορών. Πολλές επιχειρήσεις που διαχειρίζονται τις δικές τους διαδικασίες αποστολών και εκπλήρωσης και χρησιμοποιούν οποιονδήποτε συνδυασμό πολλαπλών τρίτων παρόχων υπηρεσιών μεταφοράς, μαζί με ενδεχομένως το δικό τους στόλο, αρχίζουν να εφαρμόζουν εργαλεία λογισμικού αποστολών για τη διαχείριση αυτών των διαδικασιών.
Ένα λογισμικό διαχείρισης μεταφορών είναι για τις αποστολές όπως ένα λογισμικό λογιστικής είναι για τη λογιστική, ένα ERP είναι για τις επιχειρηματικές λειτουργίες ή ένα CRM είναι για τις πωλήσεις και τις σχέσεις με τους πελάτες. Αυτό το λογισμικό επιτρέπει σε αυτές τις εταιρείες να δημιουργούν αποστολές, να υπολογίζουν τιμές αποστολών, να ζητούν προσφορές μεταφορικών, να μοιράζονται πληροφορίες μεταξύ συναδέλφων, να παρακολουθούν παραγγελίες και να αντιστοιχίζουν αριθμούς παρακολούθησης εύκολα, χωρίς την ταλαιπωρία της χρήσης πολλαπλών (ή ακόμη και δεκάδων!) διαφορετικών εργαλείων λογισμικού από διαφορετικούς μεταφορείς ή της χρήσης του λογισμικού ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τους για αυτόν τον σκοπό. Θα παρέχει επίσης τους κανόνες και τις εκκινήσεις αυτοματοποίησης αποστολών που μπορούν να ορίσουν σύμφωνα με τις ανάγκες τους.
Ερευνήστε διαφορετικές επιλογές και εξετάστε πώς θα ταιριάζουν με την επιχείρησή σας - φροντίστε να διαβάσετε κριτικές πριν λάβετε απόφαση. Κατεβάστε τον οδηγό επιλογής λογισμικού αποστολής πολλαπλών μεταφορέων για να σας βοηθήσει σε αυτό.
4. Ρυθμίστε κανόνες αυτοματοποίησης.
Οι κανόνες αυτοματοποίησης σας επιτρέπουν να ρυθμίσετε αυτοματοποιημένες ειδοποιήσεις αποστολών με βάση ορισμένες εκκινήσεις που μπορείτε να ορίσετε. Αυτό περιλαμβάνει τη ρύθμιση αποστολής email κάθε φορά που μια αποστολή έχει παραγγελθεί, αλλάξει, αποσταλεί, παραδοθεί ή τεθεί σε διαμετακόμιση, μεταξύ άλλων εκκινήσεων που μπορείτε να προσαρμόσετε. Θα πρέπει επίσης να ορίσετε τον παραλήπτη κάθε ειδοποίησης, είτε είστε εσείς, ο πελάτης, το άτομο επαφής για τη συλλογή ή την παράδοση, ή ένα καθορισμένο μέλος της ομάδας που χειρίζεται τις ενημερώσεις αποστολών.
Ας περιηγηθούμε στη διαδικασία στο Cargoson.
Στις Ρυθμίσεις, υπάρχει ένα υπομενού που ονομάζεται Ρυθμίσεις ειδοποιήσεων. Ανοίξτε το και θα δείτε μια απλή φόρμα με τέσσερις επιλογές για τη ρύθμιση αυτοματοποιημένων ειδοποιήσεων αποστολών:
4.1 Παραλήπτης
Πρώτα, επιλέξτε το άτομο που θα πρέπει να λάβει την ειδοποίηση που πρόκειται να ρυθμίσετε.
Ας δούμε τι σημαίνουν οι διαφορετικές επιλογές.
- Συντάκτης: το άτομο που δημιούργησε την αποστολή ή του έχει ανατεθεί η ευθύνη για μια αποστολή. Εάν είστε ο μοναδικός που χρησιμοποιεί το λογισμικό, πιθανότατα θα είστε πάντα εσείς.
- Άτομο επαφής συλλογής: το άτομο που έχει οριστεί ως επαφή σχετικά με τη φόρτωση των εμπορευμάτων για μια συγκεκριμένη αποστολή. Για παράδειγμα, μπορεί να είναι η επαφή της αποθήκης στον τόπο φόρτωσης, ο προμηθευτής σας, ο πελάτης σας ή ακόμη και εσείς.
- Άτομο επαφής παράδοσης: το άτομο που έχει οριστεί ως επαφή σχετικά με την εκφόρτωση των εμπορευμάτων για μια συγκεκριμένη αποστολή. Για παράδειγμα, μπορεί να είναι η επαφή της αποθήκης στον τόπο εκφόρτωσης, ο προμηθευτής σας, ο πελάτης σας ή ακόμη και εσείς.
- Εξωτερικό email: μια συγκεκριμένη διεύθυνση email όπου θα αποστέλλεται πάντα η ειδοποίηση που ρυθμίζετε αυτή τη στιγμή, ανεξάρτητα από την αποστολή.
Εάν θέλετε να ενεργοποιήσετε την ειδοποίηση για ένα εξωτερικό email, απλά επιλέξτε Εξωτερικό email και πληκτρολογήστε το email στο πεδίο που εμφανίστηκε.
