Die Logistik, insbesondere das Transportmanagement, gehört zu den Bereichen, die technologisch noch nicht ganz auf dem neuesten Stand sind. Wenn die Organisation des Warentransports zu Ihren täglichen Aufgaben gehört, gibt es möglicherweise einige Aktivitäten, die Sie automatisieren können. Dadurch könnten Sie täglich Stunden bei Routineaufgaben einsparen, die Sie dann für Aufgaben nutzen können, die die Technologie noch nicht ganz bewältigen kann.

Wir haben eine Liste von Logistikaufgaben zusammengestellt, die heutzutage problemlos an die Technologie delegiert werden können.

1. Benachrichtigung Ihrer Kunden, Geschäftspartner und Kollegen über transportbezogene Informationen


Alte Vorgehensweise:
  1. Sie melden sich auf der Website eines Ihrer Logistikdienstleister an und tätigen eine Buchung. Sie öffnen Ihren E-Mail-Dienst und senden eine E-Mail an Ihren Lieferanten, um ihn über das voraussichtliche Abholungsdatum der Sendung zu informieren.
  2. Sie senden eine E-Mail, um die LKW-Registrierungsnummer von Ihnen anzufordern.
  3. Sie senden eine E-Mail an den Spediteur und fragen nach der Registrierungsnummer.
  4. Der Spediteur sendet Ihnen die LKW-Registrierungsnummer.
  5. Sie senden die gleiche E-Mail zurück an den Lieferanten.
  6. Die Sendung hat sich geändert: Es muss eine zusätzliche Palette abgeholt werden, also informieren Sie den Spediteur per E-Mail.
  7. Der Spediteur erhält die Information, ändert aber das Abholungsdatum und informiert Sie per E-Mail.
  8. Sie leiten die gleichen Informationen an Ihren Lieferanten weiter.
  9. Einige Tage nach Abschluss der Sendung sendet Ihnen der Spediteur den unterschriebenen CMR per E-Mail zu.

Neue Vorgehensweise:
  1. Sie melden sich bei Ihrem Frachtverwaltungstool an und tätigen eine Buchung. Eine Benachrichtigung mit dem voraussichtlichen Abholungsdatum wird automatisch an Ihren Lieferanten gesendet.
  2. Der Spediteur aktualisiert die LKW-Registrierungsnummer. Sowohl Sie als auch Ihr Lieferant erhalten automatische Benachrichtigungen.
  3. Sie aktualisieren die Sendung, sodass sie eine zusätzliche Palette enthält. Ihr Spediteur und Lieferant erhalten die Informationen automatisch.
  4. Der Spediteur aktualisiert das Abholungsdatum und die aktualisierte ETA wird automatisch an Sie und Ihren Lieferanten gesendet.
  5. Nach Abschluss der Sendung lädt der Spediteur den unterschriebenen CMR direkt in Ihre Frachtverwaltungssoftware hoch.



2. Kommunikation von Transportanforderungen zwischen Ihren Vertriebsmitarbeitern und Logistikmanager(n)


Sie haben einen oder mehrere Logistikmanager und ein größeres Team von Vertriebsmitarbeitern. Die Vertriebsmitarbeiter müssen den Transport von Waren bestellen. Die Aufgabe des Logistikmanagers besteht darin, alle Transportanforderungen zu sammeln und den Transport zu organisieren.

Alte Vorgehensweise:
  1. Vertriebsmitarbeiter senden E-Mails oder rufen den/die Logistikmanager an und teilen ihre Transportanforderungen mit.
  2. Der Logistikmanager erstellt eine Liste der Transportanforderungen, entscheidet, welcher Spediteur für welche Anforderung verwendet werden soll, und organisiert den Transport über verschiedene Spediteurportale und/oder durch Versenden von E-Mails.
  3. Der Logistikmanager ist der Vermittler, der Informationen zwischen Vertriebsmitarbeitern und Spediteuren kommuniziert.

Neue Vorgehensweise:
  1. Alle Vertriebsmitarbeiter geben ihre Transportanforderungen in ein einziges System ein.
  2. Logistikmanager sehen die neuen Transportanforderungen auf ihrem Dashboard. Sie haben sofort alle Entscheidungskriterien (Preis, ETAs, CO2-Emissionen) und müssen nur noch die beste Option auswählen.
  3. Vertriebsmitarbeiter können sich jederzeit in das System einloggen, wenn sie Informationen über Sendungen benötigen.



3. Tägliches Einloggen auf vielen verschiedenen Spediteur-Websites


Alte Vorgehensweise:
  1. Sie haben 6 Spediteure, mit denen Ihr Unternehmen zusammenarbeitet: Spediteur A, B, C, D, E und F.
  2. Um Inlandspakete zu versenden, melden Sie sich im System von Spediteur A an.
  3. Für internationale Pakete melden Sie sich im System von Spediteur B an.
  4. Für den nationalen Straßengüterverkehr verfügt Spediteur C nicht über ein Online-Selbstbedienungsportal, sodass Sie den Transport per E-Mail bestellen. Aber zuerst müssen Sie die richtige Kontaktperson finden, je nach Versandroute.
  5. Für den internationalen Straßengüterverkehr melden Sie sich entweder im System von Spediteur D oder Spediteur E an, je nach Herkunfts-/Zielort.
  6. Für Seefracht melden Sie sich im System von Spediteur F an.

Neue Vorgehensweise:
Der Prozess der Transportbestellung ist für jeden Spediteur, mit dem Sie zusammenarbeiten, genau gleich. Die Spediteure erhalten Ihre Sendungen entweder direkt in ihre Software oder per E-Mail, je nach ihren Fähigkeiten und Präferenzen. Sie müssen sich nicht um diese Details kümmern.



