Software per il Dipartimento Logistico

I team logistici gestiscono quotidianamente una lunga lista di compiti: prenotazione dei vettori, tracciamento delle spedizioni, gestione della documentazione doganale e risposta ai cambiamenti dell'ultimo minuto. Quando questi dettagli sono sparsi tra e-mail, fogli di calcolo e portali dei vettori, è facile perderne traccia. Il software per il dipartimento logistico (o software di gestione dei trasporti) riunisce tutto in un unico sistema, semplificando la vita a tutti i membri del team.

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Sfide quotidiane in un dipartimento logistico impegnato

Sistemi multipli e compiti sovrapposti

I responsabili della logistica passano frequentemente da un portale all'altro dei vettori, dalle e-mail ai fogli di calcolo. Ogni vettore potrebbe avere il proprio login e processo, portando a confusione e perdita di tempo su compiti ripetitivi.

Confusione e aggiornamenti delle tariffe

I vettori spesso utilizzano prezzi basati su contratto o preventivi ad hoc, ciascuno con il proprio supplemento carburante (a volte chiamato BAF). Come menziona Aivo Kurik in "Il listino prezzi del trasporto su strada europeo è come un menu di ristorante con più di 10.000 piatti", tenere traccia di tutte queste variabili può essere travolgente. Molti team si affidano ancora a fogli di calcolo o accedono a sistemi di vettori multipli per calcolare manualmente il costo di ogni spedizione. Anche una piccola svista, come la mancata considerazione di un supplemento aggiornato, può portare a spese eccessive o problemi di fatturazione.

Inserimento manuale dei dati ed errori

Copiare e incollare dettagli in vari portali non è solo tedioso, ma anche soggetto a errori. Un singolo errore di battitura in un indirizzo o nel peso può portare a controversie di fatturazione o ritardi nella spedizione.

Visibilità limitata per altri dipartimenti

Il personale del magazzino, i team finanziari e i dipartimenti acquisti spesso necessitano anche di aggiornamenti sulle spedizioni. Quando i dati sono sparsi, si finisce con ripetute telefonate, e-mail o congetture.

Funzionalità principali del software per il dipartimento logistico che risolvono i problemi comuni

Gestione centralizzata delle spedizioni

Inserisci i dettagli della spedizione una volta, scegli tra i tuoi vettori preferiti, poi prenota. Tutta la documentazione, le informazioni di tracciamento e i listini prezzi si trovano in un unico posto, così non devi ricordare più password o jonglare tra schede del browser.

Visibilità dei costi in tempo reale

Un software che memorizza i tuoi prezzi contrattuali e può richiedere preventivi in tempo reale rende semplice confrontare i costi dei vettori. Vedi il tuo costo totale di spedizione prima di prenotare, proteggendo il budget ed eliminando le sorprese.

Collaborazione e trasparenza

Il software per il dipartimento logistico dà accesso a tutti coloro che ne hanno bisogno: acquisti, vendite, team di magazzino e manager. Gli aggiornamenti in tempo reale significano meno e-mail avanti e indietro, minimizzando i ritardi.

Analisi e reportistica

Dati accurati ti aiutano a individuare inefficienze, misurare le prestazioni dei vettori e calcolare il costo per spedizione. Offre anche approfondimenti sulle emissioni di CO2 o altri parametri importanti per gli obiettivi della tua azienda.

Guadagni nel mondo reale: cosa dicono i team

1. Comunicazione più rapida e facile

Viru Elektrikaubandus ha scoperto che lo scambio di e-mail avanti e indietro con diversi vettori stava diventando ingestibile. Dopo aver utilizzato Cargoson, il team ha dichiarato:

"Non dobbiamo più chiedere a nessuno a che punto sia la spedizione, possiamo monitorare le informazioni in tempo reale, non dobbiamo fare telefonate o svolgere sciocchi lavori manuali. Tutto ciò che Cargoson ci aveva inizialmente promesso si è avverato."

2. Migliore visibilità per la direzione

Data Print, un produttore di etichette, faticava a trovare il vettore giusto per ciascuna delle sue numerose destinazioni di spedizione. Con le loro parole:

"Con l'aiuto di Cargoson, bastano pochi clic e in pochi istanti si possono vedere le offerte in cui vari vettori hanno promesso di consegnare le nostre merci. Cargoson rende il lavoro logistico molto più veloce e chiaro, ma anche più trasparente per la direzione, il dipartimento acquisti e vendite."

3. Risparmi diretti di costi e tempo

Nefab ha riportato un impatto misurabile sulle operazioni quotidiane:

"Si stima che spendiamo il 20-30% di tempo in meno al giorno per ordinare i trasporti, il che significa anche un risparmio diretto sui costi. Anche i partner di trasporto hanno detto che hanno meno lavoro manuale e la vita è diventata più facile."

4. Coordinamento di più sedi

Onninen aveva bisogno di una soluzione per un grande team con molte sedi e centinaia di venditori che dovevano tutti ordinare trasporti. Utilizzando il software per il dipartimento logistico di Cargoson, inseriscono semplicemente le loro esigenze di spedizione in un unico sistema, e il responsabile della logistica rivede e finalizza periodicamente ogni richiesta. L'intero processo è visibile a ogni dipartimento: anche la contabilità può confermare i costi senza e-mail o chiamate extra. Secondo Toomas Veskus, il loro responsabile logistico per il Baltico:

"Tutto avveniva via e-mail, ma è diventato complicato perché ci sono molte parti e lavoriamo su due turni [...] Nel caso di Cargoson, i vettori inseriscono i dati da soli, e questo è un importante risparmio di tempo per noi."

Onninen ha anche ottenuto migliori informazioni sulle spedizioni e i costi complessivi:

"Naturalmente, risparmiare tempo significa anche risparmiare denaro, e anche se non l'abbiamo calcolato con precisione, è sicuro dire che senza Cargoson, ci sarebbero probabilmente più persone al lavoro che terrebbero d'occhio l'intero processo e porterebbero il contenuto delle conversazioni in fogli Excel comuni. Cargoson sta facendo questo lavoro automaticamente per noi."

Risorse aggiuntive

Se sei un produttore alla ricerca di una guida più specializzata, dai un'occhiata al nostro articolo sul software di gestione dei trasporti per produttori. Copre come gestire carichi pesanti su pallet, confrontare vettori e migliorare processi unici per la produzione.

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Il software per il dipartimento logistico centralizza la selezione dei vettori, il confronto dei costi e la comunicazione tra colleghi, clienti e partner. Significa meno errori, prenotazioni più veloci e una migliore trasparenza per tutti i coinvolti.

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