4.2 Τύπος ειδοποίησης
Εδώ θα επιλέξετε την εκκίνηση και το περιεχόμενο της ειδοποίησης. Αυτή τη στιγμή, υπάρχουν 5 διαθέσιμοι τύποι:
| Τύπος | Ενεργοποιήθηκε στις | Περιεχόμενο ειδοποίησης |
|---|---|---|
| Κράτηση | Αμέσως μετά την κράτηση μιας αποστολής με έναν μεταφορέα |
|
| Ετικέτες αποστολής | Αμέσως μετά την κράτηση μιας αποστολής με έναν μεταφορέα και όταν οι ετικέτες αποστολής είναι έτοιμες |
|
| Ενημέρωση ETA |
Όποτε ο μεταφορέας ή κάποιος από την εταιρεία σας ενημερώνει οποιοδήποτε από τα ακόλουθα για μια κρατημένη αποστολή:
|
|
| Ενημέρωση πινακίδας κυκλοφορίας φορτηγού | Όποτε ο μεταφορέας ή κάποιος από την εταιρεία σας προσθέτει ή αλλάζει το πεδίο πινακίδας κυκλοφορίας του οχήματος παράδοσης για μια προηγουμένως κρατημένη αποστολή. |
|
| Ενημέρωση κατάστασης παρακολούθησης | Όποτε η πραγματική ημερομηνία παραλαβής ή η πραγματική ημερομηνία παράδοσης προστέθηκε σε μια κράτηση, είτε αυτόματα μέσω της ενσωμάτωσης με τον μεταφορέα, είτε χειροκίνητα από τον μεταφορέα ή εσάς. |
|
| Ενημέρωση εγγράφων (μη καταχωρημένη, αυτόματα ενεργή για κάθε χρήστη) | Όποτε ο μεταφορέας πρόσθεσε ή ενημέρωσε οποιαδήποτε έγγραφα για μια κρατημένη αποστολή |
|
4.3 Κατεύθυνση
Αυτή η ρύθμιση μπορεί να είναι λίγο δύσκολη να γίνει σωστά από την αρχή. Στην πραγματικότητα, είναι πραγματικά αρκετά απλή:
Κατεύθυνση - εισαγωγή
Αυτή η ειδοποίηση θα ενεργοποιηθεί σε εισαγωγικές αποστολές όπου τα εμπορεύματα αποστέλλονται από άλλο μέρος στην εταιρεία σας (ακόμη και εγχώρια), και διασυνοριακές αποστολές (όταν η εταιρεία σας δεν είναι ούτε ο αποστολέας ούτε ο παραλήπτης των εμπορευμάτων).
Για παράδειγμα, εάν θέλετε να στείλετε ετικέτες αποστολής στο άτομο επαφής συλλογής κάθε αποστολής, μπορεί να έχει νόημα να ενεργοποιήσετε αυτήν την ειδοποίηση μόνο για εισαγωγικές αποστολές. Εάν την ενεργοποιήσετε και για εξαγωγικές αποστολές, πολλές φορές το άτομο επαφής συλλογής θα είστε εσείς ή κάποιος άλλος από την εταιρεία σας, που μπορεί να μην χρειάζεται να λάβει τις ετικέτες μέσω ειδοποίησης email.
Κατεύθυνση - εξαγωγή
Αυτή η ειδοποίηση θα ενεργοποιηθεί σε εξαγωγικές αποστολές όπου τα εμπορεύματα αποστέλλονται από την εταιρεία σας στον συνεργάτη/πελάτη σας/κλπ.
Για παράδειγμα, μπορεί να έχει νόημα να ενεργοποιήσετε τις ειδοποιήσεις ενημέρωσης ETA για το άτομο επαφής παράδοσης μόνο σε εξαγωγικές αποστολές. Εάν την ενεργοποιήσετε και για εισαγωγικές αποστολές, πολλές φορές το άτομο επαφής παράδοσης θα είστε εσείς ή κάποιος άλλος από την εταιρεία σας, που μπορεί να μην χρειάζεται να λάβει την ενημερωμένη ETA μέσω ειδοποίησης email.
5. Συνιστάται: Συνδέστε το λογισμικό αποστολών σας με το ERP σας.
Εάν έχετε αποφασίσει να αρχίσετε να χρησιμοποιείτε ένα λογισμικό αποστολών/TMS, σας συνιστούμε ανεπιφύλακτα να το συνδέσετε με το Σύστημα Διαχείρισης Επιχειρησιακών Πόρων (ERP) σας. Αυτό θα σας επιτρέψει να αυτοματοποιήσετε επίσης το βήμα της λήψης των δεδομένων πελατών, συνεργατών και αποστολών σας από το ERP στο λογισμικό αποστολών σας. Με αυτόν τον τρόπο, δεν θα χαθεί καθόλου χρόνος σε χειροκίνητη καταχώριση ή ανταλλαγή δεδομένων! Θα μπορείτε να στέλνετε αυτόματα ειδοποιήσεις αποστολών όταν δημιουργούνται παραγγελίες στο ERP σας, καθώς και άλλες σχετικές πληροφορίες όπως αριθμούς παρακολούθησης και ημερομηνίες παράδοσης. Η σωστή εκτέλεση αυτού του βήματος θα σας εξοικονομήσει πολλή χειροκίνητη εργασία!
Μόλις αυτοματοποιηθεί, η ομάδα σας δεν θα χρειάζεται πλέον να στέλνει χειροκίνητα emails - οι κανόνες αυτοματοποίησης θα τα στέλνουν αυτόματα με βάση τις εκκινήσεις που έχετε ορίσει. Ολόκληρη η διαδικασία από την αρχή μέχρι το τέλος μπορεί να ολοκληρωθεί εντός λεπτών αφού έχει ρυθμιστεί και διαμορφωθεί σωστά.
Θέλετε να μάθετε περισσότερα για την αυτοματοποίηση των ειδοποιήσεων αποστολών σας;
LinkedIn
Ιστοσελίδα