4. Schulung von Mitarbeitern zur Verwendung einer neuen Speditionssoftware


Alte Vorgehensweise:
  1. Ein neues Jahr ist angebrochen und Sie haben einige Ihrer Logistikdienstleister gewechselt. Das bedeutet, dass Sie sich mit der neuen Software vertraut machen und Ihr Team darin schulen müssen.
  2. Es gibt ein neues Mitglied in Ihrem Team, das in der Verwendung aller verschiedenen Speditionssoftwaresysteme und Websites geschult werden muss. Sie müssen entweder Ihre Passwörter weitergeben oder neue Konten für sie in allen Systemen erstellen. In einigen Fällen kann dies einige Tage oder sogar Wochen dauern.
  3. Sie benötigen auch eine Liste aller Spediteure und/oder Kundenbetreuer für alle Ihre Spediteure, die Sie bezüglich Transportaufträgen, Status und Änderungen kontaktieren können.

Neue Vorgehensweise:
  1. Sie verwenden eine Transportmanagement-Software (TMS) mit einem zentralen Zugangspunkt. Daher bringt der Wechsel von Logistikdienstleistern keine Änderungen in Ihrem Arbeitsablauf mit sich.
  2. Sie schulen neue Teammitglieder in der Verwendung eines Systems anstelle von zehn.
  3. Alle Ihre relevanten Kontakte werden für jede Sendung und jeden Spediteur automatisch gefunden.



5. Ihren Kollegen vor dem Urlaub über die neuesten Transporte auf den aktuellen Stand bringen


Alte Vorgehensweise:
Sie gehen in den Urlaub, müssen aber zuerst Ihren Kollegen über die neuesten, laufenden und bevorstehenden Sendungen auf den aktuellen Stand bringen. Da die Sendungsinformationen auf verschiedene Speditionssysteme, E-Mail-Konversationen und Excel-Tabellen verteilt sind, kann dies eine ziemliche Herausforderung sein.

Neue Vorgehensweise:
Ihr Kollege hat ein Konto in Ihrer Frachtverwaltungssoftware. Nach einem kurzen Durchscrollen des Dashboards ist er bereits auf dem neuesten Stand und bereit, die Vertretung zu übernehmen, während Sie nicht da sind.



6. „Wie viel würde diese Sendung kosten?"

Sie arbeiten mit 5 Spediteuren zusammen und haben eine Sendung, für die Sie die Preise für jeden Spediteur finden müssen, damit Sie das beste Angebot auswählen können.

Alte Vorgehensweise:
  1. Sie haben mit allen Ihren Spediteuren vorab vereinbarte Preislisten. Sie haben sie entweder ausgedruckt oder im PDF-/Excel-Format auf Ihrem Computer.
  2. Sie berechnen das zu zahlende Gewicht der Sendung und verfolgen mit dem Finger alle Preislisten, um den gültigen Preis zu finden.
  3. Vergessen Sie nicht, auf der Website des Spediteurs nach den aktuellen Zuschlägen (z. B. BAF) zu suchen.
  4. Sie stellen die Berechnungsergebnisse in einer Liste zusammen, aus der Sie das beste Angebot auswählen können.

Neue Vorgehensweise:
Sie verwenden ein Frachtratenmanagement-Modul, mit dem Sie Ihre Preislisten in ein System hochladen können, das sie verarbeiten und alle Berechnungen in Sekundenschnelle für Sie durchführen kann.



7. Kopieren und Einfügen von Transportinformationen von einer Software in eine andere


Alte Vorgehensweise:
  1. Sie verwenden eine ERP-Software (Enterprise Resource Planning). Bei der Bestellung von Transporten kopieren Sie die Sendungsinformationen aus dem ERP in die Software Ihres Logistikdienstleisters.
  2. Anschließend kopieren Sie einige Daten aus der Software des Spediteurs zurück in Ihr ERP.
  3. Sie haben einen Online-Shop mit einigen automatisierten Versand-Plugins, müssen aber trotzdem einige Informationen zurück in Ihr ERP kopieren. (Wenn der Online-Shop Ihr einziger Verkaufspunkt ist, ist das jedoch kein großes Problem.)

Neue Vorgehensweise:
  1. Ihr ERP oder Online-Shop ist mit Ihrer Frachtverwaltungssoftware integriert. Sie können Transportaufträge direkt aus Ihrem ERP an jeden Ihrer Spediteure senden und automatisch alle benötigten Informationen (Etiketten, Tracking-Nummern usw.) zurückerhalten.
  2. Ihr Online-Shop ist in Ihr ERP integriert. Von dort aus können Sie entweder das ERP als einzige Quelle für alle Transportaufträge verwenden oder Informationen mit dem Online-Shop synchronisieren.



8. Erstellung unternehmensweiter, spediteurübergreifender Versandberichte und Statistiken


Alte Vorgehensweise:
  1. Ihre Versandhistorie und Statistiken sind über die Systeme verschiedener Logistikdienstleister verstreut. Einige haben möglicherweise nicht einmal ein Statistikmodul.
  2. Um einen Bericht zu erstellen, exportieren oder kopieren Sie zunächst die Rohdaten aus den Systemen aller Spediteure. Anschließend importieren Sie sie alle in Excel und standardisieren die Formate, bevor Sie aus den Daten Erkenntnisse gewinnen können.

Neue Vorgehensweise:
Ihre gesamte Versandhistorie und Statistiken sind unabhängig vom Spediteur in einem einheitlichen Format von einer zentralen Quelle aus leicht zugänglich. Von dort aus können Sie entweder die vorgenerierten Erkenntnisse verwenden oder Rohdaten exportieren und Ihre eigenen erstellen.

Das wären also 8 Dinge, die Ihnen möglicherweise viel zu viel Zeit rauben.
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